Firma invitada: Experiencias y aprendizajes en tiempos de digitalización

Era un trabajo de investigación que teníamos pendiente desde hace tiempo, pero que entre todos los quehaceres del día a día nunca encontrábamos el momento. Pero mira por dónde, de repente había tiempo, y oportunidad para llevar a cabo dicha investigación. Mucho se ha hablado estos últimos 2 meses sobre posibilidades y soluciones digitales y ha quedado claro que “hay muchos peces en el mar” y “para gustos los colores”. Es nuestra responsabilidad ofrecer las mejores herramientas además de la búsqueda del venue y el catering idóneo para un evento presencial.

A partir de ahí es fundamental diseñar bien el evento, la conceptualización, una agenda adecuada, trabajar un buen storytelling, así como un branding atractivo y potente. Y no nos olvidemos de una gamificación con un claro propósito (diversión, competición, información), un flow dinámico, así como momentos Wow. Ahora más que nunca “la creatividad al poder”.

A nivel tecnológico, suerte hemos tenido, porque nuestro departamento de Capacitación de Ventas (Sales Enablement) llevaba implementando webinars de formación desde hace tiempo, así como diseñando y comercializando Apps y otras herramientas de comunicación digitales para equipos de ventas de grandes empresas. Por lo tanto, ya disponían de un amplio conocimiento digital. La “unión hace la fuerza” y gracias a su expertise y, en colaboración con Marketing y Diseño, pudimos sacar unas propuestas atractivas y funcionales que “dieron sus frutos”. Poniendo todo en perspectiva la verdad es que existen múltiples ventajas en los eventos online:

• Asistencia: prácticamente ilimitada
• Personalización: un Customer Journey único por persona o grupo
• Sostenibilidad: ni viajamos, ni producimos, ni imprimimos, ni tiramos comida
• Tiempo: optimización de agenda al evitar desplazamientos y comprimir el contenido
• Accesibilidad: las sesiones quedan grabadas, se puede facilitar una landing page que recopila todos los videos, documentación etc para acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Métricas: un evento online nos facilita gran cantidad de datos, información muy valiosa para las empresas
• Coste: dependiendo del evento por supuesto, pero existe un importante ahorro de costes para el cliente evitando gastos de venue, hoteles, viajes y catering.

El primer evento online será un Consejo Asesor de Cliente con mucho componente lúdico y de teambuilding, pero estamos trabajando en otros e incluso hemos “virtualizandos” como nuestro roadshow, que empezó en Dubai en febrero y quedó parado por el Covid-19. Hasta países que normalmente no visitamos (por problemas de calendario o costes) quieren que este evento les llegue a través de las pantallas; otra ventaja de los eventos virtuales.

Pero ¿cuál es el secreto para que un evento virtual tenga éxito?

Para nosotros la clave está en crear expectativa previa al evento para asegurarnos de que los invitados tengan ganas de participar. Una vez resuelta esta parte, hay que conseguir mantener la atención de los participantes (según la neurociencia, el ser humano es capaz de mantener la atención tan solo durante 18 minutos; siempre y cuando se trate de un contenido interesante). Es fundamental incluir componentes interactivos y divertidos a lo largo del evento. No solamente hablamos de gamificación, sino también del uso de herramientas digitales o actividades customizadas. Otro tema importante es ajustar los horarios y mejorar el flow a medida que vamos preparando el evento para optimizar el viaje experiencial de los participantes.

Cuando hablamos de generar expectativa y ganas de participar en nuestro evento podemos pensar en enviar una STD animada con, por ejemplo, motion graphics así como una video invitation con un mensaje del CEO o del maestro de ceremonias, incluso podemos enviar una taza de café/té con una nota personalizada invitando al participante a tomar un café virtual con nosotros, nada más empezar el evento.

La fase de “on-event” debe de ser muy dinámica y aconsejamos trabajar con un moderador o maestro de ceremonias profesional. Esta figura ayudará a romper el hielo, a mantener el ritmo del evento, a controlar los timings, a realizar la introducción de los speakers y a facilitar un resumen y una conclusión.

A nivel de interactividad podemos realizar nubes de palabras para testear el clima, obtener un rápido feedback, lanzar encuestas, así como carreras y quizzes digitales a través de herramientas que existen en el mercado. Crear una forma de competición online y vinculando estas acciones con premios ayudará a seducir a los participantes y que estos sigan expectantes durante todo el evento. Por supuesto, estas herramientas pueden fomentar también la colaboración, el trabajo en equipo o la búsqueda de nuevas ideas (dependiendo del tipo de evento y el público). Pensemos en las pizarras virtuales que facilitarán brainstormings y el trabajo en grupo. Incluso podemos diseñar actividades propias de todo tipo (no han de ser complicadas ni costosas, únicamente requiere creatividad). Ah, y que no falten los ensayos: ensayar, ensayar, ensayar: los dry-runs no pueden faltar, tampoco a nivel virtual, “hay que asegurar el tiro” ¡no puede fallar nada!

Así que dejémonos de “más vale malo conocido que bueno por conocer” y “pongamos manos a la obra”. Aunque “no es oro todo lo que reluce”, honestamente está siendo un momento bonito e interesante y no olvidemos que “nunca es tarde para aprender” (y lo dice alguien a punto de cumplir medio siglo).

Después de 2 meses de confinamiento, podemos decir que hemos finalizado ya la 1ª fase durante la cual –después del schock– muchas empresas empezaron a buscar soluciones en formato de webinars con herramientas como el Zoom. Pero ya nos encontramos en una 2ª fase en la cual es importante trasladar los prototipos a una experiencia virtual (o sea un evento online). Quiero pensar que todos estamos de acuerdo en que lo virtual no podrá sustituir a lo presencial, aunque… bien trabajado será capaz de transmitir y contagiar emoción a través de la pantalla, y ese debe ser nuestro objetivo como profesionales del sector en este nuevo escenario. En un “abrir y cerrar de ojos” los eventos serán híbridos, pero lo digital ha llegado para quedarse, ¡tomemos nota! 

Algunas cosas que hemos aprendido en estos 2 meses:

• Muy importante trabajar la fase “pre-evento” para crear expectativa y seducir a la audiencia para que confirmen asistencia a nuestro evento.

• Poner al participante en el centro y personalizar la experiencia (más que nunca) con el fin de obtener los objetivos marcados (creatividad, creatividad y creatividad para ofrecer algo distinto y capaz de sorprender).

• Combinar el “on/off” (enviando un gadget o muestras a casa del cliente antes del evento).

• Asegurar la bidireccionalidad, así como incluir frecuentes disrupciones interactivas a lo largo del evento (gamificación, uso de herramientas digitales) para mantener la atención.

• Promocionar la figura del moderador o maestro de ceremonias, que sea dinámico y conocedor de la empresa y del contenido que se quiere transmitir.

Y al igual que ya veníamos haciendo para los eventos F2F, buscar alianzas, potentes y magníficos proveedores que pueden apoyarnos a nivel tecnológico o en áreas en las que no somos tan fuertes. “Quien tiene un buen proveedor, tiene un tesoro”. Así que allá vamos, nos hemos “embarcado en esta aventura” porque “tienda vacía no hace negocio” y hay que apostar por el futuro.  

No quisiera despedirme sin hacer referencia al famoso dicho de Darwin: “no es el más fuerte de las especies el que sobrevive, tampoco es el más inteligente el que sobrevive, sino el que mejor se adapta.” Exacto, así es, “a buen entendedor, pocas palabras bastan” veo que habéis captado la esencia. Desearos mucha suerte en esta nueva ERA y sobre todo: disfrutad de la experiencia y de los aprendizajes que nos brinda.

Por Carolien V. Kroon, Events Director de Intracon Events