El Protocolo en los negocios

Eventos con personalidades requieren una aplicación perfecta del protocolo. Explicación de esta importancia… y unos consejos sobre este tema esencial.

No debemos entender la comunicación sólo como un elemento «fashion» de la empresa y alejado de sus objetivos comerciales. Las herramientas de relaciones públicas quedan enmarcadas dentro de las políticas de comunicación empresarial y por ende en el márqueting mix de la empresa y por tanto, son un recurso para activar el sentido comercial de la organización a partir de acciones de notoriedad de marca, fidelización de cliente, apoyo a la acción comercial, consolidación de cuotas de mercado, entre otras muchas.

Si hablamos de relaciones públicas, de organización de eventos, es fácil llegar a hablar de protocolo; y al hacerlo, muchas veces, tenemos la tendencia a pensar en recepciones oficiales, audiencias ministeriales o visitas de altos mandatarios, pero el creciente protagonismo de la empresa en la vida pública ha dado como resultado, que sus dirigentes sean más conscientes de que su imagen empresarial y las acciones y actitudes que la proporcionan, son elementos de gran importancia para los negocios… pensemos, pues, que el protocolo va a estar más cerca nuestro que antes.

El actual presidente de la República Francesa, el Excmo. Sr. Jacques Chirac, dice del protocolo: «El Protocolo es también una forma concreta de ejercer el poder». .

La política es parte de la cultura de casi todos los países y, como tal, está presente los 365 días del año en nuestra vida. La empresa, las organizaciones privadas en general, son actores de esta sociedad y por eso mismo se relacionan cada día más con los poderes públicos, a la vez que se abren a la cultura a partir de políticas de corresponsabilidad social.

Los profesionales de la comunicación, o sencillamente aquellas personas que se encargan de «estas cuestiones», en una empresa, se encuentran hoy ante la necesidad de organizar un evento especial: logística, invitaciones, elementos de entretenimiento, la imagen de la empresa y, a veces, el Protocolo.

El primera paso en las relaciones protocolarias será el de invitar a una autoridad a nuestro evento. Una carta es suficiente, es tan sencillo como invitar a otro tipo de personas, aunque la respuesta a la misma no siempre lo es. A partir de este momento deberemos hacer un seguimiento minucioso de dicha invitación. Ponernos en contacto con el gabinete de protocolo del invitado, acordar fechas y horarios de celebración del acto, otros invitados, ordenamiento de los mismos, montaje de las mesas, orden de parlamentos, seguridad y otros muchos elementos deberán ser pactados con este invitado y la institución que representa.

Siempre hay algo en lo que no pensaremos al hablar de cuestiones protocolarias. Por ejemplo:
– ¿Hemos pensado si los escoltas de seguridad de la autoridad invitada tienen que tener reservada una mesa especial durante la cena del evento previsto, cual?.
– ¿Sabemos cual es la agenda del día de la autoridad invitada? puede ser que llegue tarde, o no llegue o deba marcharse antes de tiempo; y no se sabe hasta el mismo día, por eso es tan importante establecer unas buenas relaciones con su Jefe de Protocolo.
– ¿Hacían falta banderas en este evento? y ¿donde debemos colocarlas?.

Estas y otras cuestiones son las que hacen interesante e importante tener conocimiento de los entresijos del protocolo; ya que si nos hace falta la bandera de Polonia, por ejemplo, no debe ser fácil encontrarla un Sábado, a no ser que se nos ocurra llamar a la Embajada o al Consulado más cercano para pedirles ayuda. Como en muchas otras profesiones, no todo está escrito. El sentido común y la creatividad son dos buenos aliados.

¿Por qué todo esto? Esta debería ser siempre la cuestión a plantearse antes de invitar a una autoridad, pero llegado el caso, sabemos que perseguimos con ello una mayor notoriedad de nuestro evento, que sumado a las acciones paralelas que emprendamos con los medios de comunicación, van a dar a nuestro evento un efecto multiplicador que nos permita hacer llegar el mensaje de comunicación (Imagen Corporativa, marca, producto, etc.) a un mayor número de públicos, que los «cautivos» en nuestro evento.

Dejarme comentaros una cosa. No es todo tan sencillo como parece. Normas, leyes, usos y costumbres conforman el rebuscado mundo protocolario y no hay donde aprenderlo. El profesional del protocolo sigue siendo, hoy en día, un hombre / mujer de oficio, que ha aprendido trabajando cada día a partir de errores y aciertos.

Hace unos meses se presento en Barcelona la Escuela Internacional de Protocolo (hay otros centros en la ciudad que imparten Master, postgrados, o estudios parciales sobre protocolo,3), este hecho refleja esta creciente presencia de la empresa y las organizaciones privadas en la vida pública de nuestro país y, finalmente, nuevos y viejos profesionales de la comunicación podremos aprender y reciclarnos en el interesante mundo del protocolo.

Creado por Francesc Corbero, asesor de protocolo