Eduardo López-Puertas nos cuenta la experiencia del evento del año 2019

¿Ha sido el mayor logro de la historia de Ifema?

Es difícil, cada año y cada día tiene su afán. Ha habido muchos logros que han hecho posible que Ifema hoy cumpla 40 años. El nacimiento de Ifema sin duda fue en si mismo un logro muy importante en un momento en el que en España sólo se podían hacer ferias en cuatro ciudades por ley, y la democracia dio pie a ampliarlo a Madrid, permitiendo que la cámara de comercio hiciera realidad esa idea, ese sueño: montar una feria, luego el recinto ferial… Pero sin duda, ya en nuestra etapa más estabilizada, la COP ha sido uno de nuestros mayores logros, quizás no por la dimensión del evento en cuanto a número de visitantes o pabellones (ya hemos tenido varios eventos de este tamaño), pero sí en la dimensión del reto, de la visibilidad que ha dado a Madrid y a España en todo el mundo.

Supongo que fue un proceso de captación de gran evento atípico. ¿Cómo fue?

Venía de no poder celebrarse en Chile, ni por plazos en ningún país. Acogerlo en España era una petición del Ministerio de Transición Ecológica, y teníamos que demostrar que éramos capaces e ir a por ello. Recibí una llamada de la Ministra, Teresa Ribera, en la cual me dice: “estamos pensando en acoger la cumbre del clima,” y mi pregunta fue: “¿Para qué año?”. La respuesta fue: “Para este mes”.

A partir de ese momento analizamos las necesidades e iniciamos  el proceso. Primero miramos la capacidad que teníamos (no podíamos cancelar eventos ya programados), y en segundo lugar, pasamos a asegurar que teníamos la capacidad de llegar a tiempo para cumplir con todos los requerimientos que venían.

¿El hecho de que haya sido un evento previsto en otro país ha influido en vuestro trabajo?

No partíamos de 0, sino que desde Chile ya se había iniciado el proyecto. Había que traerlo aquí, adaptarlo al espacio y esto facilitó las cosas. Por otro lado, tampoco había un único interlocutor, estaba Naciones Unidas, el gobierno español y el  gobierno chileno. Por ello había que coordinar con esas tres partes para ver de qué manera se alineábamos los resultados. La respuesta por nuestra parte fue rápida, nos propusieron el reto a las a las 12:30, y a las 14:00 confirmamos con una respuesta afirmativa. Pero los requerimientos aumentaron, al principio eran 20.000m2, luego 40.000m2, y cuando volvimos a llamar, nos confirmaron 80.000m2.

El primer reto es la gestión del proyecto,¿cómo se llevó?

Trabajamos en equipo, cada departamento asumió la responsabilidad de su tarea. Teníamos una reunión diaria donde hacíamos una apuesta común con el problema, la solución y veíamos cómo podía afectar al resto de tareas. La gestión del proyecto la realizamos internamente, bajo mi coordinación. Nos hemos llevado una lección importante: cuando todo el equipo está enfocado hacia un mismo objetivo, se consiguen los resultados. He recibido notas de empleados, orgullosos de trabajar en Ifema, y eso tiene un mérito tremendo. La gente le tiene un cariño especial a esta casa, y eso ha provocado que los trabajadores se hayan esforzado sin parar días enteros, prácticamente desde el 1 de noviembre hasta el 13 de diciembre.

Os da una referencia internacional muy potente…

Sin duda. Hemos recibido cartas de felicitación de Naciones Unidas, del Ministerio y de la Presidencia de Gobierno. Es un business case de cómo IFEMA y Madrid como ciudad han sido capaces en tan poco tiempo de organizar una cumbre de esta complejidad y dimensiones. Ahora es importante que todo el mundo conozca la profesionalidad de IFEMA, de sus instalaciones, de sus profesionales.

No todo se ha celebrado en nuestras instalaciones, también ha influido la capacidad de Madrid en temas de transporte, alojamiento, la comunicación del aeropuerto es espectacular… Ahora toca pensar en retos cara a futuro, y posicionar bien Madrid como un destino MICE.

¿Qué principales retos hubo en organizar un evento de este tamaño y complejidad?

Son 40 años de experiencia organizando ferias y eventos, tenemos un equipo de profesionales que conocen perfectamente lo que funciona y lo que no.

Un tema especialmente delicado fue la gestión de la seguridad, nuestro director de seguridad tuvo que coordinarse con Naciones Unidas, con la policía nacional y con la policía municipal. En términos de seguridad tuvimos unos requerimientos específicos, porque parte de este recinto fue territorio de Naciones Unidas durante ese tiempo, como una Embajada, con lo cual IFEMA no tenía el control sobre el recinto, tampoco la Policía Nacional. Naciones Unidas tomó posesión de IFEMA, se hizo una entrega formal de las llaves e izaron la bandera de Naciones Unidas. Otro tema complejo fueron las telecomunicaciones; trabajamos con dos proveedores uno oficial y otro de backup. Nos movíamos con dimensiones de 4.000 direcciones IP adicionales para cualquier cosa (más las de backup), eso no es fácil incluso para Telefónica.

Hubo un trabajo considerable de montaje de stands, para el cual colaboramos con nuestros mejores proveedores como Marva, 4ForEverything o Servis. Tuvimos 300 azafatas, en personal de seguridad pasamos de 150 a casi 500, tuvimos que ampliar en porteros casi el doble del personal, y todo esto coincidió con el festivo del 6-8 de diciembre, fechas muy malas para contratar personal. Otra parte atípica fue la gestión financiera. Montamos una solución exprofeso para cubrir los pagos de las dietas de los participantes durante el evento, sobre una cuenta que abrió Ifema para ofrecerles ese servicio.

La gestión de prensa también fue muy importante, con más de 2.000 periodistas acreditados y medios de todo el mundo. Y la gestión de personalidades fue otro reto, entre presidentes de gobierno y jefes de estado sumamos 50 visitas además de la de Su Majestad la Reina que vino dos días, y del Presidente de Gobierno español. Este tipo de autoridades requieren mucha planificación, organización, además de seguridad para garantizar los accesos sin altercados.

La sostenibilidad del mismo evento ha sido al parecer un tema en el cual no se pudo hacer todo lo deseado

Sí, la parte de cumplir la sostenibilidad del evento en temas como la comida o los envases fue importante pero el poco tiempo no permitió conseguir todo lo que queríamos. Nos hemos cuestionado por qué tenemos plásticos si podemos evitarlos, y  hoy, hay otras alternativas. Esto nos ha ayudado, sobretodo en nuestras certificaciones medioambientales, y vamos a subir los estándares en este tema.

Aprendizajes

Hemos mejorado muchas cosas, sobre todo el trabajo en equipo. Si se trabaja en equipo, todo es posible. Hemos mejorado en los procedimientos internos de control de seguridad, hemos aprendido en temas de ciberseguridad, hemos triplicado los sistemas para evitar cualquier fallo. Todo esto permite subir la cabeza y decir: podemos asumir muchos proyectos más.