El lado más ´tech´ de Evento Days, a revisión

Puede resultar curioso, pero el auténtico reto fue preguntarnos a nosotros mismos y saber respondernos a la siguiente pregunta: ¿Por qué necesitamos utilizar la tecnología en Evento Days? La respuesta está en que es por y para vosotros, sí, los asistentes. Se trata de que los participantes disfruten en un evento experiencial en el que reinan la interacción y el networking y es exactamente en este punto donde la tecnología nos puede echar una mano.

Asimismo, creemos con fervor en el principio de «KYA» o «Know Your Attendee» (conoce a tu asistentes). Por lo tanto, la tecnología no está sólo para pasarlo bien, es una herramienta que podemos utilizar para conocer mejor a nuestro público.

Por tanto, desde un enfoque algo egoista, Evento Days necesita a la tecnología como herramienta para medir su eficacia. Como organizadores y meeting owners debemos conocer nuestro desempeño y asegurarnos de que estamos generando negocio, así como ser conscientes de todo lo que estamos haciendo bien o mal.

Basándonos en todo esto, diseñamos un «kit tecnológico» al que llamamos «Evento Days Tech Box». ¿Y qué había dentro de esa caja? Cinco elementos o soluciones tecnológicas: el sistema de registro y cita previa online, la app con la integración de beacons, sondeos on-site con un iPad, sondeos a través de la app y las redes sociales del grupo.

Veamos cómo ha funcionado todo esto

El hashtag #eventoDays se hace viral: la estrategia de redes sociales de evento Days 2015 estaba basada en el Twitter. #EventoDays recogió 1.159 tweets a lo largo de los dos días del evento. 169 tweets originales, 623 retweets y 358 enlaces e imágenes compartidas han generado un tweet reach de más de medio millón de usuarios.

Una App bastante funcional: evento Days 2015 App diseñada por EvenTwo resultó ser una solución para dar a conocer el contenido formativo del showroom. Los participantes parecían estar muy enganchados a consultar los horarios de las sesiones formativas a través de la agenda disponible en la app del evento: esta fue la sección de la aplicación más consultada por los usuarios después de la página de inicio.

Por lo contrario, las herramientas de networking y de comunicación de la app no fueron tan intensamente utilizadas y tan sólo la mitad de los usuarios de la app (53%) se registraron para poder tener acceso a dichas secciones específicas.

En cuanto a los beacons que se integraron en la app gracias a la colaboración con TapTap, hicieron posible crear el mapa de calor de evento Days, para que tanto participantes como los organizadores pudieran ver los puntos del showroom con más «trafico» en un momento concreto.

Small Big Data: puesto que todo el mundo está tan obsesionado con el big data, en Eevento Days decidimos intentarlo. Para saber quién es nuestro asistente, expositor o, en general, quién es nuestro cliente y qué es lo que quiere, propusimos dos soluciones tecnológicas clave. Una fue el sondeo on-site con un iPad como soporte, proporcionado por Magency, a través del cual recogimos la situación del sector eventos a través del punto de vista de nuestros asistentes.

Otro tipo de sondeo fue diseñado para acercarnos a dos perfiles opuestos: los asistentes y los expositores. Unas breves y concisas encuestas estaban disponibles a través de la app hasta tres días después del evento para que pudieran colaborar de manera absolutamente libre. Obviamente, fueron incentivados a la participación con unas notificaciones