Eventos en palacios de congresos: cuatro claves a considerar

Hacemos un repaso por los cuatro puntos clave que tendrás que tener en cuenta al contratar palacios de congresos y te damos algunas sugerencias para que los costes y las preocupaciones no se disparen.

Precio de alquiler. Cada centro tiene sus características pero a menudo reservar solo una sala implica que a su tarifa de alquiler se le añadan los costes de uso de zonas comunes, halls y pasillos para coffees, etc. De igual forma se da que si nuestro evento ocupa el espacio central, por ejemplo el pabellón de exposición, si se solicitan salones auxiliares o espacios para eventos paralelos, estos espacios se tarifican con su tarifa oficial.

Habrás adivinado que en este punto toca negociar y hacer entender que la propuesta de los palacios debe ser ajustada a los espacios que necesitamos. Si alquilamos durante una semana los pabellones centrales de exposición por el precio que estamos pagando por ello se debería tener en cuenta un ajuste en las tarifas de las salas de subcomisión.

Los hoteles para convenciones han adoptado esta flexibilidad y en función de las roomnights y el espacio principal ofrecen precios especiales en las salas de subcomisión. No veas los palacios como entidades con cero flexibilidad de precios. Hoy, ¡todo es ajustable!

Audiovisuales y restauración. En general se tiene la percepción de que es en el catering y en los medios audiovisuales donde el presupuesto se dispara. En audiovisuales, no suele haber la libertad que ofrecen hoteles de traer tu propio proveedor (por temas de seguridad / calidad y también de rentabilizar estos espacios carísimos de mantener…). En restauración también estamos obligados a trabajar con un catering en exclusividad. Muchas veces achacamos los precios más elevados a esta exclusividad sin tener en cuenta que la organización de la restauración en un centro de congresos no se hace tan fácilmente como si fuera un hotel con cocina propia. Los espacios y el transporte de los materiales y la comida en un palacio es complejo y los menús se tienen que adaptar a estas condiciones.

Esto no quita para que las propuestas gastronómicas sean invariables y cualquier cambio que se pida suponga un suplemento. Algunas veces, se cierra el menú más económico por no desorbitar el presupuesto pero no se está convencido con los platos. Habla claramente con el catering, exponles tu presupuesto y trabaja con ellos para que te orienten qué platos pueden cuadrar para tu evento y que no descuadren la factura.

Wifi, o la preciada conexión a internet. Los asistentes tienen señal 3G en el metro, wifi en el transporte público, cuando toman un café en su bar favorito… Es complicado hacerles entender por qué cuando acuden a un congreso no pueden acceder al wifi o la señal es mala. Para los centros de convenciones es un servicio costoso de suministrar, además de tener en cuenta que muchas veces estos edificios se construyeron primando el diseño y no la utilidad. Es fácil encontrarse con zonas, plantas bajas y rincones en que no llega la señal.

¿Soluciones? En grandes ferias se puede dividir el coste de reforzar la señal o contratar un wifi para eventos que cubra todo el espacio entre los expositores, por ejemplo incluirlo dentro de los paquetes de sponsorship del congreso. En todo caso, nunca consideres que un palacio «tiene wifi»: comprueba el ancho de banda, la calidad de conexión en los espacios que utilizarás…

Convention bureau y bloqueos de habitaciones. Si te encargas de organizar congresos, es normal que aparte del espacio gestiones con el convention bureau el precio de alojamiento en hoteles. El precio dependerá del número de habitaciones que se bloqueen, y muchas veces repercutirá en la tarifa que apliquen al alquiler del centro de congresos. El problema viene cuando los asistentes reservan habitaciones fuera de los hoteles concertados y no consigues vender tu cupo de alojamiento.

Vigila periódicamente las tarifas que los hoteles «no oficiales» están ofreciendo para las fechas de tu congreso y así negociar con el convention bureau que se actualicen tus tarifas. Otra forma de incentivar a que los congresistas reserven los hoteles concertados es aplicar un descuento en la inscripción al reservar los hoteles que ofrece la secretaría técnica. Y habla con el palacio, algunos coordinan una oferta integrada con hoteles locales, como vimos con el