¿Eres un organizador de eventos… o un “time designer”?

Skift Meetings es una publicación online de contenido dedicado a reuniones y eventos, con sede en Estados Unidos y que publica cosas realmente interesantes. Un ejemplo llegó recientemente cuando organizaron el evento online “Event Trends Summit” en el que exploraron 9 tendencias que afectan a nuestra industria. Aquí te traemos conclusiones de una de ellas, que se comentó entre Greg Bogue (Chief Experience Officer de Maritz) y Miguel Neves.

El tiempo es un bien muy escaso

“El tiempo es la moneda de la experiencia”, dice Greg, y alguien que decide ir a tu evento te da su tiempo, que es un recurso muy preciado. Como consecuencia de este valor del tiempo, cualquier asistente potencial cuestionará tu evento, y se pregunta antes de decidir: “¿vale la pena mi tiempo?”. Por lo tanto, tienes que responder esta pregunta para cada asistente, pensando tu propuesta de valor para cada “user persona” de público objetivo. Y esto se ha vuelto más agudo aún, como comentó Greg: desde la pandemia, valoramos nuestro tiempo de manera diferente, no queremos viajar si no hay una justificación clara.

Tu evento tiene muchos, muchos competidores

Deja de pensar que tu evento compite con uno de tus competidores porque, lo cierto es que, compite con todas las opciones en la vida profesional y privada de tu target. Cuando se les preguntó quién era su principal competidor, un grupo de organizadores de eventos respondió a Greg: «las familias de los asistentes» (pero podríamos agregar Netflix, un partido de tenis, un curso online o el resto de su trabajo). El valor del tiempo es incluso mayor que el valor del coste de asistir.

Quita de tu evento lo que se puede hacer en otros sitios

Según Greg, un impacto para los organizadores es que “tenemos que dejar de perder el tiempo juntos haciendo cosas que podríamos hacer separados”. Las agendas de eventos están súper llenas, los días son agotadores… debemos aligerarlos y enfocarnos en hacer lo que solo podemos hacer juntos. Y escuchar a un ponente es algo que podríamos hacer de muchas otras maneras que en un evento (Youtube, podcast, artículo, reunión de zoom…).

El networking, valor absoluto

Como Greg nos recuerda, hoy sabemos de sobra que la gente va a eventos para conectar con otros, y eso ha sido demostrado por muchas encuestas. Pero no facilitamos este networking lo suficiente. Piensa con franqueza: ¿cuánto tiempo, atención, talento, dedicas a diseñar experiencias orientadas al networking? ¿Innovas en ese campo? ¿Qué porcentaje del tiempo de tu evento está orientado al networking? Probablemente no mucho, y tiene que cambiar.

Virtual y presencial: dos tipos de objetivos diferentes

 Esta es una observación simple pero clave de lo que hemos aprendido en los últimos años: “en eventos virtuales, se trata de transmitir contenido, en eventos presenciales, se trata de crear relaciones”. Así que deberíamos dejar de pensar en uno como una alternativa al otro. Tienen diferentes funciones y deben combinarse.

¿Qué formatos, exactamente?

Greg aconseja probar nuevos formatos como “open space”, sesiones más cortas, tal vez incluso quitar la plenaria… y maximizar la comunicación y preparación antes del evento, enviando por ejemplo el contenido en videos cortos, para centrar el evento en debates, solución de problemas, etc. Como dicen, incluso deberíamos salir más de la sala de reuniones. Y cuando se le preguntó acerca de predisposición y voluntad de los asistentes de ver videos antes del evento (un reto obvio cuando todos están muy estresados y cargados de trabajo), Greg opina que funciona bien en su experiencia, aunque le faltan datos.

El asistente tiene el control

El asistente querrá tener más control sobre su experiencia en el evento, y el trabajo del organizador (perdón, errr… time designer) es crear un entorno en el cual el espíritu humano pueda florecer y las conversaciones fluir.

Ir más allá del diseño lineal

Si lo piensas, probablemente diseñas tu evento como una línea del tiempo, más que como un conjunto de experiencias que las personas podrán combinar a su gusto. Como dice Greg, “los diseños son a menudo lineales, pero la gente quiere diseñar su experiencia de forma más personalizada”, así que, tu reto es ir más allá del programa pensado como una línea de tiempo y convertirlo en un conjunto de experiencias combinables con libertad como y cuando cada asistente lo desee.

Una formulación interesante de Greg podría cerrar este artículo y resumir la evolución de las reuniones en los últimos años: “Te hacemos un evento” se convirtió en “lo hacemos por ti”, luego “lo hacemos contigo”, y ahora, “tú concibes tu experiencia”. El reto está servido, todo esto se tiene que concretar mucho, pero te gusta pensar, ¿no?

Esta es solo una sesión entre muchas, escucha la sesión completa y descubre más temas aquí.