Family Days: eventos tan multitudinarios y complejos, como necesarios

Mediapro moviliza a 9.000 invitados en su 25º aniversario

Fue la extraordinaria invitación que la empresa hizo a sus profesionales y sus familiares, 9.000 personas que fueron invitadas a pasar tres días en PortAventura World en lo que fue un evento empresarial enorme y un desafío logístico y de gestión.

Mediapro, un de las mayores empresas de producción audiovisual del mundo, tenía prácticamente todo el equipo que necesitaba para la organización del evento, pero el reto de la movilidad de personas repartidas por todas las sedes de España, exigió echar mano de la agencia de viajes Bestours. Una logística compleja por su dimensión y ejecución sincronizada, además porque gran parte de los participantes eran niños y menores de edad.

Durante tres días hubo actividades, conciertos, juegos, puntos de restauración gratis por todo el parque, y un eventazo de celebración con fuegos artificiales y conexión vía satélite por el resto de sedes de Mediapro repartidas por el mundo. Hubo también conciertos, competiciones deportivas, actividades en la playa y en el mar…

Pero la idea era que la gente se divirtiera a su aire, por lo que todo se dispuso para que tuvieran acceso a todo libremente, desde barras libres con comida gratis, entradas al parque de atracciones, zonas con buses suficientes para moverse cómodamente por la gran extensión de PortAventura, etc.

En este contexto, uno de los grandes aciertos del evento fue la creación de un hospitality de 26.800m2 construido por DeBoër que se convirtió en el hub y punto de encuentro, donde descansar y estar al tanto de todas las actividades.

Airbus 100Fest, 100 años bien merecen un enorme family day

Cinco eventos para celebrar cien años. Así es cómo Airbus celebró sus 100 años de vida, con un formato fresco e informal dirigido a 18.000 empleados, centenares de miembros de la asociación de jubilados de Airbus, personal militar de la BA de Tablada, autoridades y otras personalidades. Todos ellos, junto a familiares y allegados sumaron los más de 40.000 asistentes finales que acudieron a los actos de celebración. La agencia MacGuffin estuvo al frente de la logística, la producción y el desarrollo del evento.

Durante seis meses trabajaron para dar solución a un proyecto en el que, por ejemplo, las áreas de seguridad y escenografía tuvieron que lidiar con decenas de planes de autoprotección en un entorno complicado como son las factorías, donde los planes de movilidad y seguridad nada tienen que ver con los propios de un evento de estas características.

El equipo de creatividad y contenidos, por su parte, tuvo el gran reto de hacer llegar a los asistentes cien años de historia a través de actividades lúdicas para diferentes edades, desarrollar el plan de comunicación e hilo conductor del evento y convertir un contenido específico y corporativo en algo atractivo y de fácil comprensión para todos los públicos.

Ciencia, música, inclusión, diversión y talento, arte, tecnología, diversidad y pasión… todo esto en clave de pasado, presente y futuro. En la zona expositiva se diseñaron diferentes zonas: las ‘Zonas instagrameables’, como el paseo de las estrellas; la ‘Zona Universo Airbus’, un espacio expositivo de la historia de la compañía y grandes hitos; ludoteca y talleres infantiles para los más pequeños con chapas, pintacaras, globoflexia, cuentacuentos, hinchables, magia de cerca; Zona STEAM, para impulsar el conocimiento de áreas científicas, tecnológicas, artes, matemáticas, talleres fomentar la creatividad entre los jóvenes: brainstormings, propuestas, creación de proyector, exhibición estática y exhibición aérea de la familia de aviones (en Getafe y San Pablo): acrobacias del Eurofighter, aviones históricos, el Beluga, espacio para la diversidad e inclusión gracias a la colaboración con asociaciones locales, voluntariado…

“Seguimos cruzándonos por las plantas con compañeros que nos dicen “¡por favor! ¡qué evento! mi familia lo recuerda con emoción. Cuando abres a las familias unas plantas tan cerradas al exterior, los empleados tienen la oportunidad única de mostrar su trabajo, productos e importancia a sus allegados y esto siempre sorprende”, comenta Belén Fierro, responsable de eventos y protocolo de Airbus España.

25.000 personas en seis horas durante el Family Day de Mercedes-Benz

Beon.Worldwide (Eventisimo) fue la encargada de organizar este evento para las familias de 5.000 empleados de la marca alemana Mercedes-Benz que se llevó en su día el oro a Mejor evento de celebración de Grupo eventoplus.

Un encuentro que reunió a un total de 25.000 asistentes en la fábrica de Vitoria bajo la temática “una estrella para el mundo” haciendo referencia a los cinco continentes. Bajo este claim la agencia se basó para desarrollar el programa de actividades al aire libre. Para ello se montaron cinco escenarios distintos haciendo alusión tanto en escenografía, producción y actividades a cada una de los continentes.

En cada uno de estos cinco escenarios se disponía de una zona de catering típica del continente al que se hacía referencia y, en las zonas comunes, además de actividades se contaba con una zona de exposición de automóviles y espectáculos para los más pequeños. El evento se cerró con un espectáculo final con acrobacias heliosphere en la que bailarines danzan en el aire, suspendidos en globos de helio y apoyados en cintas aéreas y elementos de straps.