Francis Hayes nos abre los ojos sobre las reuniones gubernamentales

Te presentamos aquí los aprendizajes esenciales de esta presentación interesante, viva y extremadamente útil.

¿De qué hablamos?
Las reuniones gubernamentales pueden estar en varios niveles: locales, regionales, nacionales, europeos, intergubernamentales y ONGs. Es importante definir claramente a qué mercado te quieres dirigir.

¿Quién decide?
No los políticos: los decisores son los altos funcionarios en general los que gestionan  las actividades de conferencias de estas entidades. Es por tanto esencial entender bien estos profesionales. ¿Quiénes son?
– Tienen puestos de trabajo bastante seguros.
– Suelen ser reacios a tomar riesgos (utilizan dinero público, que no se puede malgastar).
– Son muy comprometidos con los procedimientos oficiales, y si quieres trabajar con ellos, ¡mejor seguir las reglas!
– Tienen sentimientos ambiguos hacia la externalización: necesitan ayuda externa para grandes eventos, pero tienden a verse como más profesionales que el sector privado. Es importante valorarlos.
– Finalmente, en su deseo de trabajar bien, están muy dispuestos a hablar con sus proveedores para asegurar una buena calidad de trabajo.

¿Cómo funciona su actividad de eventos y conferencias?
Depende… Los grandes ministerios tienen su departamento de conferencias, que pueden comprender 50 o 100 personas. Algunos incluso tienen su centro de conferencias. Por otro lado, pequeñas organizaciones tienen pocos recursos para conferencias -el departamento de conferencias de la WMO sólo tiene cinco personas- lo cual hace que sea necesario externalizar una parte de la actividad en muchos casos. Las preguntas específicas son:
– ¿Las conferencias se organizan de forma centralizada o no? Para las asociaciones internacionales, un estado miembro de la asociación puede decidir recibir el evento, y entonces buscará el espacio y organizará el evento en sí.
– Departamentos de compras: no son tu cliente directo y no sueles hablar con ellos pero son los que deciden o validan la decisión, y son por tanto esenciales. Es importante tener en cuenta que no les impresiona el glamour: su trabajo es asegurar «value for money» (valor por el dinero invertido). Y también es importante que resistas a la seducción de la alta tecnología: aunque algo sea muy impresionante, puede no ser lo adecuado para el cliente.
– Los funcionarios trabajan con presupuestos, no con cuenta de resultados. La contabilidad por presupuestos no suele aceptar un gasto o inversión cuyo retorno vendrá en un futuro. Esto se hace en el sector privado pero no tanto en el sector público.

¿Qué les puedes aportar?
– Puedes aportarles flexibilidad y simplificación de la parte financiera del evento (por ejemplo gestionando por ellos el hecho de que tendrán que gastar hoy pero que los ingresos de la conferencia vendrá más tarde).
– Puedes ayudarles a gestionar la compra de servicios externos.
– Les gustará un one-stop shop: el tener una única validación por su departamento de compras será positivo.
– Puedes aportarles conocimiento sobre los aspectos específicos de cada país: idiomas, costumbres, etc., para reuniones internacionales.
– Puedes ser una extensión de su equipo de eventos durante la preparación de la conferencia: su equipo suele reducirse y necesitan ayuda externa.

¿Hay un mercado?
Sí, pero… es una yuxtaposición de nichos de mercado, cada uno con sus requerimientos específicos.
Francis aconseja a los profesionales empezar con el mercado nacional antes de atacar el mercado internacional. De todas formas, es importante entender los requisitos específicos de cada cliente, su proceso de toma de decisiones, sus reglas de compras. Por tanto, la primera regla es ir a hablar con ellos primero. Y apuntar a sus requierimientos que no son satisfechos.

¿Cómo funciona el proceso de compras?
Antes de convocar un concurso, el departamento de compras define sus requisitos y criterios de valoración de las ofertas. Hay entonces dos etapas de valoración de las ofertas:
– Primero técnicamente, y entonces las que no cumplen los criterios se quedan fuera,
– Luego financieramente, entre los que son técnicamente correctos, y entonces el más barato gana el contrato.
Pueden haber excepciones pero se decidirán caso por caso y tiene que ser posible defenderlas muy claramente. Tienes que dar a tu cliente directo argumentos claros para defender tu propuesta ante el departamento de compras.
Vemos que no se trata de hacer «la mejor propuesta», sino llegar a cumplir los objetivos sin ser demasiado caros. Punto importante a tener en cuenta…