Destino España: cómo organizan los extranjeros eventos en nuestro país

Estamos cada vez más en las shortlists

Los clientes nos tienen en su radar, según nos comentan agencias extranjeras, y nos sitúan cada vez más en su shortlist de tres destinos preferentes cuando lanzan una RFP. Muchos, dicen, se ven atraídos por el clima, la gastronomía o nuestras infraestructuras para eventos. En España ¡casi todas las ciudades tienen palacios y centros de convenciones! (a veces demasiados, ya sabemos…). Entre otros motivos, menos obvios, nos encontramos con que nos eligen también por la red de proveedores (según la agencia alemana JOKE Event, nuestros proveedores funcionan mejor que en otros países europeos) o incluso porque somos un “mercado líder” en concreto en su sector.

Escoger destino en España estratégicamente

Los eventos buscan ciudades relacionadas con su saber hacer, sus valores, el tipo de especialistas que juntan (el tema del legado, nueva clave en eventos). Por esto, la conferencia WindEurope se va a Bilbao, por considerarlo “leading market” en energía eólica. Para Oliver Wikes, COO de la asociación WindEurope, pesa más la relevancia del mercado en el destino y los skateholders (otras asociaciones de energía, actores industriales…) que la propia accesibilidad, reconociendo que en Copenhague lo tienen más fácil.

Para la asociación de radioterapia ESTRO el impacto local (o legado) pesa un 60% de los criterios de elección del destino de su congreso (es decir, la capacidad del congreso para estimular un uso adecuado de la radioterapia y así curar a los pacientes y, por tanto, salvar vidas, un KPI que siguen y que calculan post-evento). Su CEO Alessandro Cortesse nos cuenta: “Hacemos nuestro análisis basándonos en criterios, tanto técnicos (tamaño del venue, logística, etc.) como de situación médica, para determinar si podemos tener el impacto sanitario local que deseamos. En base a eso obtenemos una lista de destinos, nos ponemos en contacto con sus convention bureaus y les proponemos participar en el concurso, y que necesitaremos que tengan (o faciliten) contactos respecto a la parte de legado, así como la capacidad de movilizar recursos locales más allá de los puros actores MICE”.

Innovaciones soste en agencias extranjeras que no vemos en España

Los clientes también buscan (más que el cliente nacional) “que sea sostenible en términos de medios de transporte, proveedores siempre locales, ahorro de agua…” nos comenta Juan Miguel Caldentey, managing partner de maximice events group. ¿Un ejemplo? La alemana VOK DAMS ha lanzado una política de catering vegetariano, sugiriéndolo sistemáticamente como primera opción. ¿Qué dicen los clientes? “Lo aprecian, es una manera de que lo prueben y da inicio a la conversación sobre este tema tan importante”, según Colja Dams, director de esta agencia líder en Alemania.

¿La mayor dificultad?

Se exige hoy una reactividad increíble. De planificar con nueve meses de antelación, MCI Group admitía haber pasado a tres meses con las consiguientes consecuencias en términos de disponibilidad, oportunidades de negociación, costes, gestión de personal… La demanda actual supera muchísimo la oferta y algunos DMC, como maximice events group, nos comentan la lucha por concienciar al cliente internacional de efectuar los pagos lo más rápido posible. 

El reto de crear y diseñar proyectos sin demasiada concreción

Podríamos pensar que ante un evento como la Cumbre de la OTAN se trabaja con un briefing clarísimo y con todo lujo de detalles… pues no: sobre la mesa solo había pautas genéricas. “La singularidad del evento, que hace que su coordinación y organización fuese más compleja, es que los requerimientos no estaban absolutamente bien definidos”, nos contaba Carlos Jiménez, director de operaciones de IFEMA, encargado de coordinar todo lo relacionado con telecomunicaciones, sistemas y parte técnica del evento. IFEMA MADRID y su partner Servis tuvieron que diseñar íntegramente el proyecto: distribución, planimetría, construcción… Orientaron la forma de responder a las demandas de un evento de estas características, ante el carácter muy abierto de las especificaciones de necesidades. El proyecto se validó primero a nivel nacional con la Unidad de Coordinación; hicieron una serie de cambios y, paso a paso, se fue validando con el cliente (la OTAN).

Hablemos de dinero…

Al parecer seguimos siendo muy competitivos en precios, respecto al resto de Europa, pese a la inflación y la alta demanda postpandemia. “El mismo evento en París les sigue costando tres veces más y, además, a ciertos clientes, por ejemplo, los canadienses, les compensamos por el cambio de moneda” (Ovation DMC). “Las tarifas en concreto del catering son realmente mucho más bajas que en Ámsterdam o Bruselas (agencia Building on Events).

¿Tarifas hoteleras abusivas?

Oímos como los comentarios se repiten en el sector y, alto y claro, nos lo confirma Christian Seidenstücker, CEO de la agencia alemana JOKE Event: “creo que los hoteles no se están haciendo ningún favor con la actual política de precios, está siendo muy difícil y agotador para todos nosotros, esperamos que esto termine en el próximo año y que se acabe por completo en 2024 como máximo”.  Para intentar “suavizar” esta problemática los Convention Bureaus se erigen como mediadores claves trabajando codo a codo con el gremio de hoteles. Christoph Tessmar, director del Convention Bureau de Barcelona, nos comentaba que a pesar de no poder entrar en temas de precios sí que intentan presionar, junto con el gremio de hoteles, por el bien de las candidaturas y los eventos.

El gremio de hoteles también ayuda a conseguir los cupos necesarios. Así fue cómo el Madrid Convention Bureau pudo bloquear en dos días más de 5.000 habitaciones para la COP25. De este modo, “se facilitó la estancia tanto al personal de Naciones Unidas, las delegaciones de los diferentes países y los miembros de distintas ONG y entidades sociales” según André Vietor, managing director de Bco Congresos. Otros optan por recurrir a su equipo global de compras de hoteles (MCI Group), a un housing agent (como la asociación WindEurope) o nos reconocen como Ivo Franschitzm, managing director de Enited, directamente buscar otras alternativas de alojamiento más allá de los hoteles.

Trío de ases: agencia-DMC-Convention Bureau

Ciertos eventos extranjeros entran en nuestro país mediante agencias que se dirigen automáticamente al venue y a los hoteles. Así funcionan las agencias que tienen equipos, redes u oficinas aquí que ya controlan la zona (MCI Group, VOK DAMS, JOKE Events…) o aquellas cuyos clientes tienen acuerdos a nivel global de larga duración con el hotel y/o venue.

Los convention bureaus aparecen como los asesores por excelencia: dan todo tipo de recomendaciones (cuando los clientes extranjeros les contactan) y ayudan a las agencias como un co-stage designer (así los define Ivo Franschitzm). Siempre echan una mano en complicados temas legales: “son nuestro link con los gobiernos locales para saber si es posible, y cómo es posible, organizar los eventos locos que nos piden”, nos comentaba Claudia Köhler, Corporate Vice President en VOK DAMS. Igualmente, cuando entra una candidatura, gestionan, coordinan y preparan el documento de la propuesta para que la ciudad gane ese evento, bloqueando lo que haga falta con antelación.

Sus decenas de acciones, fam trips, promoción, presencias en ferias… explican en cierta parte el éxito de nuestro país en MICE. Cuando entrevistamos a la directora de la Sociedad Europea de Cardiología o a la de ESMO (como ejemplos de organizadoras de dos de los mayores eventos del continente) destacaban la labor impecable de nuestros convention bureaus. ESMO, por cierto, como nos confirma IFEMA, repetirá por tercera vez en 2023.  A la hora de ejecutar las ideas “en tierra” y gestionar a los proveedores entran en juego los DMCs trabajando a dúo con la agencia que los elige a distancia considerándolos “el mejor experto local”, como nos decía Carine Marouteau, CEO de Livestory. ¿Un ejemplo de lo irremplazables que pueden llegar a ser? Tras la buena experiencia con la final de la Champions en Madrid en 2019 el cliente les pidió a Ovation DMC replicar lo mismo en París (¡fuera de España!) en 2022.