El potencial de los eventos virtuales

¿Por qué virtuales?
Se ahorra en viajes, en tiempo, en dinero. Puedes llegar a un mercado mucho más amplio y distante geográficamente; eliminas barreras temporales, aprovechas todas las ventajas del medio online como mostrar vídeos, o tener conversaciones en tiempo real, intercambio de datos e información instantánea (y sin gastar papel), no paralizas todo un departamento para que asista a una feria,…

Plataformas
Un evento virtual debe ser accesible fácilmente. Asegúrate que les proporcionas el password y el username, y que no tienen problema para acceder a ellos. Los asistentes deben poder entrar con un simple click y una vez dentro, moverse libremente con el ratón y no sólo las teclas de dirección del teclado.

La plataforma del evento debe ser compleja en permitir tanto los organizadores como los asistentes a actualizar y acceder la información. Asegúrate que tengan la configuración desde sus ordenadores, y el software y las aplicaciones (facilítales las descargas si no las tienen en la plataforma) para una experiencia fluida: en navegación, bajarse archivos… Y hazla atractiva creando avatares personalizables por cada usuario.

Tiene que ser modificable en todo momento el mobiliario, archivos, y demás, por parte del usuario. Como que no puede haber azafatas en persona para atenderles, tiene que haber avatares que le informen y ayuden con el sistema, buscadores, y la posibilidad de varios idiomas.

Busca un proveedor de soluciones online que te ofrezca las mejores practicas para crear contenido, conseguir audiencia, gestionar el evento, evaluar y hacer un seguimiento del evento a posteriori.

Eventos formativos y networking
Además del número y variedad de gente que puede asistir a estas conferencias o seminarios, la información y los métodos se apoyan en varios formatos (vídeos, podcast, presentaciones online, encuestas). Muy aplicable también para eventos internos de formación, por ejemplo, para formación en ventas, especialmente cuando la fuerza de ventas está dispersada geográficamente.

Aprovecha las 24 horas del medio online para potenciar las oportunidades de networking entre los asistentes. Además, las tarjetas de presentación online pueden contener archivos de audio, imágenes, CVs, etc.

Piensa en las aplicaciones del Web 2.0 para el networking social y aplícalo, en la medida de lo posible, al mundo de los negocios.

Ferias
Como en una presencial, tiene que tener stands que los visitantes pueden ver y chatear con los expositores. Incluye demostraciones virtuales de productos y servicios, archivos descargables, y consigue un buen número de visitantes, por ejemplo, sorteando regalos. Y como en las reales, debes hacer atractivo tu stand, con gráficos, imágenes y demás soluciones audiovisuales.

Crea un espacio común, un centro de conferencias, en el que se impartan sesiones formativas; un speaker’s corner, una zona café para networking, etc.

Y ten en cuenta que no tienes por qué organizar un evento únicamente virtual, puedes combinarlo con uno presencial, potenciando las ventajas de uno y de otro, e incrementando el valor añadido para tus asistentes.