¿Cuál es el trabajo del convention bureau?
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En otro artículo, analizamos el valor del segmento MICE para los destinos. Aquí queremos detallar la labor de un actor clave en este segmento, el convention bureau. Pueden ser públicos o (habitualmente) público-privados, es decir, que cuentan con participación de la ciudad, generalmente la oficina de turismo, pero también socios locales, las empresas que trabajan este segmento (hoteles, dmc, audiovisuales, transporte…). Los convention bureau tienen que realizar muchas actividades que te resumimos a continuación.
- Gestión de candidaturas. Cuando un evento importante plantea celebrarse en una ciudad, suele pedir candidaturas, grandes documentos donde el destino explica sus activos para el evento, puede coordinar la oferta hotelera y de otros proveedores, ayuda en permisos o en apoyo público. Es trabajo, que se repite en cada evento importante.
- Fam trips. Sea para prensa o para organizadores de eventos, es importante permitirles descubrir el destino de primera mano. El convention bureau tiene, por lo tanto, que organizar viajes de familiarización, lo cual supone un proceso de invitaciones, de definición del viaje, de coordinación de actores locales, exigente.
- Gestión de la comunicación y de dar a conocer. El segmento MICE está entre los más competitivos que haya. Esperar que, porque la ciudad es bonita, llegarán los eventos, es engañarse. El organizador tiene decenas de buenas opciones, debe tener el destino en su mente para elegirlo. Así que el destino tiene que definir sus atractivos, y comunicarlos, en su web, en redes, en la prensa, y en otro tipo de acciones. Esto es trabajo y presupuestos.
- Definición del producto y de la estrategia. Muchos destinos en España son increíbles, con cascos históricos memorables y una gran gastronomía. El destino tiene que definir y articular su producto, sus valores, las actividades únicas que ofrece, y los otros activos con los que cuenta. Como vimos, tener activos (centros de investigación, empresas destacadas, un vivero de startups, una tradición destacada, etc.) permite aportar un valor importante a los eventos, pero se tienen que identificar y articular. Es trabajo.
- Formación de las empresas locales. Los actores locales de la industria MICE, sean hoteles o proveedores diversos, son un equipo que juntos, harán el éxito del evento. Idealmente el convention bureau trabaja en la profesionalización de este sector con mucha formación sobre tendencias en el mercado, sobre creación de productos para este segmento, y tiene así un equipo coherente que multiplica su trabajo.
- Gestión de embajadores. El convention bureau idealmente tiene que conocer los actores locales, sea un médico destacado que podrá ayudar a captar el congreso de su disciplina al estar en la junta de la sociedad médica, la prensa para poner en contacto un organizador con un medio local, fundaciones para proponer actividades de RSC… pero esto es trabajo de identificación, contacto, organización de recepciones de estos actores. Es trabajo.
- Captación de clientes y eventos. El convention bureau participa en ferias, workshops, y viajes de comercialización, donde poder captar nuevos clientes. No olvidemos que, en este segmento, los clientes se renuevan sin parar, cuando otros turismos establecen acuerdos anuales. Esta captación de clientes supone presupuesto y es tiempo. También tienen que realizar un trabajo de bases de datos para identificar los congresos rotativos que pueden venir al destino. Es trabajo y presupuesto. Y no olvides que los eventos son una joya para los destinos, te hablamos del valor del segmento MICE en este otro artículo.
- Facilitador. Una vez que el evento, de la tipología que sea, está en el territorio. Agenda reuniones entre el organizador y los proveedores, recomienda aquellos proveedores que más se adaptan a las necesidades, gestiona permisos con la ciudad, apoya en las candidaturas, etc.
- Captación y gestión de socios. Tener socios es un valor añadido importante para el destino, al darle un apoyo financiero, conexión con los actores locales que realizarán los eventos, asegurar la relevancia de la estrategia del destino para los actores locales. Pero esto supone un trabajo importante de captación y gestión de socios, algo que no requiere un email de renovación cada año sino un contacto continuo, la organización de encuentros de socios, y mucho diálogo con ellos. Esto supone tiempo y trabajo.
- Gestión del convention bureau. Como cualquier estructura, un convention bureau tiene una actividad administrativa y formal, de planificación, reporting, gestión del presupuesto… Y esto también, es trabajo. Como vemos, un convention bureau tiene que realizar muchas tareas exigentes. Y francamente, viendo la organización de muchos convention bureaus y sus medios, nos parece que se pierden oportunidades. ¿Qué pasa si un convention no tiene estas manos y este presupuesto? Realizará su labor administrativa y las actividades esenciales, pero se pierden actividades de alto valor, sea tiempo para conectar con los actores locales económicos y de investigación, capacidad de formar y coordinar a sus miembros, definir y comunicar los argumentos del destino. Este mercado merece ser trabajado con más medios.
Como vemos, un convention bureau tiene que realizar muchas tareas exigentes. Y francamente, viendo la organización de muchos convention bureaus y sus medios, nos parece que se pierden oportunidades. ¿Qué pasa si un convention no tiene estas manos y este presupuesto? Realizará su labor administrativa y las actividades esenciales, pero se pierden actividades de alto valor, sea tiempo para conectar con los actores locales económicos y de investigación, capacidad de formar y coordinar a sus miembros, definir y comunicar los argumentos del destino. Este mercado merece ser trabajado con más medios.
