Elegir los regalos promocionales

El regalo ideal mezcla utilidad y calidad de un lado pensando en la persona que lo recibirá y personalización de otro, puesto que la empresa quiere que su imagen esté presente.

Te presentamos a continuación algunos consejos para elegir y encargar artículos personalizados con el logo o nombre de la empresa, que ayudan a la identificación de los asistentes y que sirven de recuerdo de un evento en concreto.

La selección del proveedor

1. Busca un proveedor de regalos que tenga experiencia en eventos: que sepa qué tipos de regalos convienen según el tipo de evento o el público objetivo. El proveedor tiene que ser una fuente de ideas y de experiencia clave en este campo.

2. Plazos de reacción muy cortos y precisión en las fechas. Un buen proveedor entregará tus regalos en pocas semanas, dependiendo de la complejidad del pedido, del número de regalos y del estado del stock. Pedir un compromiso de fechas y buscar un proveedor con experiencia que pueda realizar el pedido en poco tiempo es esencial. También la precisión de la fecha de entrega es clave: si entregan en el mismo lugar del evento, es crítico que llegue todo exactamente a tiempo. Si llega demasiado pronto, se corre el riesgo de que no se puedan almacenar las cajas, si demasiado tarde… ya no sirve!).

3. Asegúrate, siempre, de tener una muestra antes de que se lance la producción o personalización. Evitarás sorpresas desagradables. Exige al proveedor el compromiso firme de que el producto final sea como la muestra (¡las muestras siempre son mejores!…).

4. Un buen proveedor tendrá un sistema de seguimiento de los productos.

5. Cuidado con la relación calidad/precio: no se trata de tener lo más económico sino un precio decente por un buen servicio y artículos de calidad, que los asistentes conservarán. Un regalo de mala calidad es contraproducente en tu evento.

6. Si el propio proveedor puede ayudar, por ejemplo colocando el regalo ya en las bolsas de los congresistas en un evento grande, mucho mejor.

7. Debido a la mejora tecnológica en arte gráfico, es importante que puedan trabajar con material gráfico digital y con varios software distintos.

8. Valora la capacidad de innovación: intenta encontrar una empresa que haga productos originales. La originalidad es menos importante que la calidad y la fiabilidad, pero es una de las claves del éxito de un regalo en un evento. Un regalo nuevo y único provocará la sorpresa de los asistentes.

9. Cuida la relación con tu proveedor: una relación estable con un proveedor que te conoce, que ha demostrado ser fiable, que te propone nuevas soluciones, puede ser más importante que un descuento de un proveedor nuevo que ansía ganar tu cuenta.
10. No robes ideas: como siempre en eventos, cabe recordar que tomar la idea de un proveedor y encargarla a otro no es ético.

Elegir regalos que convengan al público objetivo

Piensa en tu público y en los objetivos de tus regalos: en ciertos casos necesitarás regalos promocionales “publicitarios” (para publicitar un gran evento por ejemplo, o para regalar a un público general), en otros, necesitarás regalos de empresa elegantes (si quieres regalar algo importante a un conferenciante especial, por ejemplo). Pero nunca olvides que los regalos están hechos para gustar y ser útiles a tus invitados, no para ser una vitrina del logo de tu empresa. Sólo si gustan serán una buena vitrina.

Algunos consejos a la hora de elegir regalos de empresa no promocionales:

1. ¿Qué tipos de asistentes tienes y qué tipos de regalos les pueden gustar? Un público joven apreciará una camiseta de diseñador, mientras que un público más técnico apreciará una estilográfica.

2. Busca materiales elegantes: el oro es muy costoso pero existen artículos elaborados en plata fina o cristal.

3. Olvida el logo. Si un regalo es realmente bueno, el logo no es necesario, pues se acordarán de quién se lo ofreció, y sobre todo lo valorarán mucho más sin logo. Si el logo es necesario, que sea pequeño y muy discreto. Por ejemplo, en ropa, un logo bordado en el color del vestido en un lugar poco visible como la parte trasera de la gorra, la manga o la parte inferior de una camisa o camiseta.

Algunos consejos a la hora de elegir los regalos promocionales:

1. Evita la mala calidad: un regalo promocional no tiene por qué ser lujoso. Pero si hablamos de un bolígrafo que se rompe a los 2 días, o de un llavero feo, el regalo no sirve a tu objetivo para nada y da una mala impresión de tu empresa. ¿No hay presupuesto? Una cajita de caramelos un poco elegante es una solución, por ejemplo.

2. Pon tu logo, pero con cierta elegancia: el logo demasiado visible es como la publicidad que invade y acaba molestando.

3. Busca la originalidad: una alfombra de ratón, un llavero o un bolígrafo tienen que ser muy únicos para “marcar” a los asistentes. Una plantita de bambú, unas gafas de sol o un juego de ajedrez pueden ser más originales.

4. Cuidado con la entrega: son regalos que se suelen dar de manera muy poco controlada. A menudo, nada más empezar el evento, todos los regalos han volado y están en manos de 20 personas. Intenta distribuirlos en sitios no demasiado abiertos y controladamente, utilizando azafatas, por ejemplo.

Da información de interés

A la hora de seleccionar el tipo de regalo promocional, piensa en lo siguiente:
* Ten los objetivos muy claros. Incluso los puedes explicar a tu proveedor para que pueda proponer regalos adecuados. Explícale:
– cuánto es tu presupuesto
– dónde se celebrará el evento, para que pueda estimar la complejidad y los costes de transporte
– los objetivos y el tema del evento
– las características demográficas del público: edad, cargo, relación con tu empresa…
– número de artículos necesarios
– el tipo de regalos que se utilizó para el evento del año pasado y las impresiones que produjo: ¿gustó?, ¿hubo suficiente cantidad?
* Está abierto a escuchar nuevas ideas creativas. Anima a tu proveedor a que te haga sugerencias y te explique cómo se podría realizar y personalizar para tu público. Incluso cosas sencillas como una bolsa, si están hechas con buen gusto, pueden ser impactantes.
* Ten todo tu material listo (logos y todo el material gráfico) en formato digital, en alta resolución, de manera que puedas enviarlo por email o CD-Rom. Recuerda que el resultado final no puede ser mejor que las imágenes que des.
* Da una dirección de entrega y nombra un responsable de comprobar que todo llegue en buen estado y sea almacenado hasta momento del evento.
* Prevé mucho tiempo: siempre es mejor lanzar el proceso con mucha antelación, para poder ver muestras y corregir, validar las decisiones internamente, y evitar gastos de transporte urgente.