El Virtual Lab vuelve a mostrar (casi) todas las opciones para eventos online

Del 2 al 4 de marzo, acudimos al Hotel Alexandra de Barcelona, donde Eikonos había montado un plató totalmente equipado, plató que utilizamos como base de este evento virtual. También tenemos que dar las gracias a Meetmaps (sistema de registro y de experiencia online), Watchity (conectividad). Otros colaboradores incluyeron a BCC cuya conferenciante Silvia Leal participó en la formación. Gracias a todos ellos por su ayuda y por la experiencia extraordinaria que hemos tenido. 

Ahora el evento. La primera idea era espaciar las sesiones online, así que más que un día llenísimo, el evento se extiende en tres días, para amoldarnos a agendas complicadas. Estas 72 horas alternaron varios tipos de experiencias (por la mañana y por la tarde, salvo el tercer día que solo consistió en citas entre expositores y organizadores), que te repasamos:

Presentadores

Como en el primer Virtual Lab, Asun Paniagua y José García Aguarod hicieron de maestros de ceremonia, moderando las mesas de debate y conduciendo el evento, poniendo un toque muy ligero, desde presentaciones desde la piscina del hotel o desde la terraza, aportando algo de variedad… incluso con un truco con el cual José aparecía en una pantalla pegada a unos pantalones, conformando un ser medio real / medio pantalla.

Zona de exposición

El evento conto con 34 proveedores de todo tipo para eventos virtuales, desde agencias hasta apps, plataformas virtuales o empresas de actividades. Los asistentes podían quedar con ellos en pequeñas reuniones one-to-one, generalmente pre-planificadas, además de poder ver / descargar información sobre sus servicios.

Formación

Con un total de seis sesiones sobre temas como networking online, cómo comunicar tu evento virtual, aprendizajes de los videojuegos y e-sports llevados a los eventos online o una sesión futurista donde intentamos vaticinar el evento rompedor del futuro y qué tecnologías se utilizarán.

Virtual café

Pequeñas salas virtuales donde hasta ocho personas se conocen, bajo la facilitación de un representante de eventoplus. Este formato ha sido un gran éxito, una forma fácil de conectar, y un tamaño que permite que cada un@ se sienta cómodo (una sesión grande… y la mitad de los participantes se convierten en meros espectadores…).

Chat rooms

La conversación en pequeños grupos, esta vez estructurada: una periodista de eventoplus y una treintena de personas debatiendo sobre un tema (gamificación, icebreakers y networking…), con la idea de que el conocimiento viene también mucho de los asistentes y que necesitamos formatos participativos para crear engagement en estos eventos. Un formato muy interesante de crowdsourcing.

Elevator pitch

Este clásico en nuestros eventos consiste en que cada expositor pueda tener unos 30 segundos para comentar un punto de su oferta que atraiga la atención del público y le anime a quedar con ellos para profundizar en una sesión privada. Lo podían hacer en directo o enviando un vídeo. Un formato muy bueno para inspirar a los visitantes y para aportar contactos a los expositores.

Speed networking

Como en un “speed dating”, los expositores pueden conocer en unos dos minutos a un organizador y conocerles un poco mejor. Aquí también, la idea es animar a que se hagan citas privadas a posteriori. Este formato ha sido mucho más complicado de gestionar y hubo unos cuantos no-shows que dificultaron el desarrollo de esta actividad. Te traemos este aprendizaje / aviso, algo que nos gusta hacer para que tus eventos sean mejores.

Demos de expositores

Otro formato interesante como complemento al stand virtual: Enbex y Meetmaps realizaron sesiones demostrativas de sus servicios, un formato medio promocional, medio formativo que permitió a los asistentes entenderlo todo sobre estos proveedores.

Sondeo

Preguntamos a los asistentes su visión de los eventos virtuales y las oportunidades que representan. Es un componente importante del formato virtual: la facilidad de incluir preguntas para conocer mejor a la audiencia y sus opiniones y necesidades.

Humor

Sr. Corrales trajo por unos minutos una sonrisa a todos con sus bromas, una manera de aligerar el evento y hacer una transición llena de buen rollo. Y el segundo día Marcos Canas y Eric Mottard montaron una sencilla escena en la cual Marcos ayudaba a Eric a escapar de su cárcel de Zoom en la cual está preso desde hace un año, contestando a unas preguntas.

Fotos de los espacios de trabajo

Otra clave de estos formatos virtuales son las actividades muy sencillas que permiten que cada uno aporte un contenido personal, que bien puede ser un vídeo, una foto, un testimonio. En nuestro caso, cada participante podía subir a la app de Meetmaps una foto de su mesa de trabajo, ¡a menudo, consigo mismo incluido!

Virtual Help

Más aún que cuando un asistente llega a un evento presencial, en virtual el asistente suele tener preguntas. Para ello ofrecimos este servicio por chat, con el cual cada uno podía aclarar dudas y tener una mejor experiencia.

Sorteos

Los expositores podían proponer sorteos, una forma de captar contactos de visitantes. 

¡Y hubo conversación!… con 868 reuniones, una valoración media de 4,6/5 y nada menos que 13.674 mensajes enviados, y 12.980 visitas en total a los stands. Echamos de menos el hecho de abrazarnos, pero este formato permite conectar la oferta y la demanda con mucha eficiencia. Y generalmente, lee bien estas actividades, te las aconsejamos para conseguir el tan ansiado engagement de los asistentes. ¡Ya pensamos en la tercera edición!

Como siempre agradecer a los colaboradores que han hecho posible esta segunda edición como Eikonos (plató y audiovisuales), Meetmaps (plataforma online), Watchity (streaming), BCC Conferenciantes (sesión de formación). Junto con el apoyo de las asociaciones EMA (Event Managers Association), I’M+ (Asociación de Agencias de Incentivo), MPI, Travel Advisors e ICCA.