Haz de tu rueda de prensa toda una experiencia

No olvides lo obvio
Primero, obviamente, el producto o mensaje tiene que ser noticioso. Tiene que resultar interesante para que el periodista tenga algo de qué hablar. Otros factores más logísticos a tener en cuenta son la duración (que no sea demasiado largo), el hecho de dejar espacio suficiente a la ronda de preguntas, y el momento del día en el cual se celebra (el final de la mañana suele ser el momento más adecuado para los periodistas).

La invitación: el primer contacto
¿Cómo hacer que los medios se decidan por tu evento? La invitación, primera toma de contacto, puede ser decisiva. Debes crear atracción, curiosidad y motivación en el periodista, como si fuera cualquier otro invitado. Para esto los mensajes teaser son ideal, envía mensajes “misteriosos” durante varios días, aunque sin excederte.

Ten presente que la creatividad de la invitación no garantiza, sin embargo, la asistencia de los medios. Así, que realiza un seguimiento para confirmar su presencia en el acto. Muchas veces, una explicación verbal por teléfono puede ayudar a “vender” el evento y a convencer a los periodistas. Piensa además, que suelen recibir muchas invitaciones, con lo que una llamada ayuda a “destacar” entre los demás.

Crea un concepto
A los periodistas les encantan las historias, y aplicar un concepto creativo permite comunicar de manera más impactante. Complemento útil de la creatividad, el efecto sorpresa permite impactar, maximizar la expectativa y mantener la atención del periodista, curioso de por si. Eso sí, debe estar relacionado con el mensaje a transmitir.

Fomenta la interacción
Utiliza formatos más informales, para que el periodista se sienta más predispuesto a la interacción, pasando de ser un mero oyente (con el turno de preguntas correspondiente) a participar activamente del evento.

Permitirles experimentar con el producto es una buena opción, otra es que los periodistas puedan hacer entrevistas a los personajes más destacados en las ruedas de prensa, previa cita. Y si cambias la típica disposición de asientos (suelen estar en forma de teatro) por un círculo, o como si escenificando un bar, no sólo los sorprenderás sino que harás que el acto sea más distendido y efectivo.

Añade un toque personal al evento, con suficientes representantes de la empresa para que den la bienvenida a los periodistas.

Reclamos
Otra manera de captar el interés de la prensa es buscar un complemento a la noticia. Por ejemplo, presentar un contenido complementario, como un estudio de mercado relacionado con el target, la marca o el producto es un atractivo importante para los periodistas siempre hambrientos de cifras y tendencias. Otra solución: tener una personalidad famosa en el evento tiene un gran poder de atracción. Se utiliza especialmente para productos de gran consumo y para medios de comunicación generalistas.

El medio comunica
Los componentes del evento son un importante potenciador de la experiencia que se quiere ofrecer, ayudan a reforzar el concepto y a que el mensaje cale con más fuerza. Si te posicionas como una marca no convencional no organices la típica rueda de prensa. Busca escenarios diferentes y organiza actividades inusuales para los periodistas como concursos y juegos, o intercambia los papeles y que sean ellos los preguntados.

La tecnología nos hará verdes
Y no te olvides de la tecnología: videoconferencias, presentaciones online, CD, etc. Cuanto más facilites la labor al periodista más posibilidades tienes de aparecer en los medios. Además, evitas cantidades innecesarias de papel. Siguiendo con la línea sostenible puedes ofrecer un catering orgánico.

Mantén el contacto
Como en todo acto, el seguimiento post evento es igual de importante que el primer contacto. Llámalos, ofréceles más información y busca su feedback. No te olvides de hacer lo mismo con aquellos que no hayan asistido a la rueda de prensa.

Ver la sección Apuntes de eventos Magazine nº 10: Nuevos formatos de rueda de prensa: de la conferencia a la experiencia