¿Cuál es el peso del travel manager en los eventos?
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Observa Dupont que los travel managers tienen un papel clave gracias a esta concentración de funciones, una concentración que entra dentro de la gestión estratégica de meetings (SMM).
«En el segmento corporativo los travel managers cada vez se implican más en la gestión de meetings. Hasta ahora era frecuente, aunque parezca extraño, que las empresas no incluyeran los eventos en sus negociaciones con cadenas hoteleras, sino que mandaran los contratos específicos para eventos, o que ni siquiera existieran esos contratos y se trabajara a medida. Pero eso está cambiando y las empresas centralizan cada vez sus compras de meetings junto con su actividad de viajes individuales».
En esta negociación el travel manager tiene un peso importante, ya que una gran parte de su actividad actual es precisamente gestionar los acuerdos con cadenas hoteleras y transporte, asegurar su cumplimiento, supervisar la calidad de cada proveedor, con una fuerte cultura de compra, mucho más fuerte que la del departamento de marketing en general.
Por otra parte, si adoptamos la perspectiva del Strategic Meeting Management (SMM), el componente de compras es esencial, centralizando la actividad en reuniones y eventos para dar lugar a negociaciones con menos proveedores y definir reglas para que cada uno en la empresa no vaya contratando hoteles diferentes en cada reunión.
No se trata solo, sin embargo, de ahorrar en costes sino de buscar la eficiencia y por tanto el ROI.
De hecho, el programa de certificación de SMM de la NBTA, la asociación de travel managers norteamericana, incluye módulos sobre ROI y sobre Meeting Architecture. ¡El travel manager de mañana será experto en eventos!
«Efectivamente», señala Juli Burriel, director del IBTA, «según las conclusiones del IV Congreso Nacional de Business Travel en España, los responsables de viajes cada vez más son los encargados de negociar con los proveedores de convenciones y congresos por lo que participan en la elección de hoteles, agencias, catering, etc. Existe una tendencia en las empresas a agrupar los gastos de meetings con el gasto del corporate».
Mayte Sabone, que es responsable también de eventos, además de travel manager de la compañía, algo actualmente poco frecuente, confirma su implicación: «Es evidente que hay sinergias, y tiene todo el sentido que la persona responsable lo sea en los dos ámbitos para poder tener una visibilidad total del gasto y de las oportunidades».
