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Cuatro piedras con las que seguimos tropezando en el sector de eventos
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Por Elena Monsalve
¿Alguna vez has asistido u organizado un evento en el que tan solo un pequeño cambio habría evitado algún que otro imprevisto? Somos un sector atrevido, incorporamos las últimas tecnologías y creamos experiencias únicas, pero parece que hay ciertos aprendizajes que nos está costando interiorizar… Nos encontramos en constante evolución pero de vez en cuando, alguna que otra piedra que ya conocemos muy bien nos hace frenarnos levemente. Aquí os mencionamos cuatro errores que seguimos cometiendo en el sector y os invitamos a reflexionar sobre la necesidad de adaptarnos al entorno y la audiencia.
Miedo a innovar
Somos un sector innovador y creativo, pero también nos acomodamos. Cuando algo nos funciona (después de muchos intentos fallidos), nos agarramos a ello como a un clavo ardiendo. Debemos encontrar el punto intermedio entre ir a lo seguro (aquello que sabemos que funciona) y arriesgarnos para mejorar. Centrarnos demasiado en una sola idea o metodología frena nuestro crecimiento. Además, intentar repetir algo que fue maravilloso no suele ser muy buen idea… ¿Alguna vez has vuelto a una ciudad de viaje para revivir un momento memorable en tu vida? Habrás comprobado que no solo no reviviste aquella situación, sino que también arruinaste tu recuerdo. No cometamos en el error de hacer que nuestros asistentes pasen por lo mismo, especialmente en ediciones diferentes del mismo evento. Cuando descubrimos algo que funciona, tenemos una oportunidad increíble para superarnos a nosotros mismos, ser creativos e innovadores y sorprender a nuestro público. Lo ha hecho el salón del Bourget en su última edición con el nuevo Paris Air Lab de la mano de Hopscotch. Sigamos creando con inteligencia y no caigamos en la tentación de lo conocido…
Ignorar la Ley de Murphy
Esta ley, que mencionamos cada vez que salimos con sandalias en un día lluvioso o se nos cae la tostada por el lado de la mantequilla, no parece tener el mismo impacto en nuestras prácticas del día a día como organizadores de eventos. Si algo puede salir mal, prepárate para que salga mal. Si bien es cierto que hemos mejorado en los últimos años y ahora preparamos una “opción B” mucho más a menudo, todavía nos dejamos llevar por la seguridad que nos da nuestro plan de gestión del evento, y el plan de contingencia lo solemos dejar en un segundo plano. Tener un generador para afrontar posibles apagones no es suficiente. De hecho, lo que suele salir mal es aquello para lo que no nos preparamos tanto; detalles que, por muy insignificantes que parezcan, tienen un gran impacto en el resultado final. Evaluar riesgos, ensayar, no dejar nada para el último minuto, informar a todo nuestro equipo del plan de contingencia y asignar una persona que se centre en prepararnos para lo peor, son acciones sencillas que nos podrían evitar muchos disgustos del directo.
Sesiones eternas
Es casi imposible seguirle el ritmo a los numerosos estudios publicados que debaten sobre si el límite de atención de la audiencia está en los 15, 20 o incluso cinco minutos. Algo que empezó hace más de 30 años como una investigación sobre el tiempo límite de atención activa de los estudiantes en una clase, se extendió a numerosos análisis que han explorado nuestra capacidad de atención. Aún no existe una respuesta definitiva, pero está claro que no son dos horas, ni una. Nuestro cerebro necesita descansos breves intercalados en periodos cortos e intensos de concentración. Esto es cierto en cualquier situación, pero en un evento, que a menudo estimula nuestros cinco sentidos a niveles desmesurados, se convierte en un requisito para garantizar que el mensaje llegue. Las conferencias de TED han creado su formato estrella a partir de esta realidad, los ponentes más conocidos a nivel mundial les han seguido, entonces… ¿por qué continuamos organizando charlas de una hora? Pongamos en práctica lo que las mentes pensantes de nuestro y otros muchos sectores han descubierto para ayudarnos a comunicar con éxito. No es necesario que nos convirtamos en adictos al cronómetro, pero si invertimos miles de euros en desarrollar nuevas formas de transmitir nuestras ideas, empecemos por lo básico y démosle al stop cuando nuestro público empiece a dejarse caer sobre el hombro del de al lado.
Arruinarlo antes de empezar (o al terminar…)
Nos pasamos meses trabajando en nuestro evento, diseñando cada detalle, coordinando a nuestro equipo e ideando la experiencia perfecta… hasta que llega el día D y ¡sorpresa! Colas interminables, un acceso imposible de encontrar o personal insuficiente para recibir a nuestro público. El evento empieza antes de cruzar las puertas de acceso al espacio, y la experiencia que tiene el usuario desde el momento en el que se plantea asistir al evento forma parte del recuerdo que quedará en su mente. ¿Es posible que estemos invirtiendo en tecnologías increíbles que nuestros asistentes mirarán con otros ojos tras haber estado 40 minutos en una cola? Podemos hacerlo mejor. Ocurre lo mismo con el final del evento: la persona que se desplaza a una ciudad para un evento, pasa un día magnífico y a la hora de hacer el check out para ir al aeropuerto se encuentra con otras 30 personas con la misma intención que le harán sudar para no perder el avión se irá con un mal sabor de boca. Hagamos que el recuerdo que se lleve nuestra audiencia sea el que pretendemos, y no el de una mala gestión logística o coordinación con proveedores en los últimos cinco minutos.
