¿Cuál es la situación de los eventos farma?

En este webinar han participado Carlos Campo-Cossío, Sociedad española de Cardiología; Raúl Frutos, Sociedad española de Reumatología.; Cristina Tello, MKMEDIA; José María Ávila, Kenes Group; Laura Manjón, laboratorios Roche; Mayte Saboné Antón, Eli Lilly and Company.

¿Cómo va a cambiar vuestra actividad después de esta crisis? ¿Cuál es el próximo evento que estáis planificando?

Después de replanificar todo, los diferentes escenarios se centran en junio y julio, aunque los más probables se han planificado para septiembre. En principio podría hacerse algún congreso médico en agosto. No obstante, no hay garantías 100%. Teniendo en cuenta la situación de los profesionales sanitarios, todo dependerá de la evolución tanto de la pandemia como del estado de los profesionales. Se barajan nuevas formas de acercar el contenido científico con otras fórmulas para adaptarse a estas circunstancias.

Hay muchas sociedades médicas que no están cancelando, lo posponen a finales de septiembre y generan canales virtuales para mantener informados a los sanitarios que tienen que estar al día de los últimos avances. Se empezará con formatos más reducidos y cuando sea posible se aumentará el aforo, hay que ver qué pasa, siendo optimista, pero evaluando de cerca las nuevas condiciones para hacer eventos presenciales.

Optimismo y realismo van de la mano. Se están revisando planes porque lo que parecía razonable hace tres semanas, ahora ha dejado de serlo. Por lo tanto, hay que ser cautos. Se está acelerando la digitalización y asegurándose la transferencia del conocimiento al sector médico-farma.

A partir de ahora ¿creéis que aumentarán los eventos virtuales, híbridos o multisede, en sustitución de algunos eventos físicos?

El evento virtual o híbrido ha venido para quedarse, de hecho, en esta industria ya se vienen haciendo desde hace tiempo. Porque no sabemos cuánto tiempo durarán las restricciones, no sabemos cuándo se abrirán las fronteras, cómo van a ser las medidas para reunirse… Un evento híbrido es mucho más que un streaming, hay que pensar en el contenido, en el networking, los sponsors, etc. La plataforma debe ser un medio, no un fin.

Va a convivir el híbrido, con el físico, con el digital, con eventos más pequeños, píldoras formativas… lo importante es escuchar al cliente para saber de qué manera quiere que nos acerquemos a él. Hay que experimentar y testar con nuevos escenarios, es el momento de ver cómo renovarse y convertirnos en mejores profesionales. La parte humana nunca desaparecerá, será algo que coexista con lo digital.

La clave es el acceso al contenido, en eso es en lo que hay que centrarse, y buscar el mejor medio para transmitirlo en cada momento. La RSC y la sostenibilidad se va a fortalecer, es algo que va a tomar una relevancia importante.

Los eventos multisede no implican desplazamiento, la inversión de tiempo es mejor, pero sí aseguran la interacción y el contacto entre los asistentes, son formatos que funcionan bien. Se trata de ver cómo hacer convivir las diferentes alternativas porque cada cliente querrá un canal u otro.

La Sociedad de Cardiología lleva 4 años haciendo un congreso virtual de una semana, y funciona bien. La parte positiva de esta situación es que la gente ya no tiene miedo de probar otras opciones que antes ni se planteaban. Todo depende del objetivo de la reunión, cada sistema tiene funcionalidades distintas, hay que saber adaptarlas al evento en cuestión.

¿Cómo puede activarse o fomentar la participación a distancia? Consejos para que los asistentes se involucren en el evento.

El formato controversia funciona bien para generar opiniones y motivar a que participen. El papel de moderador o conductor de la reunión es importante, puede ayudar a vencer esa barrera inicial. El juego, la gamificación, es muy útil  para que este tipo de reuniones, aunque hay que plantear juegos adaptados a los diferentes perfiles, detectando sus necesidades para que sientas identificados y quieran participar.

Para tener a la audiencia conectada lo que hay que hacer es cambiar el chip, el contenido tiene que ser muy específico, donde el ponente o el moderador debe enganchar a los asistentes para que sean capaces de escuchar a través de una pantalla sin desconectar. Los icebreaking, las intervenciones breves, que la audiencia se vea representada en esa interacción online. El canal no debe interferir en la participación, es la herramienta, pero la interacción se genera a través de la agenda y los contenidos.

Si los eventos virtuales se generalizan ¿qué pueden hacer los destinos para atraer congresos? Y las sedes ¿se convertirán en platós de TV?

Los destinos van a tener el mismo peso que ahora, no se van a vender en función del componente virtual o no del congreso, tendrán en cuenta los atractivos y el valor añadido del destino. Otra cosa son los espacios, a ellos ya no solo les va a valer tener una capacidad determinada, unos metros cuadrados, ahora deben tener en cuenta la conectividad, tener una buena conexión y a buen precio serán clave para hacer eventos en ellas.

Hay una necesidad de actualización desde el punto de vista tecnológico para añadir valor, a veces se han descartado sedes por no cumplir con los requerimientos necesarios para hacer eventos con un componente online. Si además son capaces de generar una experiencia, el valor se incrementará y tendrán más probabilidades para ser elegidas.

Más tecnología y más flexibilidad serán claves para los espacios, una adaptación a todo tipo de formatos, porque todos tienen cabida, los presenciales, los híbridos y los online.

¿Cómo gestionar el estado anímico de los asistentes (profesionales sanitarios) cuando vuelvan a celebrarse eventos?

Son el principal colectivo afectado y estamos tratando esto con mucha cautela, que en ningún caso se pueda percibir como oportunismo que no se sientan avasallados por ofrecerles el asistir a un evento o a una conexión virtual. Cuando esto acabe tendrán que ponerse al día y tenemos que crear un balance adecuado entre las ganas de volver a la actividad y a la formación, pero entendiendo que en un momento dado no quieran coger un avión o nos digan que hasta enero del año que viene no puedan asistir a ninguna reunión. Habrá que adaptarse a cada caso y utilizar mucho la empatía y acercarnos a ellos sin que nos vean como una intromisión que puede ser muy perjudicial para la industria.

Sigue habiendo avances científicos y los profesionales necesitan ese conocimiento en todas las disciplinas. Después de un tiempo necesitarán recuperar su normalidad y volver a estar a la vanguardia, pero no podemos saturarles. Normalización pero con responsabilidad.

¿Qué tipo de eventos pensáis que tomará más protagonismo en el futuro?

Los formatos de formación e innovación serán más frecuentes, apostando por el mutisede, haciendo cosas nuevas y usando la tecnología, para evitar desplazamientos y aprovechar el tiempo. Los eventos que no aporten valor añadido, demasiado grandes, que se hacen porque se tienen que hacer, esos sí tendrán problemas para mantenerse. Veremos eventos más pequeños tanto en duración como en asistentes, más específicos y formativos, apoyados en la tecnología y para esto la industria farmacéutica siempre ha sido un referente.

El éxito lo tendrá el que tenga buen contenido, con duración más corta, de aquí a final de año, calidad e interacción serán clave para atraer al asistente. En el corto plazo habrá que elegir bien la localización y el canal, con un empuje importante de la digitalización, será una oportunidad para actualizarse. Más allá de esto que es temporal, se rescatará mucho del buen hacer que ya se estaba aplicando. Esto motivará la desaparición de aquellos eventos poco útiles, solo aquellos que merezcan la pena crecerán, serán formatos con más interacción y con una aportación de valor alta. El contenido será la prioridad. El mercado será más selectivo.

¿Cambiarán las condiciones de cancelación, se flexibilizarán?

Este es el actual caballo de batalla. Las condiciones de cancelación se deben plantear teniendo en cuenta no solo la fecha en la que se celebra el evento, sino todo lo que ocurre antes, porque desde la convocatoria, hay que reservar viajes, alojamientos, etc… eso es lo que se debe flexibilizar tanto con clientes como con proveedores y que las compañías de seguros contemplen esta peculiaridad, no solo el día del evento, sino toda la actividad previa que hay que hacer para que se celebre.

Puedes escuchar el webinar completo aquí: Situación y perspectiva de los eventos farma