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¿Dónde se sienta la gente, y qué impacto tiene en el evento?
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El montaje de la sala es un elemento esencial de cualquier reunión pero... ¿cuáles son sus claves? ¿Cómo reaccionan los asistentes ante varios tipos de montajes? En el Event Innovation Summit, MPI condujo con Grupo eventoplus un experimento en directo para ver cómo la gente vive el montaje de una sala, y comparamos los aprendizajes con los de un experimento parecido llevado a cabo en EEUU.
Para realizar este test, y bajo la batuta de Sandrine Castres, presidenta de MPI España, una sala del EIS incluía varios tipos de montajes (una parte cabaret, una parte teatro, una parte imperial, una parte más chillout con sofás…) con la idea de ver dónde se sienta la gente, dónde se queda más tiempo, y quién participa más. A media mañana se cambió el montaje para evitar que las observaciones no fueran debidas a la ubicación en la sala, sino efectivamente al tipo de montaje.
Primer aprendizaje: no somos americanos…
Seamos francos: una idea de encontrar una «verdad universal» sobre qué montaje provoca qué actitud o participación no se materializó. La audiencia se comportó de forma radicalmente opuesta a la observada en EEUU, algo que tiene su lógica: los norteamericanos tienen una actitud diferente de la nuestra, extrovertida, participativa, «comunitaria», en cuanto están en una evento. La participación se hace de forma mucho más natural.
¿Qué observamos en el EIS?
Las zonas ocupadas primero han sido las de escuela seguida de cabaret… con unos matices:
– La gente que llega en grupos no se separa; se tiende a sentar en grupos que «ocupaban» las mesas en cabaret, buscando una zona de confort más que una conexión con personas nuevas.
– La gente sola se sienta sobre todo en teatro (el formato más anónimo, y generalmente poco participativo).
– La gente se sentó poco en las zonas chillout
– un formato que a pesar de estar bastante de moda, parece no tomarse muy en serio.
– Se sentaron en la mesa imperial profesionales más senior en general – parecía impresionarles menos. Esto contrasta con lo observado en Dallas, donde ganaron como zonas preferidas (donde la gente se sienta en prioridad) la chillout, la imperial, seguidas de escuela y cabaret, teatro (nuestro ganador) quedando a la cola.
¿Zonas con participación?
Resulta difícil analizar qué tipo de montaje provoca más participación. En Dallas, las zonas con mayor participación fueron la chillout, seguida de la imperial / cabaret, y finalmente el teatro. En el EIS, la zona central, donde se hallaba la mesa imperial, ha sido la más activa… pero esto se puede deber también al perfil senior de la gente que se sentaba allí.
¿Aprendizajes? La gestión de la interactividad en reuniones sigue siendo un reto. La elección de dónde sentarse sigue respondiendo ante todo a cierta prudencia, deseo de no destacar y de no verse en una situación donde tendremos que participar o conocer gente nueva.
El EIS incluyó desde actividades de calentamiento para que la gente se relaje al empezar el evento y se quite el factor miedo que muchos tienen y que impide participar. También incluyó muchos talleres, que ponen a la gente en una actitud más activa. Pero hace falta más para convertirnos en americanos. Seguirá… (¡en el Meeting & Incentive Summit!).
