De las pirámides a Manhattan: cómo trasladar una convención de 700 personas en pocas semanas

Si por algo se caracteriza nuestro sector, es por tener que hacer frente a los imprevistos, así que hubo quien en un tiempo récord consiguió hacer milagros. Fue el caso de Iré Viajes, que tenía prevista la Convención de Vida de Catalana Occidente en Egipto para 700 personas y que logró cambiar las pirámides por Manthattan con una maratón de gestiones que afectó a hoteles, vuelos, venues y proveedores.

Su subdirectora Mercedes Monteys nos detalla la aventura: «Habíamos empezado a trabajar el programa en julio del 2009, cuando hicimos la primera prospección para visitar hoteles y barcos en el Nilo, en 48 horas visitamos los mejores 33 barcos, unos en Luxor y otros en Aswan: fue agotador. De esos escogimos ocho barcos y el hotel Conrad como sede en el Cairo. Hicimos una nueva prospección en la que definimos el programa definitivo en febrero 2010, y firmamos los contratos y negociamos».

Y añade: «Nunca tenemos seguros de cancelación globales, pero para cada servicio hacemos contrato, y en las cláusulas nos intentamos cubrir para casos de fuerza mayor, etc. En este caso por ejemplo el cliente tendrá muy pocos gastos por cancelar su convención a menos de tres meses vista; solo se perderán algunos pagos realizados a tipo de permisos especiales para las cenas que queríamos hacer en las pirámides y Luxor».

Una estrecha red de colaboradores y proveedores, vital

Con la revolución llegó el problema. Tras días de estar pendientes de las noticias, decidieron cambiar de destino dos meses antes del evento. Egipto estaba envuelto en un ambiente turbulento, así que la agencia se encontró buscando otro destino a última hora.

Se pensó en Londres, pero la mala suerte hizo que las fechas coincidieran con el enlace real, y por tanto todos los hoteles y venues estaban llenos a rebosar. «En la medida de lo posible debíamos mantener las fechas, y de ahí empezó nuestra agonía para encontrar un destino atractivo y con un alto nivel de actividades», explica Mercedes.

Y no cualquier sitio… Cuando uno ha anunciado cenas en las pirámides, visitas privadas al Museo del Cairo, almuerzos en Abu Simbel y cena de gala en el templo de Hatsetsup, ¿qué les ofreces que no desmerezca? Hay un lugar que puede hacer olvidar cualquier cosa: Manhattan.

Mercedes detalla el via crucis: «Miramos Rio de Janeiro, Chicago y Nueva York… En Rio y NY esta convención ya se había hecho pero hacía más de dos décadas, con lo cual se podía repetir. Conocemos Nueva York muy bien, y era una buena opción. Lo primero que hicimos fue llamar a todos los proveedores que conocemos para ver disponibilidades. No era fácil porque para comer, por ejemplo, el grupo estaba dividido en tres así que necesitaba que los restaurantes no tuvieran reservas tres días seguidos y nos cogieran a 240-250 personas durante tres días. Conseguimos que dos de los restaurantes movieran algunas de sus reservas para podernos dar la exclusividad, y lo mismo logramos con la compañía de helicópteros, que cambió sus reservas».

Diez días de infarto para convencer al cliente y mantener las reservas

Pero había que atar muchas más cosas: «Conseguimos 750 entradas para llevarlos a ver el musical de El rey Leon, alquilando toda la platea y poco más, y para nuestra cena de despedida conseguimos reservar el Museo de Historia Natural de Nueva York, un lugar único. Todo esto lo hicimos directamente, sin DMC, lo que nos supuso diez días de infarto porque en cuanto nos cuadró el programa, hubo que convencer al cliente, salir volando de prospección y que todos los proveedores nos aguantaran las reservas a la espera de que se tomaran las decisiones pertinentes.

Entre estas conectamos estupendamente con el equipo de ventas y eventos del Hotel Waldorf Astoria, que involucró a todos los departamentos para cuadrar todos los servicios que necesitábamos. Nunca en 20 años montando viajes de incentivo habíamos montado uno para 700 personas en tan poco tiempo, enviábamos los emails y al ser América nos quedábamos muchos días hasta las diez de la noche…».

Noche de gospel para los premios de la convención

El programa, del 30 de abril al 5 de mayo, incluyó una primera cena en los salones Starlight Roof y Palm del Waldorf. Al día siguiente los asistentes se dividieron en grupos, uno de los cuales, de 230 pax, voló en helicópero, mientras otros 232 visitaban el Alto Manhattan y otras 228 personas Little Italy y Chinatown.

En las mañanas posteriores los grupos fueron rotando de forma que cada uno de ellos hiciera todas las actividades. El Sequoia, el Boathouse y el SPQR -especializados en marisco, cordero y comida italiana respectivamente- fueron los restaurantes entre los que se repartían, y se escogió un horario muy español: las 14h.

El martes se celebró una primera cena de gala en el Grand Ballroom del Hotel Waldorf Astoria, que incluyó la ceremonia de entrega de premios y estuvo organizada por Talisman. Contaba con un escenario de lycra tensado, retro iluminada con tecnología LED y una pantalla de 6×4 metros con un proyector de 18.000 lumens que sirvieron como telón de fondo e iluminaron la noche, mientras que un grupo de gospel puso la nota artística.

Después de su exhibición y la entrega de premios, una cortina de globos cayó en la sala para anunciar el fin de la gala. Durante la tercera noche, el grupo salió a navegar para descubrir Nueva York desde el Hudson en el Spirit NYC y el Spirit New Jersey, que se contrataron en exclusiva, y la siguiente se dedicó a disfrutar del musical y de una cena en tres restaurantes típicos de carne, Morton´s, Gallagher´s y Chris Steak House.

La culminación del viaje fue sin duda la espectacular cena de gala en el Museo de Historia Natural de Nueva York, venue que hasta ahora nunca había reservado ninguna agencia española. El espacio escogido para la cena fue el Milstein Hall Of Ocean Life, con su característica ballena colgando del techo. La noche se amenizó con un espectáculo a cargo de Talisman.

¿Conclusión? Todo es posible en nuestro sector… y nos recuerda una vez más la necesidad de ser rápidos y eficaces frente a los imprevistos, así como de mimar nuestra red de proveedores y colaboradores para poder reaccionar en el peor momento./ Neus Duran