Estudio R.I.F.E.L.: Incremento del 45% en los costes de los eventos

Las cosas están mejorando y según conversaciones que hemos mantenido con gente del sector, parece ser que nos espera un final de trimestre movidito, con una gran cantidad de eventos (¡cosa que nos encanta!). Aun así, no todo es de color de rosa y sumado al problema de la falta de personal cualificado y a los retrasos en la entrega de materiales, la inflación es un tema que preocupa. Hoy analizamos un estudio realizado por el R.I.F.E.L. (Research Institute for Exhibition and Live-Communication), para la German Federal Association of Event Management Industry.

Causa multidimensionales

Tras un análisis profundo de la situación, el estudio determina que “la industria de los eventos está siendo golpeada desproporcionadamente por todos los aumentos de costos actuales”. Evidentemente la principal causa es el aumento generalizado de los precios (desde las materias primas, hasta el coste del transporte), pero ¿qué más hay?

– Reducción de la temporada de eventos:

La temporada de eventos presenciales se ha reducido de 12 meses a prácticamente la mitad (entre 6-8 meses). Según el estudio, se prevén restricciones para eventos durante la temporada de invierno; lo que limitará la temporada de eventos presenciales de abril a septiembre/octubre. Esto provocará un aumento de la demanda durante estos meses, de todos los proveedores (catering, venues, agencias, tecnología…).

A esto se le debe sumar, que durante la pandemia muchas empresas han cerrado y han perdido personal. Los datos recopilados muestran que ha habido una disminución del 68,4% en las ventas y una pérdida de empleados del 54,5%.

– Medidas y recursos higiénicos:

Pese al fin de las restricciones los clientes siguen solicitando medias higiénicas, porque quieren sentirse seguros. Esto conlleva un aumento de los costes, ya que, implica la búsqueda de localizaciones con condiciones específicas (como zonas abiertas), espacios más amplios (para garantizar separación), material para limpiar, desinfectar, etc. y, en algunos casos, personal sanitario.

– Falta de personal:

Como ves, este es un problema generalizado y, evidentemente, tiene como consecuencia un aumento en los gastos de despliegue de personal. Esta escasez se nota especialmente en áreas de trabajo como en el servicio para las empresas de catering, ayudantes de montaje para stands de exposición o constructores de escenografías. Tal y como apunta el estudio, estos perfiles están disponibles con recargos de precios extremos.

– Complicaciones en la cadena de suministros:

Implican un trabajo adicional, lo que conlleva un aumento de precios. En este sentido, los enormes aumentos de los costes del combustible se reflejan directamente en los costes de transporte y energía. El aumento del coste de las verduras y la carne se manifiestan en la restauración. El aumento de los costes de los materiales de construcción tiene un impacto en el momento de su elección y recepción. Además, la escasez mundial de chips de ordenadores hace que los eventos vía streaming y alto contenido tecnológico sean más caros.  

– Máxima especialización y calidad:

Los clientes esperan lo mejor de las agencias que contratan; esperan que tengan la certificación de calidad ISO 9000, la garantía de seguridad TISAX y TI y la certificación de sostenibilidad. Esto les implica una formación e innovación constante, lo que también supone un sobre coste para ellas.

Consecuencias para eventos presenciales

Como hemos dicho, se espera que la realización de eventos presenciales vaya en aumento y con ellos llegan una serie de elementos a tener en cuenta como la medición de resultados. El análisis del ROI cada vez es más importante, y coge un papel más relevante que nunca dentro de las estrategias y del customer journey.   

Por otro lado, los clientes cada vez invierten más en sostenibilidad, aproximadamente utilizan un 5% de su facturación total de eventos para contratar servicios de consultoría y/o control de sostenibilidad. En este sentido, es importante una aplicación coherente de los conceptos de sostenibilidad, ya que pueden significar un ahorro en diferentes aspectos. Ligado con este tema, vemos que los formatos online e híbridos permanecerán y se seguirán implementándose más intensamente.

Como consecuencia del aumento de actividad, se da un incremento de los plazos de entrega y planificación por parte de los proveedores. En particular, el período de planificación anticipada para el personal de montaje en el área de la feria es de más de 60 días en 2022. Los materiales de construcción (como metal, madera, vidrio, etc.) pero también la tecnología AV y los muebles de alquiler tienen plazos de entrega significativamente más largos que en 2019. Y, debido a la experiencia de los últimos años (cancelaciones de proyectos de última hora), los proveedores tienden a sobre reservar sus capacidades.