Firma invitada: Guía básica para manejarte con los audiovisuales en tu evento

Contar con una base de conocimientos técnicos de las herramientas y elementos audiovisuales y saber cómo afectan el éxito de un evento hará que cualquier planificador de reuniones sea más efectivo en todos sentidos.

¿Pantallas o proyectores?

Factores como la iluminación de la sala, el tamaño de la audiencia y el presupuesto influirán en la elección de usar proyección, pantallas planas o pantallas LED. La proyección es una forma relativamente económica de producir una imagen grande, pero requiere una habitación oscura, por lo que la capacidad de controlar la luz en un espacio es clave. Si tienes una habitación luminosa, considera las pantallas como una mejor opción. Comprar o alquiliar pantallas LED será más caro, mientras que usar monitores o televisores de pantalla plana será menos costosos, pero toma en cuenta que su tamaño es más pequeño.

¿Proyección de back o de front?

La proyección posterior o back projection significa que el proyector se encuentra detrás de la pantalla, montado sobre el piso, una mesa o cualquier otra superficie. No requiere de accesorios de instalación o soportes, lo que no afecta en el presupuesto, pero debe planificarse el contar con el espacio de tiro requerido, la distancia entre el lente del proyector y la pantalla. Este tipo de proyección crea un «espacio muerto» detrás de la pantalla que no se puede utilizar de ninguna forma. Por su parte, para la proyección frontal o front projection, el proyector se ubica entre la pantalla y la audiencia. Requiere cierto espacio para su montaje en el piso o una mesa, pero el problema más grande se presenta cuando las personas caminan frente al proyector y generan una sombra en la pantalla. Ese problema se resuelve al instalar el proyector suspendido del techo, lo cual aumenta los costos de la producción. La proyección frontal generalmente produce una mejor imagen, pero la diferencia puede no ser muy evidente para el público general.

Resolución de imagen

La resolución de la imagen de video se expresa en píxeles. Como mínimo, solicita que las pantallas o proyectores sean «Full HD», que también se conoce como 1080p, lo que significa que se muestran 1920 píxeles en la pantalla horizontalmente y 1080 píxeles verticalmente. Existe una mejor calidad de resolución, la famosa 4K, que llama la atención como la opción de despliegue de imagen «más nueva y mejor». Si bien, ofrece cuatro veces más píxeles que 1080p, la resolución 4K es mucho más costosa de gestionar y mostrar. Si el evento justifica mostrar imágenes y videos con mucho detalle y a gran escala, 4K pudiera ser la mejor opción, pero si no es así, entonces la resolución 1080p será suficiente.

Relación de aspecto

La relación entre el ancho y la altura de un video, conocida como «relación de aspecto» o aspect ratio, puede variar. El video HD es 16:9, mientras que la definición estándar, o SD, es 4:3. Si la relación de aspecto del contenido de video no coincide con la pantalla, la presentación se verá mal. Asegúrate de que tus presentadores usen la relación de aspecto correcta. Y si puedes elegir, siempre opta por HD.

Cámaras

¿Necesitas cámaras en tu evento? ¿Transmisión local, vía streaming o para grabar una memoria en video? Las cámaras también tienen diferentes resoluciones. Como mínimo, solicita cámaras HD de 1080p. En este caso, usar cámaras en 4K podría ser tentador como la opción más nueva, pero si el video no está distribuyendo o mostrando en pantallas 4K, no hay necesidad de un gasto adicional. Si el presupuesto es muy limitado, o el objetivo es capturar una conferencia para transcribir su contenido o guardarla como referencia, o bien, si únicamente se usarán pequeños segmentos para compartir en línea, una videocámara «pro-sumer» o una cámara fotográfica con capacidad de grabar audio con calidad será más que suficiente. Sin embargo, si el evento es muy grande y las sesiones deben transmitirse en pantallas instaladas al lado del escenario, entonces debes considerar el uso de cámaras profesionales tipo broadcast, como las que usa un canal de televisión.

Reproducción de video

Se recomienda evitar la reproducción de videos incrustados dentro de una presentación. Incluso si se reproducen correctamente cada vez que el presentador los muestra en su computadora portátil, pues esto abre la puerta a una serie de posibles dificultades cuando la computadora se conecta al resto de los sistemas AV en un evento. Todo, desde la conexión de la computadora portátil hasta el sistema de gestión de las presentaciones y hasta el hardware de la pantalla o proyector, pudieran causar que un archivo de video se bloquee y arruine el ritmo que lleva una conferencia. Siempre que sea posible, entrega cada uno de los archivos de video al personal responsable en el equipo AV o, antes de la presentación, proporcionales los enlaces de los videos disponibles en línea, para que puedan reproducirlos de la manera más fluida.

Video Inalámbrico

La reproducción inalámbrica de video se vuelve más común a medida que la tecnología mejora. Pero ten en cuenta que puede haber problemas de interferencia, así que siempre es bueno tener una opción de respaldo. Prepárate para el momento en que una gran audiencia ingresa a un auditorio y la cantidad de dispositivos inalámbricos aumenta, ocupando el ancho de banda de la señal, lo que potencialmente causará problemas con la señal de video inalámbrico.

Señalización digital

Es importante pensar en eventos que sean sostenibles o ambientalmente responsables, por lo que los organizadores pueden reducir el desperdicio de materiales impresos con el uso de herramientas de señalización digital para la orientar al público, ubicar salones e informar sobre el horario de las actividades. Como beneficio adicional, el contenido en las pantallas de un sistema de señalización digital se actualiza fácilmente para agregar cambios de última hora. Algunas soluciones de software de señalización digital se pueden integrar directamente con los sistemas de gestión de eventos, por lo que las correcciones y actualizaciones se realizan automáticamente.

Iluminación

El uso de iluminación es una de las formas más rentables para hacer que un evento se vea más profesional y agradable. La iluminación disponible en los salones de hoteles y centros de convenciones generalmente es suficiente para sesiones de trabajo y comidas, pero no generan un ambiente espectacular, ni ayudan a transmitir las emociones que requiere una presentación y la actuación de un músico. Por su amplia variedad de colores y la facilidad para crear un ambiente visual, debe tomarse en cuanta el uso de iluminación LED de bajo consumo de energía. Esta es una opción fácil y económica para realzar la imagen de un evento. Los eventos más creativos, con mayor presupuesto, pueden usar iluminación tipo beam (las luces tipo láser que se usan a menudo en conciertos) o seguidores puntuales. Adicionalmente, los gobos, que muestran colores, logotipos e imágenes, son una forma atractiva para crear emoción en torno a una marca o establecer el tono de tu evento.

Micrófonos

Al decidir el tipo de micrófonos, es fundamental pensar primero en el contexto. Si el presentador necesita moverse, selecciona los micrófonos inalámbricos para evitar tener cables sobre el escenario. Para el orador principal o el conductor de un evento, los micrófonos de solapa o lavalier suelen ser mejores porque una vez que está ajustado, el orador no necesita preocuparse por él durante la presentación.

Recuerda contar con una solución para amplificar la voz de los miembros de la audiencia si existe la posibilidad de que hagan preguntas. Los micrófonos de mano son la solución más común, pero piensa en la forma de hacer llegar los micrófonos a los participantes. Lo ideal es asignar a un miembro del equipo organizador o del personal técnico para encargarse de esta tarea.

Y, por último, si deseas que las conferencias queden registradas en una grabación, entonces el uso del micrófono es indispensable, incluso si el micrófono no fuera necesario para que el público escuche al presentador.

Altavoces

La mayoría de los sistemas de sonido disponibles en salones de hoteles y centros de convenciones están diseñados para amplificar la voz de un presentador, pero no son ideales para reproducir música o el audio de un video con calidad de alta fidelidad. Así que analiza la posibilidad de añadir sistemas portátiles de altavoces para reforzar el sonido; en algunos casos, el mejor resultado es una combinación de ambos.

Intercomunicador para el equipo de producción

Los intercomunicadores de producción o intercoms son los auriculares, con cable o inalámbricos, utilizados por los equipos de producción AV durante los eventos para comunicarse las instrucciones de forma inmediata, clara y precisa. Para la producción de un evento con muchos cambios de música, contenido de video y diferentes escenas de iluminación, un intercomunicador de producción ayudará a que todo funcione sin problemas.

Yoav Slimobich es Regional Manager de AVIXA Iberia. AVIXA es la Audiovisual and Integrated Experience Association, la asociación internacional que representa a la industria audiovisual. Organizadora de las ferias comerciales InfoComm alrededor del mundo y coorganizadora de la feria Integrated Systems Europe (ISE).