FAQs: Invitaciones a incentivos

Agradecemos a Suso Fraga (IDE_marketing), David Sánchez (Pangea The Travel Store), Nerea Rojas (Queens Eventos), Eduardo García (American Express Meetings & Events), Rafa Isún (Travel Partners), Mariola Gutiérrez (Viajes El Corte Inglés), Popy Gordon (Terra Consultoría de Incentivos) y Susana Toledo (Nuba), que hicieran un hueco en sus muy apretadas agendas para echarnos una mano, esto es lo que les preguntamos:

¿Digital o papel?… ¿O nuevos formatos?

• ¿Por qué elegir? Combina ambas siempre que puedas. Por ejemplo, Terra Consultoría de Incentivos para una empresa tecnológica hicieron una invitación física que al abrirla tenía una pantalla de video con la invitación digital.
• A favor del papel, la mayoría… porque el soporte físico sigue siendo muy poderoso en el valor percibido por los invitados (recordemos la ‘valencia’) es más personal, y se aprecia la dificultad de enviar en papel más que la facilidad del email.
• Pero lo digital tiene muchas ventajas que no se pueden obviar: permite hacer muchas más locuras a nivel creativo, tienes constancia de que la han recibido o abierto, e incluso puedes agendarla automáticamente. Eduardo nos recuerda que una tendencia al alza es la sostenibilidad, especialmente en viajes de incentivo, por lo que la opción digital suma puntos.
• Ni digital ni papel, echa a volar tu imaginación… ¿Un camarero que te susurra algo al oído? Sí, lo hizo Nuba.

¿Cuándo la envío?

• Eduardo nos contesta: “Lo ideal es hacer una evaluación previa en el que tengamos en cuenta el tipo de invitado o, incluso, la fecha del evento, pues podría coincidir con alguna otra fecha importante o con meses más complicados en cuanto a disponibilidad, como los meses de verano o el periodo navideño. Y, sobre todo, lo que determina de forma definitiva la antelación para recibir una invitación es el tipo de evento. Por ejemplo, la convocatoria a un viaje de incentivo ha de realizarse con un margen de 3-4 meses para garantizar que los invitados podrán organizar adecuadamente sus agendas y preparar el viaje (solicitud de visados, posible administración de vacunas para ciertos destinos, etc.). Por el contrario, para lanzar una invitación de un evento de lanzamiento de producto puede ser suficiente con hacerlo con un mes o un mes y medio de antelación. No obstante, siempre es preferible mandar la invitación con un margen amplio para garantizar una antelación que nos permita ser la primera opción en la mente del asistente. Siempre es preferible enviarla con margen y realizar algún recordatorio posterior cuando se acerque la fecha si lo consideramos oportuno”.
• Y ojo a esta observación de David: si la invitación forma parte de un programa de incentivo, es necesario que la reciban cuanto antes para poder luchar por el premio.

¿Importa cómo la reciban?

• Es necesario que se adecue al tipo de público y de acción, y que sorprenda: Terra invitó a los directores de las principales compañías de seguros llevándoles una invitación en su despacho de la mano de un barman de etiqueta con una botella de champagne elaborada en exclusiva para este evento, servida en una copa. Pero recuerda siempre ser coherente, señala Eduardo, no se trata solo de hacer una entrega original porque sí, tiene que ser un elemento más de la estrategia del incentivo.
• Cuanto más espectacular sea el momento mejor. En Pangea The Travel Store enviaron un paje de los Reyes Magos para un viaje a Jordania que les decía que ‘a ver cuándo iban a visitarles, que ellos iban cada año’, y en un viaje a EE UU echaron mano de una Olivia Newton-John por el 40 Aniversario de Grease porque el hilo conductor giraba en torno al cine, la música y los tópicos que hemos visto en cientos de películas.
• La intriga es una buena aliada. Puedes probar con acciones tipo ‘cuenta atrás’ enviando elementos relacionados con el destino, como aromas o sabores, durante varias semanas antes del viaje hasta desvelar el viaje.
• Arriesga e inspírate en otras cosas ajenas al sector, por ejemplo los programas de televisión pueden darte muchas ideas, apunta Susana.

¿Ahorrar o tirar la casa por la ventana?

• Aunque estamos saliendo de la crisis aún muchas empresas no quieren invertir en lo que consideran como un elemento poco importante… Es necesaria mucha labor de pedagogía.
• Más que en presupuesto, la invitación es un elemento donde invertir en creatividad. Con muy poco dinero, en Pangea The Travel Store enviaron una en formato multa de tráfico, en la que el pago era la asistencia al viaje; la gente la recibió en mano por un actor disfrazado de cartero, en una carta certificada, que tuvieron que leer bien para darse cuenta de que no era un susto, sino un premio.
• Procura que tus ideas sean asequibles, que no significa necesariamente que sea ‘barato’. Poppy nos cuenta que en un evento invirtieron casi el 40% del presupuesto en una invitación muy especial “que difícilmente olvidarán y que posiblemente muchos todavía conserven y disfruten de ella”… pero que no nos desvela por confidencialidad.
• Depende también del número de invitados; se pueden hacer cosas sencillas como enviar una invitación Welcome Pack con algún detalle que huela al viaje. “Si en cambio te planteas que vaya acompañada por un Barbour porque el viaje es a Escocia, hay que ir preparando 400 euros por invitado”, comenta David.