El German Convention Bureau explora el futuro de los meetings

La investigación, financiada por la Fundación de Educación de PCMA, proporciona información sobre los tipos de asistentes y los factores de éxito, así como recomendaciones para la acción. “¿Cómo crear eventos exitosos?”, fue la pregunta central de esta segunda fase. Para contestarla se identificaron nueve megatendencias (una megatendencia dura más de 10 a 20 años y afecta significativamente la vida personal y profesional) como la feminización, la movilidad o la sostenibilidad, entre otras. Pero las dos tendencias clave son la tecnología y la globalización. Las reuniones de mañana conectarán a las personas cara a cara y digitalmente, y todos deberíamos estar preparados para eso. 

¿Cómo crear eventos exitosos? La respuesta, en pocas palabras: se centran en la transferencia de conocimientos, así como en elementos sorprendentes o disruptivos que provocan un cambio, y responden individualmente a los requisitos de los diferentes tipos de asistentes.

Seis tipos de asistentes y seis factores de éxito. Agrupando datos sociodemográficos y una serie de índices, crearon seis tipos de asistentes, que representan diferentes grados de conocimiento tecnológico, comportamientos de comunicación, responsabilidades laborales. Dependiendo del tipo de asistente, la edad y el género también entran en juego. Los datos se utilizaron para identificar seis factores de éxito para los eventos. 

¿Qué crea la satisfacción? La satisfacción como factor ‘meta’ está muy influenciada por dos factores: la transferencia de conocimiento y la disrupción. Los asistentes están contentos si aprendieron algo nuevo que pueden aplicar en su trabajo y si los eventos los sorprenden o desencadenan cambios. Las redes, la interacción y las tecnologías digitales son otros factores de éxito. 

Recomendaciones para la acción: Una checklist para organizadores de reuniones y conferencias. Basado en los tipos de asistentes y los factores de éxito, el estudio desarrolló una serie de recomendaciones para realizar eventos con éxito, como por ejemplo:

• Un soporte enfocado a los asistentes más introvertidos o menos expertos en tecnología.
• Consejos para crear eventos que logren un equilibrio entre el tiempo dedicado a la organización y lo que se obtiene de ellos.
• El uso de nuevos formatos y tecnologías, así como ayuda en la visualización y formatos interactivos para fomentar la transferencia de conocimiento. 

Y habrá más… Matthias Schultze, director gerente de GCB, destaca: “Cómo nuestro análisis ha demostrado, la transferencia de conocimiento es importante en los eventos. En base a esto la tercera fase de investigación ‘Future Meeting Space’ se centrará en el papel principal que desempeñan los eventos como marcadores de tendencias para los negocios y la ciencia”. Tuve ocasión de hablar con Matthias en Pittsburgh. 

¿Por qué lanzaste este proyecto? 

Pericles dijo que “no es nuestra tarea predecir el futuro; nuestra tarea es prepararnos”, y eso es lo que estamos haciendo. Creamos una hoja de ruta para la industria alemana de reuniones para prepararla para el futuro. 

Entonces, ¿es un objetivo educativo, más que promocional? Pero se ha convertido en una gran herramienta de promoción, ¿no es así? 

Sí, porque la gente ve que cuidamos el futuro y estamos generando ideas y conceptos innovadores para sus eventos, ven que los proveedores se están preparando para el futuro y esto es un gran valor para sus eventos. 

¿El proyecto continúa? ¿Habrá nuevas fases? 

Sí, siempre identificamos nuevas fases. En la primera fase, nos enfocamos mucho en la arquitectura, en cómo la movilidad tendrá un impacto en la industria, así como en el diseño de los espacios para reuniones. La fase 2, que acabamos de completar, se ha centrado en el asistente, sus comportamientos, hábitos de aprendizaje y estilos de aprendizaje, y cómo impactarlos. Ahora estamos definiendo la tercera fase. 

Su proyecto ha definido métricas para ser rastreadas en los eventos, algo muy necesario. ¿Recolecta información sobre estas métricas en varios eventos para comprender cómo les va? 

Sí, estamos trabajando en medición. Sabemos que los datos serán la clave del futuro. Y estaremos listos para compartirlos con los demás.

 ¿Cuál sería la clave de aprendizaje de este proyecto? ¿De qué deberían ser más conscientes los profesionales? 

El cambio es la nueva normalidad, y tenemos que estar listos para cambiar todos los días, ese sería mi aprendizaje clave de estos cinco años de investigación.