El futuro del cara a cara en eventos

Ahora parece que estamos ante la búsqueda de nuevos espacios y lugares para nuestras reuniones. ¿Por qué esta fiebre por dar con nuevos lugares si los espacios para meetings no han cambiado sustancialmente en siglos? ¿Por qué ahora?

En los próximos 30 años la población envejecerá como no lo había hecho nunca. Esto quiere decir que los espacios recibirán a personas de todas las edades y que la media de edad aumentará. Así, los espacios tendrán que ser funcionales y adaptarse a recibir a asistentes de cinco generaciones; con las consideraciones de mobilidad, visión y aspectos sanitarios que ello conlleva en el diseño y a estructura.

Otro cambio sustancial se dará en la forma de viajar -los costes de desplazamiento aumentarán y habrá mayores alternativas a la presencia onsite del evento. Esto hará que haya mayor competencia entre los espacios para eventos. Destacar y mostrar el valor de los eventos presenciales para generar negocio serán las claves del éxito.

Danos un ejemplo de cómo puede ser el futuro en ese aspecto.

Desde el campo de la investigación el futuro pinta hiperconectado a través de los medios digitales como una parte totalmente integrada en la forma en que tenemos de comunicarnos y vivir, además de una forma cada vez más inmersiva.

Con este panorama los eventos cara a cara tienen que aportar un gran valor real para poder competir. Esto significa centrarse en conectar emocionalmente con el asistente, que sea un momento para poder aprender poniendo en práctica y entrar en acción, una experiencia personalizada y más involucración con el contenido de la reunión por parte de los participantes (ya sea a través de la cocreación o incluso con la interacción a través de plataformas digitales).

El post-evento también será clave para mantener el aspecto relacional a lo largo del tiempo, construir comunidad adaptando los contenidos para fomentar este networking y mejorar la lealtad y compromiso de cara a futuras ediciones del evento.

El sector necesita innovación, pero en la práctiva todavía es reacio al cambio. ¿Cómo se puede impulsar esta innovación?

Añadiría que actualmente hay incluso riesgo cuando uno se mantiene sin hacer nada, sin evolucionar. Para impulsar el cambio se pueden seguir varias estrategias (investigación del mercado y detectar la evidencia que justifique un nuevo enfoque o un testeo del mercado, prueba y error, y evaluar los resultados.

Sin embargo, si tanto participantes como promotores ven que como organizador estás intentando ofrecer un evento diferente, algo nuevo que encaje con el propósito de la acción, estarán más predispuestos a asimilar esa innovación. De todas formas, antes de poner en práctica cualquier innovación, la clave no está por solventar el riesgo, sino cuestionar si la nueva idea cumple con los objetivos del evento.

La innovación viene de aquellos que miran más allá de lo convencional. Mirar lo que hacen otros meeting planners no es la solución. Hay que buscar la inspiración tanto dentro del sector como también fuera. Por ejemplo la industria digital que crea experiencias en directo para generar comunidad y seguidores; las empresas de reatil online que destacan la personalización de los productos que ofrecen por web; los medios de comunicación convencionales que sacan sus programas de prime time a sus webs para que sean visualizados bajo demanda; programas formativos de universidades que ofrecen sus cursos e investigaciones en plataformas online (MOOCs – Massively Open Online Courses).

El organizador de eventos puede reimaginar y dar una vuelta a estas tendencias de otros sectores para reformular el formato y contenido de sus eventos.