Eventos y social media: cómo dar a conocer tu evento. Durante el evento.

Visto el partido que le podemos sacar a las redes sociales para dar a conocer nuestro evento en la fase del pre-, ha llegado el momento de pasar al siguiente nivel y prepararnos para el directo. Toma nota de la lista que tendrás que tener presente para amplificar al máximo el mensaje de tu evento a través de las redes sociales:

– Crear un hashtag para el evento, dinamizarlo y hacerle seguimiento. Lo ideal es que empieces a moverlo antes de la celebración del evento. Es conveniente que días antes de la cita aproveches las comunicaciones en redes sociales para dar a conocer el hashtag y que tus seguidores se vayan familiarizando con él. Antes de comunicarlo asegúrate de que el hashtag que uses sea único y no se haya utilizado, o una combinación de palabras similares anteriormente. Esto puede llevar a confusión y asociar tu evento con una marca u otro evento totalmente distinto a lo que buscas.

Un consejo: crea un hashtag sencillo, que se recuerde fácilmente, y sobre todo que sea corto !debe compartir espacio en un Tweet de 140 caracteres!

Puedes recurrir a herramientas como Hashtracking o Hashtagify.me para comprobar la disponibilidad de hashtags y hacer seguimiento en vivo del mismo. La propia herramienta de búsqueda de Twitter te puede ayudar aunque siempre es más visual y fácil de hacer el seguimiento viendo las interacciones de tu hashtag a través de herramientas de gestión como Tweetdeck.

– Preguntas online durante el evento. Las redes sociales te pueden ayudar a mejorar la interactividad de tu evento. En esto Twitter, por su inmediatez, es el rey. A través del hashtag o directamente mencionando el @usuario de Twitter en cuestión el público puede plantear preguntas a la organización. No solo dinamizarás el turno de preguntas entre los asistentes de la sala, sino lo más importante, harás partícipes del evento a personas interesadas que no han podido asistir. Los ponentes además de contestar dudas podrán seguir en tiempo real los comentarios que se van lanzando y adaptar sus explicaciones según el pulso que vayan tomando los comentarios.

– Live streaming. Si tu presupuesto te lo permite y la conexión a internet también puedes optar por retransmitir en tiempo real tu evento a través de tu web o facilitando un enlace. Herramientas como UStream o Livestream te pueden ser muy útiles. Aunque siempre puedes recurrir a empresas especialistas en servicios de streaming para eventos.

Tú decides si retransmites el evento completo o solamente algunas presentaciones, la conferencia inaugural. Esto te permite enseñar tu evento al mundo.

Y si tienes miedo de que si lo emites en abierto el público no acudirá presencialmente la convocatoria, piensa que alguien realmente interesado, es decir, tu target realmente específico verá el contenido, lo interesante que es y no querrá perderse la siguiente edición o eventos posteriores que se organicen. No lo olvides, el streaming es otra herramienta más para amplificar tu mensaje y convocatoria, sacándolo de las cuatro paredes de la sala de reunión.

– Creación de podcast de video y audio. Si no te lanzas al streaming puedes optar por grabar los mejores momentos del evento, alguna presentación estelar o el contenido más formativo (talleres, workshops) para colgarlo en la web del evento, el blog y los perfiles sociales y hacer el evento perdurable en el tiempo una vez que haya finalizado. Si el evento dura varios días puedes subir al finalizar la jornada lo más destacado del día para animar a que los que no lo hayan hecho se pasen el resto de días por el evento.

Aunque con un smartphone tenemos a nuestro alcance el poder grabar video, audio y subirlo a canales como Youtube, Vine, si quieres sacarle el máximo partido a tus grabaciones échale un ojo a herramientas como Camtasia y Ezvid para video o Audacity e iVoox para darle una edición más profesional.

– Actualización de redes sociales, web y blog. No solo de Twitter vive el evento, aunque es la herramienta más dinámica para seguir e interactuar durante el evento, Facebook pierde en inmediatez pero gana en poder mostrar contenidos más visuales (fotos de mayor tamaño, álbumes de fotos, reproducción de videos de Youtube desde la misma publicación, etc).

No descuides tampoco el blog, es el momento de publicar resúmenes puntuales de las jornadas para que el sitio esté actualizado con todo lo que ocurre en el evento, además de poder seguir alimentando otras redes sociales como, por ejemplo, el grupo de Linkedin que se hubiera creado.

– Facilitar dispositivos de networking en el propio evento. Si en el pre-evento has creado un grupo en Linkedin y has intentado que los asistentes al evento se conozcan y ya fueran estrechando relaciones ¿por qué no facilitárselo aún más una vez en el evento? En el mercado hay muchas soluciones y aplicaciones para facilitar el networking que permiten poner cara y nombre entre los asistentes al evento.

– Hacer presentaciones e intervenciones «social friendly». Para aumentar las posibilidades de que tanto asistentes como los que siguen el evento a través de redes sociales puedan compartir lo que se cuenta, los ponentes deben echar un cable con presentaciones y ponencias sencillas y directas. Usar slides donde se concentre en una frase (no demasiado larga, por eso de los 140 caracteres de Twitter) la esencia del tema que están tratando, ayuda a que el asistente la escriba y las lance por redes sociales.

Habla con tus ponentes para ver con ellos que conclusiones o frases