El reto de ser Project Manager en IFEMA

Identificar necesidades y oportunidades

La primera tarea consiste en analizar la situación actual en la que se encuentra el cliente, identificar sus necesidades y programar tareas para satisfacerlas. La misión del Project Manager es que todo este proceso se lleve a cabo con constante conexión entre IFEMA y el cliente.

Dependiendo de la naturaleza de cada cliente, esta relación de conexión es más o menos duradera. Por ejemplo, en caso de una organización internacional, la vinculación entre el mismo y el Project Manager se prolonga durante años, generando así una buena sinergia y confianza.

En IFEMA intentamos que cada Project Manager se mantenga con el mismo cliente, evitando la “desconexión”, cosa que a veces es difícil por temas de agenda. De todos modos, intentamos que la persona que inicia la relación con la empresa para un evento, sea la responsable de llevar a cabo el proyecto, especialmente en el caso de eventos internacionales, para extraer las verdaderas necesidades de cada cliente antes de proponer, diseñar y coordinar el evento.

Involucrarse en un proyecto, seguimiento de principio a fin…

Alguien tiene que coordinar las necesidades del proyecto en el recinto, es decir, ¿qué necesita ese proveedor? No solo estás organizando un evento exclusivamente con el cliente; lo estás gestionando con todos sus proveedores y con los propios de IFEMA. Además, la mayoría de las organizaciones tienen una “falsa expectativa” y creen que sus proveedores se coordinan entre sí de manera automática. Ahí es donde el Project Manager tiene que tomar la iniciativa.

IFEMA es una estructura compleja, y es necesaria la figura de un profesional con la visión global del evento y del recinto. Saber qué necesita el cliente final, qué necesitan todos sus proveedores, y qué tienen que aportar todos los departamentos de IFEMA involucrados en cada proyecto: Seguridad, Servicios Feriales, DTI…

Diseñar proyectos en coordinación con el cliente

El Project Manager crea el plan concreto para conseguir los objetivos marcados, el cual se desarrolla desde la explicación del proyecto,  pasando por la estructura de las fases que lo forman y los plazos de cumplimiento.

Somos un asesor-guía que va de la mano con el cliente durante todo el proceso del evento (antes, durante y después). Las reuniones con los clientes -en mi caso que son principalmente eventos internacionales- se establecen, por lo general, semanalmente. En este caso, si la organización está fuera de España, tratamos de mantener una comunicación constante por email, teléfono o Skype.

Lo habitual es que hablemos los distintos partners para abordar un tema, así que tenemos que analizar qué es lo que quieren hacer, qué tenemos que proporcionar o si podemos “dar luz verde” a la propuesta del cliente. También tenemos un rol de asesoramiento como expertos en el sector de eventos, con consejos técnicos, de visibilidad, montaje…

¿Los clientes repiten colaboación con el mismo Project Manager?

Si la relación es buena, intentamos que el cliente esté guiado y asesorado siemspre por la misma persona en cada edición. En congresos internacionales rotatorios, caso de EULAR o ESMO, sí se mantienen los Project Manager; para otros eventos que repiten tras periodos más largos, no podemos asegurarlo.

Cualidades de un Project Manager en IFEMA

Un Project Manager de IFEMA destaca por su capacidad de recibir, procesar y comunicar al cliente toda la información del evento; saber lo que es importante y lo que no. Tienes que ser una persona proactiva, que aporte soluciones en cada reunión. Hay que tomar nota, tener las necesidades y objetivos claros, y sintetizar toda esa información para trasladarla al resto de equipos involucrados. Tienes que conocer muy bien cómo funciona tu empresa para guiar a los clientes y sus peticiones.

Especialmente en IFEMA, tienes que tener una “capacidad de águila”, que sobrevuela y ve todo, tanto la información que llega de dentro de tu organización, como de fuera, sin perder el control global del proyecto.

Conocer cada detalle del evento, sin perder el “todo”…

Hay ciertos aspectos de detalle técnico, como por ejemplo con las telecomunicaciones, sobre los que no es necesario tener un conocimiento completo, pero sí tener claro qué posición ocupan en el evento.

Sin duda tienes que conocer todas las partes que forman un evento, como las normativas de seguridad, propias y externas; necesidades técnicas y de montaje básicas… principalmente en citas internacionales, que repercuten en legislación. Con el paso del tiempo te vas nutriendo de mucha información, muy útil para ese valor de consultoría que aportas.

IFEMA es un recinto muy grande y muy complejo

La parte positiva de esto es que podemos acoger los eventos más grandes e importantes de España, gracias a los “espacios XXL”; pero sí, es un lugar complejo de coordinar. Sin embargo es ahí donde la figura del Project Manager ocupa un papel indispensable.

La información, lo más preciado de un Project Manager

El Project Manager examina y valora todas las fases del evento. Este control permite tomar decisiones de mejora, a medida que se va desarrollando, además de gestionar los imprevistos para evitar cometer graves errores.

Existen acontecimientos y/o problemas que se producen y que no puedes predecir, que son ajenos a la organización. Yo siempre creo que todo lo que puedas tener controlado con antelación, te será útil cuando tengas algún tipo de problema, ya que en ese momento te sumes en un caos y tienes que hacer frente a ese imprevisto. Es importante tener atados todos los cabos y para eso es necesario conocer muy bien el negocio, el recinto y a tu cliente.

Tengo un cliente que siempre me dice: “Murphy viene a todos los eventos”, y qué razón tiene.

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