Event Canvas: ¿qué es? y ¿qué puede aportar a tus eventos?

Entre estos primeros graduados está un profesional de nuestro país, Ángeles Moreno –actualmente presidenta de MPI España- quien considera este método “como una propuesta interesante y muy completa para aprender una metodología de ‘event design’ que se puede aplicar y compartir con todos agentes y figura involucradas en la organización de un evento. Además es el única formación sujeta a un método, que aplica varias herramientas y recursos centrados en comprender cómo cambiar el comportamiento del asistente”.

¿En qué consiste exactamente? La metodología, concebida y dirigida por Ruud Janssen y Roel Frissen, busca ofrecer un marco de referencia para diseñar reuniones más efectivas. Roel nos cuenta más detalles al respecto:

En primer lugar, los fundamentos básicos: ¿Cómo definirías el ‘event design’?

Siguiendo la misma línea del ‘design thinking’ en lo que respecta a tener en cuenta la perspectiva del asistente, su experiencia, cómo interactúa, etc. se traslada esta atención también a otros stakeholders que intervienen en el evento para asegurarnos que su experiencia en el mismo también está siendo productiva. El resultado es un lenguaje común que hace del ‘event desgin’ el puente que une la distancia entre el promotor, dueño del evento y el event planner, el organizador del mismo. Ambos, a través del ‘event desgin’ utilizan un marco de referencia común y sólido.

Hemos creado el concepto ‘Event Canvas’ y nos hemos dado cuenta que tiene mucho en común con la técnica del ‘design thinking’. Una herramienta muy poderosa y que cada vez se está usando más en grandes empresas como IBM y Mc Kinsey para comprender aspectos, problemas de la gestión de la empresa y darles solución, pero siempre teniendo en cuenta al cliente.

¿Cómo funciona el trabajo mediante ‘Event Canvas’?

Se articula en torno a dos pilares: la gestión de los distintos stakeholders del evento y el cambio del comportamiento. Se trabaja en grupos, se interactúa con el promotor del evento, se aprende a formularle las preguntas correctas para entender sus necesidades y cada una de las necesidades de sus stakeholders, motivaciones, logros, inquietudes, etc. y en consecuencia diseñar un evento que mejor haga conseguir esos objetivos. Este análisis de los stakeholders es esencial, con lo que se comienza en un primer momento con un ejercicio de alineamiento con estos, se les identifica marcando su potencial y el interés que tiene cada uno.

Seguimos tres fases en nuestro proceso de trabajo: el cambio (identificando el cambio que el evento tiene que producir), el marco (si no se define en qué se debe encuadrar el evento, entonces lo que se diseña es meramente arte, artificios, pero no es estratégico) y solo después es cuando se puede pasar a diseñar, a concebir el evento usando una serie de herramientas y conocimientos.

Nuestro sector no es muy consciente de la figura del stakeholder, especialmente del asistente, ¿verdad?

El hecho de entender a las figuras involucradas en el evento es esencial y muy frecuentemente apenas se les presta atención o no se hace correctamente. Para asegurarnos de que se les tiene en cuenta y simpatizamos con ellos, utilizamos un ‘mapa de la empatía’ para desarrollar en detalle cómo se siente un stakeholder en concreto antes del evento y cómo debería sentirse una vez acabado el mismo. Lo ideal es hacerles a ellos mismos participar en este análisis, pero incluso sin hablar con ellos, se puede conseguir un buen entendimiento de cómo se sienten y de lo que necesitan.

¿En qué parte del proceso de planificación aparece en escena el lienzo, el ‘canvas’ del evento?

Lo ideal sería antes, incluso, del briefing. Advertimos a los profesionales a alejarse un poco del modelo tradicional de proceso de briefing que fuerza tomar un rol de ejecutor, ya que con frecuencia te dice qué es lo que se tiene que hacer. De una manera un poco provocativa nos gusta decir que no sigan el briefing, en el sentido de que tienen que crear primero con el cliente el ‘lienzo’ del evento antes de definir el briefing. Si se sigue el proceso de definición del lienzo del evento conjuntamente con el cliente, saldrá un briefing más completo y más estratégico.

¿Cuánto dura el proceso de trabajo?

Es un proceso riguroso. No es raro que se dediquen uno o dos días a perfilar el lienzo (el ‘event canvas’), por lo que muchos promotores no están durante la sesión completa, por ejemplo solo está media hora al principio y otra media hora al final. Por supuesto, esto es una recomendación estándar que se ajusta a cada caso, pero el mensaje es simple: hazlo bien y dedícale el tiempo necesario.

Ruud and Roel impartirá dos sesiones formativas durante EMEC17 (Granada, 5-7 Marzo):

• Una sesión de 75 minutos para aquellos que quieran realmente tener conciencia de la importancia de esta metodología. Más que una keynote al uso, la sesión será participativa e involucrará al asistente. Ruud y Roel pedirán a los asistentes que pongan como ejemplo un evento real que todos conozcan y trazarán con ellos el mapa de stakeholders y crearán el lienzo del evento, mostrando cómo diseccionar un evento.
• La segunda sesión es para aquellos que quieren ir un paso más allá y se quieren poner con las manos en la masa. La sesion, que tendrá por nombre “From Thinking to Doing: Using the #EventCanvas – Level 1 Mastery”, es un taller profesional de ‘event design’ que recoge la primera parte formativa del programa formativo de Certified Event Designer. En este caso se impartirá durante una jornada complete, dividida en dos días en la agenda de EMEC, y se desarrollará a base de un gran número de ejercicios prácticos que llevarán a los participantes a alcanzar el primer nivel de la certificación. Es por ello que este workshop tiene un suplemente adicional de 50 € sobre la cuota de registro.