Eventos virtuales: las nuevas soluciones de business online

Complemento más que sustitución: Asumiendo que no pueden competir con el face to face, los eventos virtuales se proponen como un elemento complementario y muy poderoso, si el organizador sabe cómo utilizarlo, de los meetings tradicionales. En EE UU empresas como Virtual Events365, Inxpo, 6connex y On24 facturan cifras de seis ceros gracias a sus ferias online. En Europa, VisualMente, Imaste, Virtual Fair y Ubivent se están abriendo su camino paralelo al de los eventos físicos.

¿Cuánto cuesta? Las cifras para llevar a cabo meetings de este tipo pueden oscilar entre los 10.000 y los 30.000 euros. La solución más sencilla es un webcast que se integra con las redes sociales. Más compleja es la realización de una exposición comercial,  donde los proveedores pueden presentar productos o intercambiar sus tarjetas de visita para crear un primer contacto. En los centros de conferencias virtuales, en cambio, se pueden emitir conferencias en directo o en diferido, o bien retransmitir un evento físico. Los asistentes pueden interactuar con los ponentes haciendo preguntas y acceder a los documentos de las presentaciones. Finalmente, en el escalón más alto, está la Feria Virtual, que incorpora en una misma plataforma todas las funcionalidades de las soluciones anteriores.

Una oportunidad para los organizadores «tradicionales». Miguel Fernández, fundador de Imaste afirma: «En un evento virtual atraer visitantes, vender stands  y hacer que la organización sea impecable requieren la misma energía que en uno físico: el mejor organizador de acciones virtuales será siempre el organizador del propio evento presencial».

El reto de la impaciencia. ¿La impaciencia del ser humano delante de Internet es un freno a la realización de eventos? Según Hector Merodio, en los eventos virtuales hay que ser consciente que la gente suele ser bastante directa: «Por ello es importante hacer conferencias breves, de 20 – 30 minutos, configurar los stands con documentación relevante: pdf, información multimedia, contenidos interactivos y favorecer la interrelación entre los expositores y los participantes» ¿Cómo? «Utilizando, por ejemplo, una herramienta de localización de usuarios donde puedes segmentar a los participantes en función de su perfil de registro y enviarles un email para concertar una reunión o demostración».

De este modo, la prisa de los tiempos actuales más que un freno parece constituir una ventaja: «La gente es cada vez más reacia a dedicar días enteros a asistir a una feria cuando la mayor parte de los contactos comerciales se hacen a través de Internet», explica Fernández, «En una feria virtual, gracias a un entorno atractivo y a expositores de su interés, somos capaces de ganar la atención del visitante y de conseguir tiempos de estancia y niveles de interacción muy altos».

La ventaja de la medición. En Internet, todo se mide, y esto se aplica a los eventos virtuales mucho más que a los físicos, sobre todo si el sistema se integra con CRM o herramientas de data mining. Los indicadores más estándar son:

– el número de usuarios registrados

– su participación y las horas de conexión total

– el número de visitas al stand y el tempo medio de   estancia

– el número de stands visitados en total y por usuario

– el número de documentos descargados total, y número documentos descargados por usuario

– la satisfacción del usuario.

Incluso una marca de fama mundial como Blackberry no supo resistir a la realidad virtual y  ambientó en Internet un evento de fidelización de usuarios, enseñándoles a sacar mayor rendimiento de sus dispositivos. El resultado registrado por VisualMente fue de casi 2.000 inscritos, y 4.000  aplicaciones descargadas.

Por otra parte, The Economist eligió a la española Imaste para organizar su feria virtual de MBAs. Los contenidos de The MBA Forum estarán abiertos en modelo archivo hasta el 15 de diciembre en http://www.thembaforum.com/.

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