Firma invitada: Protocolo, un gran aliado en los eventos

Es un potente instrumento de comunicación que va a implementar la estrategia de cualquier evento que organicemos. El invitado, nuestro objetivo potencial, sí se da cuenta desde el minuto uno, desde su llegada, si hay un protocolo, una línea de atención:

• Quién le recibe.
• Quién le saluda.
• Dónde ha de dirigirse.
• Dónde se ubica
• Qué ha de hacer, en caso de formar parte del desarrollo del evento
• En qué momento participa, antes, después, cierra el acto…no lo cierra.

Pero ese protocolo, también, afecta al anfitrión, al organizador:

• Quién ha de recibir.
• Quién debe saludar.
• Tiene que saber todo el cronograma y conocer en qué momento participa
• Si ha de ceder su puesto principal a una máxima autoridad o a su invitado de honor.
• Qué lugar ha de ocupar en el Photocall.
• Si habla desde una Mesa Presidencial, o desde un atril.

En fin, todas estas cuestiones redundan en la imagen de marca y para eso, y mucho más, se encuentra a disposición de todos vosotros este instrumento de comunicación que, por otro lado, precisa de profesionales que sepan, en todo momento, las cuestiones arriba descritas.

Otro ejemplo nos describe que el protocolo se da en la gran mayoría de nuestras acciones diarias: desde el minuto uno en el que nos ponemos a diseñar un evento, se produce un acto de comunicación (reunión de equipo) que precisa de una serie de acciones protocolares, es decir, de una coordinación: reserva de una sala, espacio, adecuación técnica, cierre de agendas, componentes de esa reunión, documentación que se aporta, restauración (si se da el caso) etc. Sí, sí, eso es protocolo. Igual que cuando se redacta un documento en el que se consideran determinadas acciones a llevar a cabo en casos de emergencia (protocolo de emergencia, de seguridad).

El protocolo no tiene que darnos miedo. En absoluto. Acudamos siempre a él. Nos ayudará en situaciones complicadas como una crisis de comunicación que, por ejemplo, merece la celebración de una rueda de prensa: todos los elementos corpóreos de nuestra empresa precisarán de una supervisión por parte del profesional de eventos, por ejemplo, en coordinación con las otras áreas de la empresa. Eso siempre. Hasta la imagen que ofrezca nuestro CEO forma parte de ese responsable. En una crisis de comunicación nos jugamos el futuro de la corporación.

Somos aliados, no somos extraños. Eso es el protocolo.

Asociación Española de Protocolo