Escenificar presentaciones con éxito

En una presentación de producto, rueda de prensa, lanzamiento, convención de ventas, etc., la clave es que el mensaje que se quiera comunicar llegue con claridad y eficacia al público. Si uno de los platos fuertes del evento es una presentación oral, necesitarás: una buena puesta en escena, los elementos técnicos apropiados, y un buen speaker que capte a la audiencia y la mantenga en vilo hasta el final.

Puesta en escena
Dependiendo de los objetivos de su discurso y el mensaje a transmitir, cada speaker necesitará una puesta en escena u otra. Para una presentación más formal, será necesario un escenario más sencillo a nivel decorativo y carente de elementos que puedan distraer la atención de la audiencia, de modo que cree una atmósfera más “seria”.

Si se trata de una presentación más informal o una marca que busque dar una imagen de proximidad con su público, incorpora en el escenario elementos visuales y decorativos que se relacionen con la marca y con el ambiente buscado (así como en el resto del espacio); un ejemplo sería, en caso de la presentación de un producto jóven y dinámico, crear una atmósfera lifestyle con sillones y sofás en lugar de asientos convencionales, y un escenario colorido, con diversas pantallas para combinar imágenes y dar más ritmo a la presentación, así como una decoración más casual y relajada, para hacer sentir a los asistentes ‘como en casa’.

Iluminación
La iluminación también es fundamental para crear el ambiente deseado: una luz focalizada en el escenario e iluminación baja en la sala, centrará la atención en el speaker y en su discurso, aunque también transmitirá cierto distanciamiento entre éste y el público. En caso de presentaciones más dinámicas, y en las que se busca la interacción con el público, la sala debe estar más iluminada para que el speaker pueda ver las caras de los asistentes, así como para que los asistentes puedan verse entre si –procurando que no sea una iluminación demasiado intensa que pueda deslumbrar al público y emitir demasiado calor.
Recomendación: Contrata un técnico de iluminación que tenga experiencia en el tipo de evento que quieres realizar.

Audio
Un buen audio es crucial en toda presentación. Un equipo de sonido (técnico y humano) de calidad y que asegure un sonido impecable en la sala es parte del secreto del éxito del evento. En una sala con una acústica pobre la colocación estrátégica de los altavoces es prioritaria para la correcta transmisión del sonido por toda la sala y evitar que éste rebote y se pierda, dificultando el seguimiento del discurso (e irritando a los asistentes).

En eventos informales, los speakers requerirán de micros inalámbricos para moverse cómodamente por el escenario o entre los asistentes.

Visual
No todo es audio: los elementos visuales también son clave para facilitar la comunicación del mensaje, así como el seguimiento del speech por parte de los asistentes. Seguramente, el público agradecerá pantallas de fácil visibilidad con información de apoyo o conceptos clave a modo de síntesis. Las pantallas son muy prácticas en grandes espacios para facilitar la visibilidad del público desde todos los ángulos de la sala, aunque también sirven para dotar al discurso de un tono u otro. Siguiendo el ejemplo de presentación de un producto deportivo, las imágenes de soporte puede ser tipo videoclip, muy visuales con poca información escrita y con acompañamiento musical acorde con el mensaje, para dotar de ritmo a la presentación.

En presentaciones más formales, acompaña la presentación de diversas pantallas que muestren imágenes de los ponentes. Más de una pantalla dota a la presentación de mayor ritmo sin distraer la atención de los asistentes y facilita la visibilidad de las filas traseras.

Distribución del espacio
Tipo amfiteatro, con escenario elevado, a un mismo nivel… La distribución de speaker y público en la sala juega también un rol principal para lograr una presentación efectiva. Asegúrate que el speaker esté bien focalizado a todos los niveles (luz, audio y posición en la sala) y que los asistentes estén cómodamente sentados (la incomodidad es una de las principales causas que hacen perder la atención del asistente).

Mide la altura del escenario – asegúrate que es suficientemente alto para la buena visibilidad del público y evita que los asistentes de las filas traseras sólo vean las caras de los speakers (otro motivo de pérdidad del interés es que el asistente tenga que estar estirando el cuello constantemente para seguir el speech).

La distribución también vendrá determinada por el nivel de formalidad de la presentación y de la interactividad buscada con el público asistente. En caso de discurso con torno de preguntas al final, los asistentes deberán tener fácil acceso a los micrófonos y los azafatos/as deberá poder llegar a ellos sin dificultad para no ralentizar el ritmo de la presentación -y evitar nuevamente que el asistente pierda interés mientras espera a que el micrófono llegue a las personas que formulan las preguntas.

Para presentaciones en una atmósfera más informal, una buena distribución es en semicírculo y con escenario y público a un mismo nivel (sin escenario elevado), para así transmitir una mayor proximidad entre speaker y asistentes.