Eventos en la calle: ¡Hora de agilizar trámites!

Lo que piden las agencias:

– Claridad y transparencia;

– Ventanilla única;

– Agilidad en los trámites.

Lo que piden los municipios:

– Mayor flexibilidad a la hora de escoger los espacios

– El máximo de profesionalidad en los informes técnicos.

Sin embargo, existen complicaciones añadidas…

– El tema de permisos varía entre una ciudad y otra, lo que complica más aún la cosa si se trata de roadshows. Bahía Tuna nos lo explica: «Las diferencias no son tanto en la normativa ni en la documentación que solicitan, sino en la forma de tramitación y tasas».

Un roadshow exigirá gestiones independientes con cada ciudad, y en muchas habrá que hacer la tramitación de modo presencial.

– Abrir camino, dificultad extra. Cuando se solicita un tipo de eventos que nunca se ha hecho, el proceso se complica. Ubica nos habla de un cliente que quería un video mapping en una zona céntrica de Madrid durante las navidades.

La agencia consiguió hacerlo en la Plaza Mayor, espacio que nunca se había utilizado, pero se convirtió en una tarea dura ya que al no haberse hecho anteriormente, la propuesta pasó por muchos departamentos de la administración. Cuatro meses tardó la agencia en tramitar la acción.

– Sin olvidar la normativa de fachadas. Cuando se utilizan fachadas, se les suman complicaciones. Fue el caso del Tenis vertical sobre el edificio de Mútua Madrileña que llevó a cabo Bahía Tuna en La Castellana.

En solo diez días, tuvieron que sortear «numerosas trabas administrativas» y poner la lona en el edificio sin que tocara la fachada de cristal.

Para ello, se ideó un sistema de pestañas de más de 1m de largo que abrazaran al edificio, de forma que la lona estuviera perfectamente anclada y no tocara la pared.

– El peso de los contactos. «Bueno es tener amigos, aunque sea en el infierno», dice el proverbio… Tener contactos en los consistorios abre puertas.

El problema, como señala Laura Terzagui de D6, es que «siendo realistas, es muy complicado estar al día de los contactos en cada momento» debido a los cambios políticos.

Para esos casos, conviene recordar que a una agencia con más de 1.200 eventos de calle a sus espaldas se le abren muchas puertas, por lo que, si el cliente nos da muy poco tiempo y el evento es complicado, deberemos valorar si nos conviene subcontratar a alguna de las agencias expertas en el tema.

– Eventos en el espacio público europeo. A la hora de trabajar con instituciones públicas de diferentes países de la UE hay que hacer una distinción entre países que han adaptado la normativa que regula la publicidad y los que no.

Londres y Bruselas, por ejemplo, están a la cabeza de las ciudades que se han puesto las pilas y no paran de hacer acciones de street marketing con gran repercusión en medios. Otras ciudades como puede ser Roma, al ser una ciudad con un amplio patrimonio histórico, son muy complicadas por temas de seguridad y conservación del patrimonio.

Alemania es sinónimo de burocracia, plazos rígidos y muy estrictos, por lo que, según explica Alberto de Ubica: «Tenemos que ser muy conscientes de cumplir los plazos