Guia rápida de ambientación de venues: transformando espacios en historias de marca

Pocas veces la agencia tiene a su disposición el venue ideal para echar volar su imaginación y ambientarlo según el concepto. La falta de capacidad, disponibilidad o ubicación delimitan la búsqueda del espacio, haciendo al organizador olvidarse de ese precioso espacio industrial que iría como anillo al dedo para la presentación de una marca de moda. Hoteles con más columnas de la cuenta, espacios con poca luz natural, desperfectos en las paredes, una decoración aparentemente imposible de salvar, hacen muy complicado eso de encontrar el lienzo en blanco sobre el cual decorar a gusto el evento. Otras veces, cuando se da con el espacio neutro para ‘pintar’ la ambientación que necesitamos, el presupuesto no da para el despliegue decorativo. 

Como organizador de eventos eres capaz de dar la vuelta a estos inconvenientes. Así que empieza a prestar atención a algunos detalles cuando vayas de prospección a un espacio: 

Si quieres saber si podrás montar todo lo que tienes en mente, Àlex Blanco, jefe de diseño de Dicom Events, aconseja considerar si el espacio tiene valores y elementos propios que pueden convivir con los que aportes, o si al contrario hay algo que tiene que desaparecer del venue para crear un nuevo ambiente desde cero. A veces el defecto es una oportunidad: Albert Sáez, CEO de Saez DeCom, nos comenta que puede ser interesante valorar cuán estropeado está el espacio, el estado de paredes y suelo, si hay que tirar moqueta… para aprovechar y crear un ambiente industrial o trash. 

Unos de los elementos a considerar es la altura de los techos, algo que nos podrá dar mucho juego si se les sabe sacar partido, para decorar el espacio o dar volumen a la ambientación. Obviamente sin dejar de fijarse en elementos más funcionales como las tomas eléctricas, la potencia, los puntos de rigging y las salidas, accesos, que determinarán el tiempo de montaje/desmontaje y el personal necesario. 

Y si toca decorar con poco presupuesto… 

Juego de luces. Para Àlex Blanco (Dicom Events), la clave está en sacarle partido al espacio. “Jugar con juegos lumínicos que creen una ambientación determinada, jugar con las diferencia de escalas, y sacarles partido a los colores”. El equipo de beon. Worldwide está de acuerdo que la iluminación es el mejor recurso a la hora de vestir un espacio cuando no se puede contar con mucha inversión: “viste espacios y crea zonas diferenciadas, sin necesidad de añadir otros elementos de decoración”. 

El truco de usar alfombras y tejidos de diferentes texturas ayuda también a crear y separar espacios. Con el uso de mobiliario de diferentes colores y modelos de líneas, también se consigue esta doble función de ambientación y dar funcionalidad a las distintas áreas del evento. 

Creatividad al poder. Sol Goñi de De Fábula apuesta por dar un giro a materiales y mobiliario corriente. Por ejemplo, se puede recrear un ambiente de jardín con recortes de césped, tumbonas y palets, sin necesidad de invertir en gran cantidad de plantas o de cubrir completamente de césped el espacio. Como dicen en Joan Estrada Special Events, “más vale poco y bien, que mucho y mal, al final las pequeñas cosas son las que marcan la diferencia y pueden modificar completamente un espacio”. 

Unos básicos que nunca fallan:

Albert (Saez DeCom) también tiene algunos consejos a modo de ‘as en la manga’ cuando el presupuesto no da para grandes intervenciones: 4to8 (corpóreos en forma de biombos que se despliegan creando fondos o separaciones); columnas de luz, framewalls o cajones de luz con caras blancas para iluminar con focos rgs, sirven como photocall o señalética y decoran.

Jugar con gasas, un material barato que puede servir para vestir columnas, por ejemplo, es otra idea. Pero sobre todo resalta el uso de la luz y recomienda ir de la mano de un buen iluminador, “con una buena luz una decoración simple se puede potenciar y, al revés, una mala iluminación puede echar a perder una escenografía”. Como último recurso, tirar de blancos y colores claros, que permiten iluminar y jugar con la luz, al contrario que el negro; y si es necesario disimular paredes, papeles pintados o tapices de la decoración de las paredes, siempre es socorrido recubrir el espacio de bastidores con tela tensada y jugar con luces sobre ellas. 

Ambientación de espacios: cuando la decoración transporta a conceptos de marca

Como dice Àlex de Dicom, hasta el olor es vital para conectar al asistente con el espacio. Aconseja “que haya conexión entre la ambientación y el resto del evento, que se perciba que la decoración no está al azar, sino que se ha creado con un concepto y un sentido que acompaña a los invitados”. La decoración en un evento no es solo una escenografía concreta o un mobiliario cuidado; es un todo formado por muchos elementos, desde el propio venue hasta flores, centros de mesa, animación, camareros, etc.

Para Dicom Events, la decoración sobre todo es luz, y el mundo de los eventos en ese aspecto juega con la teatralidad: se trata de jugar con los ojos entre luces tenues, claroscuros y focalizar a los puntos que interese destacar. En Saez DeCom, nos apuntan que la tecnología también decora: desde pantallas hasta mapping sobre corpóreos. Este último, el mapping, pese a la limitación que suele traer el presupuesto y el número de proyectores, llena mucho, tanto a nivel de contenido como de decoración creando volúmenes.