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Formatos extraordinarios para revitalizar tus reuniones
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Por Tivi Giménez
Reuniones: lo que debería ser un momento ideal para que los trabajadores expresen sus ideas y opiniones, una fuente de conocimiento y mejora excepcional para la empresa. Sin embargo en el mundo real solo escuchar la palabra es a) un suplicio por la pérdida de tiempo que supondrá; b) un momento de alivio para trabajar pasivamente escuchando a los demás; o c) un debate de ideas diluidas en largas conversaciones donde cada uno intenta ser más listo que el vecino, y que cabrían en tres frases de mail. Pensamos entonces que hay que preparar mejor el contenido que se tratará (y sin duda es necesario), pero probablemente lo que está fallando más es el formato o el método en que los participantes interactúan. Si crees que esto ocurre en tu equipo, aquí tienes unos ejemplos de diseños que resucitarán sus ganas de reunirse.
Walking meetings
Pues sí, las míticas “conversaciones de pasillo” son una modalidad de reunión. Y es que tal como su nombre indica son reuniones que se hacen caminando. Ya sea al aire libre en una ruta cercana a la oficina o en interior, si es un edificio grande o tiene zonas habilitadas con máquinas como un gimnasio. Es interesante leer la biografía de Steve Jobs por Walter Isaacson, donde se ve que muchísimas de las reuniones (especialmente difíciles) del maestro se hacían caminando.
Según el estudio publicado por la APA (American Psychological Association) “The Positive Effect of Walking on Creative Thinking”, mantener una actividad física moderada durante una actividad mental aumenta un 5,25% la capacidad de generar nuevas ideas y soluciones e incrementa hasta un 8,5% el compromiso con las tareas designadas y atribuidas a los participantes. Además este tipo de reuniones ayuda a liberar tensiones y combate el sedentarismo de los trabajos de oficina, mejorando por tanto la salud de los trabajadores. Y caminar juntos en una misma tiene un alto valor simbólico.
Existe incluso la versión 2.0 para el nivel experto que son los Running meetings y viendo cómo sus beneficios alivian parte de las preocupaciones laborales actuales, no es de extrañar que su práctica esté aumentando.
Stand-up meetings o reuniones de pie
Proviene del Agile Project Management, diseñado para maximizar la eficiencia del equipo y acelerar el desarrollo de los proyectos. Son perfectas para aspectos rutinarios o urgentes. Al tener que participar de pie la gente no se acomoda, las reuniones suelen ser más cortas, más claras y centradas en objetivos. También se priorizan a los participantes imprescindibles, y se reducen las distracciones (garabatos, móviles…), que de pie se convierten en evidentes. Un ejemplo de este tipo de sesiones, son los Huddles “deportivos” o reuniones de equipo que sirven para celebrar lo éxitos y establecer estrategias futuras.
Tipo TED Talks
Este formato es interesante para aplicar a las presentaciones de las reuniones. Muchos estudios han demostrado que nuestra capacidad de atención en niveles altos es de 10 a 18 minutos, por lo que las empresas más pioneras saben que las reuniones deben ser cortas.
Deben ser reuniones de no más de 20 minutos en las que se habla solamente de lo importante, con los datos relevantes sobre el asunto, sin presentaciones PowerPoint soporíferas y sin apenas apoyo visual. Cuidado: es un formato de exposición más que de interacción.
PechaKucha
Otro método de presentación de ideas. Es un término japonés que viene a significar algo así como “charla” o “cuchicheo”. Durante estos eventos se hacen un máximo de 14 presentaciones con un formato 20×20, es decir 20 diapositivas generalmente con imágenes con 20 segundos de presentación para cada una, por tanto una duración total por presentación de 6 minutos, 40 segundos. Estos criterios tan estrictos obligan al ponente a organizar muy bien sus pensamientos, concentrarse mucho en el mensaje, eliminar los desperdicios e ir muy al grano. Lo hemos probado en eventoplus y es un formato muy exigente en la preparación pero muy efectivo. Es increíble todo lo que puedes transmitir en una duración tan corta.
El método Fishbowl o pecera
Es especialmente efectivo cuando queremos estructurar los debates y evitar interferencias. El método es el siguiente: se forma un pequeño círculo en el que se sientan los participantes de la discusión mientras que el resto se sienta alrededor (observando la pecera) y los escucha sin interrumpir. Pasado un tiempo, o cuando algún observador quiere participar en el debate, deberán intercambiar posiciones con los de dentro. Esta metodología permite asegurarse que todos, al menos durante un corto período de tiempo, tengan la oportunidad de participar en el debate, compartir sus ideas, que éstas sean escuchadas y evita que unos pocos monopolicen los debates, un viejo problema en reuniones.
World Café
Ideal para fomentar el diálogo y el intercambio de ideas en procesos creativos de temas concretos. Los participantes trabajan en una sala ambientada en torno a una “mesa de bar” o de cafetería, por grupos de 4 a 6 personas para discutir sobre un tema. Después de un tiempo, se intercambian con otras mesas formándose grupos nuevos hasta que todos pasan por varias mesas. Una persona siempre permanece en cada mesa como anfitrión encargándose de recopilar la información, dar coherencia a estos intercambios, poner en relación los debates de la mesa previa con la nueva y así enriquecer los debates, y presentar los resultados al final.
Distribución por secciones
Excepto por la ambientación de bar, la idea es similar a la anterior. Se delimitan áreas de trabajo muy distintas entre sí dentro del mismo espacio de reunión, para que en cada una de ellas se trate un tema específico. Es una opción genial para reuniones largas, ya que al tener que realizar un cambio físico y de atmósfera se promueve también el reajuste cerebral, a la vez que se permite el descanso mental. De este modo es posible ambientar y dotar de materiales o tecnologías específicas para cada zona en función de las tareas, los objetivos o las necesidades de la temática que abarca. Del mismo modo que en la anterior, en cada zona permanecerá un coordinador responsable.
Tours inspiracionales
Basado en el noble arte del aprendizaje vicario o aprender viendo lo que hacen los demás. Se trata de organizar visitas guiadas a otras empresas ya sean similares o no a la propia y descubrir cómo trabajan ellas. No hace falta ir a Silicon Valley para ser lo más, la clave pasa por salir de la oficina y conocer otros mundos, preguntar, compartir y fijarse en las soluciones que ya han funcionado en los demás. Es fácil de organizar y muy enriquecedor.
Por cierto… ¿de dónde crees sino que hemos sacado estas ideas? 🙂 Mantente atento, pronto otro artículo con más formatos.
Este artículo ha sido redactado por el equipo editorial de Grupo eventoplus siguiendo la línea editorial de la empresa. Meliá, ha decidido apoyar esta publicación asociando su imagen y contenido como recordatorio de su amplia oferta de servicios para el sector MICE en España.
