El secreto del éxito de cualquier evento: ¡que los invitados lo pasen bien!

Indudablemente, los objetivos finales del evento, por ejemplo desarrollar la notoriedad de una marca, comunicar un mensaje específico sobre la empresa o un servicio, son esenciales. Pero asegurar que los asistentes lo están pasando bien en tu evento es absolutamente esencial para lograr estos objetivos. Somos humanos y la calidad de la experiencia es tan importante como la creatividad o la perfección de ejecución del acto. Pregúntate: «¿Con qué recuerdo,  qué sentimiento quiero que quede en los asistentes después del evento?».

Tus asistentes habrán asistido a muchos eventos, desde reuniones hasta presentaciones de producto, desde cenas de gala hasta eventos deportivos. Es importante que recuerden tu acto como un momento muy agradable.

La idea de que los asistentes quieren divertirse en los eventos no es ninguna novedad. El cambio más importante es, probablemente, una nueva definición de «divertirse», una noción que organizadores de eventos y asistentes pueden interpretar de manera diferente. Si los invitados lo pasan bien, será más probablemente por que se han reí­do o porque han compartido un momento divertido o un cigarrillo, que por una decoración impresionante o han visto lo último en audiovisuales.

La comida
Mucha gente ya está acostumbrada a comer y beber bien durante los eventos. Quieren un entorno único, con gente interesante y buena música, y salir del evento con la sensación de haberlo pasado bien.

Esto no significa que la buena comida no sea una prioridad. Un cierto nivel de calidad siempre es necesario, pero no por ello tenemos que servir caviar y foie gras. Se creativo y práctico, por ejemplo, sirviendo comida con especias como pica-pica en bandejas de colores o formas interesantes, pinchos de verduras (como zanahoria, pepino, apio) con una exquisita salsa, etc. La gente ya sabe que en una barra abierta, hay una selección limitada de bebidas, ¿por qué no preparar una mezcla especial para dar un toque único a las bebidas?

Un paquete completo
Los asistentes no están pendientes de todos los detalles del evento, sino que quieren una experiencia completa que sea divertida, un evento donde se sientan a gusto y quieran quedarse. Esto significa un programa completo que provea actividades, entretenimiento, comida y buen ambiente. En este paquete, a menudo el organizador piensa más en la comida o el espectáculo que en el humor y el ambiente.

Fomenta un buen ambiente ofreciendo actividades de «networking» como pueden ser actividades de grupo, juegos o adivinanzas. Acoge a los asistentes de manera cálida y asegúrate de que la gente interactúe entre sí. El contacto entre los asistentes es también un componente clave de «pasarlo bien».

El humor
¡Absolutamente esencial! El humor es, sin duda, la manera más efectiva de ofrecer esta experiencia memorable y divertida. Puede tomar muchas formas: la actuación de un cómico (idealmente adaptada a la situación de tu empresa o producto), un camarero falso, un imitador, etc. Si no quieres una actuación, otra buena opción es un maestro de ceremonias, muy bueno para improvisar y con buen sentido del humor, al que explicarías antes del evento algunos detalles sobre la empresa. Esta persona imprimirá ritmo al evento y toques de humor a lo largo de la noche.
Un maestro de ceremonias o presentador implica algún riesgo (el cómico que no hace reír es muy, muy triste… además de todos los riesgos de una actuación en directo) pero si haces las comprobaciones adecuadas antes del evento y aciertas con él, es la mejor opción para ofrecer una experiencia divertida.

La creatividad
Los asistentes ya tienen normalmente cierta experiencia en eventos y saben todo lo que puede ofrecer la industria de eventos. Por tanto, ofrecer cosas únicas, impactar con sorpresas es importante. La creatividad no necesariamente requiere gran sofisticación. Cada detalle tiene que ser original, actual y creativo. La creatividad impregna todos los elementos del evento: desde la selección del lugar, la decoración, el programa y la comida hasta el ambiente general del evento.

Las invitaciones
Las invitaciones son un elemento esencial para animar a la gente a asistir al evento. La gente busca algo divertido. Quiere tener un motivo y un mensaje claro que les de ganas de asistir. Son más conscientes de su tiempo y ya no vienen por que les impresiona la idea de ir a un evento: vendrán si piensan que vivirán algo diferente y divertido. Una invitación con «teasers» o un fotomontaje divertido para comunicar el tema del evento puede dar a la invitación un toque de originalidad y captar la atención de la gente.

La música
Un elemento importante para ofrecer una buena experiencia con poco presupuesto. Busca una selección acertada de música, con toques creativos, acorde con el estilo del evento y suficientemente variada en su ritmo e intensidad. Además, la música ayuda a dar el tono correcto al evento.

Montajes con sorpresas
Los pequeños detalles también contribuyen mucho al ambiente del evento: platos con formas o tamaños excéntricos, copas originales añaden matices al evento. La gente está cada vez más cansada de los equipos o del material demasiado clásico. Hasta los camareros pueden ir vestidos según el tema del evento: uniformes, smoking, trajes oscuros y disfraces.

La próxima vez que planifiques un evento, aparte de pensar en como conseguir los objetivos principales, incluye en tu lista de objetivos, «que los asistentes lo pasen bien».