Haz que la próxima junta directiva sea un éxito

La clave es conseguir que la reunión sea fluida, eficaz y productiva.

Empieza por una buena planificación
Como en cualquier ocasión en la que se reúne a un grupo de personas con un mismo fin, asegúrate que la planificación sea la correcta desde el principio. Organízate bien. Recaba la mayor información posible:
– Quiénes son y cuántas personas asistirán; asegúrate de tener todos sus datos de contacto
– Cual es el objetivo/s de la reunión
– Cuándo tendrá lugar
– Dónde se celebrará
– Cuál es la logística requerida: un proyector, papelería, sistema de sonido… No olvides ningún detalle
– Qué se servirá: coffee break, comida

Planifica el máximo posible de antemano. Recuerda que el tiempo es oro en cualquier planificación de reunión y asegúrate de aprovecharlo bien.

Actualiza tu agenda con regularidad
Ninguna agenda queda cerrada hasta poco antes del día de la reunión. Debes estar preparado para hacer cambios en la agenda inicial que has preparado dado que los miembros de la junta darán sus inputs sobre puntos clave y temas para la discusión. Cada vez que realices un cambio, asegúrate de informar a todos los asistentes a la reunión.

Concede el mayor tiempo posible para responder
Concede el tiempo suficiente para que los asistentes puedan planificar su agenda y prepararse la reunión con tiempo; de lo contrario la reunión pierde su propósito. Envía el anuncio de la reunión con el suficiente tiempo así como recordatorios de su celebración y cualquier información actualizada al respecto., para que los asistentes puedan hacer sus preparativos con el tiempo necesario.

Facilita la información requerida
Dado que los miembros de la junta son generalmente ejecutivos atareados, pregúntales qué tipo de información deseen recibir antes de la reunión y en qué formato. Una semana antes, haz llegar a los asistentes un set completo con toda la información con la agenda y lecturas recomendadas antes de asistir a la junta. Toma nota del envío de posibles mails internacionales
ya que pueden llevar más tiempo.

Concede el suficiente tiempo para la discusión
Una información completa y una agenda clara son un buen comienzo de toda reunión, aunque lo más importante es que los asistentes cuenten con el tiempo suficiente para discutir los temas detallados en la agenda. El control del tiempo durante la reunión es clave ya que es necesario asegurar que se toquen todos los temas a discutir. Por ello, pregunta a aquellos miembros que van a exponer los temas clave cuánto tiempo necesitarán para su exposición. Esto es importante no sólo para asegurar que la reunión finalice a la hora establecida sino para que los asistentes puedan planificar sus horarios de viaje. Algunas empresas celebran una cena la noche antes de la junta cuando muchos de sus asistentes vienen de otras ciudades, y para asegurar que todos ellos estarán presentes en la junta del día siguiente.

Planifica bien los intervalos de tiempo para los coffee breaks, descansos para ir al baño o para hacer llamadas.

Crea un entorno apropiado
Crear un entorno propicio para la reunión es muy importante para que transcurra con la fluidez necesaria. Ello incluye los asientos adecuados, papelería para tomar notas, sistema de sonido para que los speakers puedan oírse con claridad, una iluminación ni muy potente ni muy suave. Las interrupciones deben ser las mínimas: coloca agua y caramelos para cada asistente, aconseja mantener los móviles apagados o en silencio durante la reunión y facilita soportes visuales y diapositivas. En caso de usar un proyector, asegúrate que funciona correctamente antes de empezar la reunión y que las presentaciones relevantes están correctamente alineadas en el laptop al que está conectado. Cita a los asistentes encargados de las exposiciones con anterioridad al resto, para que se familiaricen con la sala y realicen las pruebas necesarias. Si usan sus propios laptops, comprueba que sea compatible con el proyector.

Ten a mano un técnico por si falla el proyector, así como un plan alternativo.

Crea un entorno lo más agradable posible en la sala de reunión para que la experiencia sea la mejor posible para todos.