El meeting design mejora los eventos, como nos recuerda este libro

Te hablamos de su primer libro, que nos encantó, en este artículo.

Más que un libro, es un manual de trabajo, afirman los autores, subrayando que “ofrece sugerencias de mejora para reuniones y eventos siguiendo cuarenta temas diferentes, desde los objetivos de la reunión hasta las introducciones y cierres”. ¿Qué hemos sacado?

El libro repasa las seis razones para tener reuniones (afirman que todas las razones caen en estas categorías): aprendizaje, trabajo en red, alineación, motivación, toma de decisiones y ritual. Lo primero que el libro ayuda a hacer es lo básico: entender estas razones y su importancia relativa, algo importante ya que una reunión puede perseguir varios motivos. Es importante revisarlas, incluso los autores sugieren que determines el peso relativo de cada una: ¿qué porcentaje le das a cada una de estas seis categorías? En base a esto, decidirás qué esfuerzo, tiempo, presupuesto atribuir a cada actividad.

También está lleno de casos interesantes. Por ejemplo, citan un evento donde 50 miembros de una agencia del gobierno holandés tuvieron que reunirse para mejorar su gestión de proyectos. Organizaron el evento en un bus, recorriendo el país y pidiendo a los participantes que en cada traslado tuvieran una charla con alguien diferente, sobre un tema que podía ser profesional o personal. “El bus se volvió íntimo y trajo conversaciones intensas”, dicen, destacando que las personas construyeron relaciones con muchos compañeros, algo importante para facilitar el trabajo en grupo. Como valor adicional, para una agencia pública, tener una reunión no en un hotel frío sino recorriendo el país es una excelente manera de mantenerse conectado con su propósito: los ciudadanos.

Algunas ideas frescas. Los autores siempre invitan a la reflexión, cuestionando nuestras formas estándar de trabajar y aplicar la ciencia sobre cómo funcionan los humanos. Os traemos estos cinco ejemplos:

• Dedica tiempo a entender el problema. Nos encanta empezar a diseñar, crear, organizar… demasiado pronto. Nos recuerdan que una buena comprensión del contexto, los objetivos y los participantes es clave. Por ejemplo, nos aconsejan enumerar los motivos por los que los participantes no hacen lo que queríamos, en un ejercicio de reflexión detallada y honesta. Sabes que cambiar comportamientos es un objetivo clave de las reuniones, así que asegura que entiendes bien cómo se comportan las personas hoy, por qué y qué podría hacer que cambien ese comportamiento. Esto es vital antes de empezar a pensar en tu evento.
• Haz que la gente actúe desde la misma reunión, no esperando a después. En demasiadas reuniones se habla de lo que se debe hacer y no se intenta iniciar la implementación de estos cambios. Así que, idealmente, haz que las personas comiencen a implementar los conceptos, definan su agenda o hoja de ruta para implementar esos conceptos.
• Busca más participación en la transferencia del conocimiento. Nos recuerdan que “la transferencia de conocimiento es un proceso complejo, que requiere que el receptor procese activamente el conocimiento, preferiblemente en interacción con otras personas y conectándolo con las necesidades y experiencias del oyente”. Para ello, métodos como la gamificación y el juego de roles son buenos. Se sabe que el aprendizaje experiencial es efectivo desde hace un tiempo, pero, francamente, ¿lo aplicas?
• Ir más allá del evento. Como escriben, cambiar comportamientos es difícil, y los intentos de convencer o forzar generalmente no funcionan. Tenemos que buscar maneras de influir para que las otras personas quieran adoptar ese comportamiento. Y aquí nos recuerdan algo imprescindible: cuidar el momento de “regreso a la oficina” tras la reunión. El mensaje y los métodos que quieres que sigan se tienen que comunicar cuando regresen a la oficina, por ejemplo, poniendo una checklist de lo que se comentó, en sus escritorios. O puedes enviarles a todos un SMS destacando que otras personas están ya trabajando de esta nueva manera. Tu evento probablemente esté demasiado enfocado en el día D y en palos y zanahorias, en lugar de buscar una influencia más sutil que aún se ejerce después de regresar a la oficina.
• Conecta la experiencia a los objetivos. Explican que incluso si haces un evento en un impresionante castillo, si las personas son solo espectadores, no traerán muchos recuerdos a casa. Sus actividades deben involucrar a los participantes para que experimenten el entorno (un juego de roles, un juego para encontrar algo o simplemente conectar los mensajes con el entorno).

¿Se puede mejorar algo en este libro? Bueno, puede dar una impresión de cálculo y optimización permanente, que puede chocar con la espontaneidad de los eventos. Organizar networking de una manera tan “orientada a los resultados” podría terminar sintiéndose poco natural en algunos contextos o para algunos grupos.

La serendipia sigue siendo omnipresente en los eventos y aporta mucho valor por la posibilidad de tener encuentros naturales que aportan valor (contactos, ideas, oportunidades de negocio…) que no estaban contemplados originalmente. Probablemente parte de nuestros eventos no tienen que ser “por diseño”. Esto no es una crítica a un libro que trae ideas potentes, sino un recordatorio (¡de un lector latino!) de que no todo debe planificarse, y parte de tu diseño podría escapar de esta planificación perfecta. Pero, para ser honestos, deberíamos aplicar esta forma de organizar reuniones con más estrategia, ciencia y método que hoy.

En general, se trata de una lectura obligada en una industria en la que falta método y ciencia. Es concreto, inspirador, te abre la mente cuestionando mil cosas que probablemente haces “por defecto”. Y es útil más allá de los eventos, como método para cambiar comportamientos, comunicarse de manera efectiva, motivar a las personas y muchos otros objetivos.

Para dar un sentido más amplio a su nueva publicación, los autores están organizando un “World Tour” de presentaciones en pequeño formato, una de las cuales tuvo lugar durante el MIS en Madrid y que no consistió en una explicación típica, sino como un taller práctico (de la mano de David Benítez) del que extrajeron la comprensión de cómo los organizadores ven las prioridades de sus reuniones. Luego, durante IMEX en mayo, los autores informarán sobre sus hallazgos, así como en otros eventos internacionales posteriores.

Ahora puedes (¡debes!) comprar el libro en Amazon.com, o en Amazon España o en el formulario de los autores.