Control de la comida en una recepción

Normalmente, una recepción es más informal que una cena servida en la mesa, aunque también puede tener un tema de fiesta o adecuarse a un acontecimiento de primera categorí­a. Es apropiada para la presentación de productos o como bienvenida, especialmente durante la primera noche de una convención o un congreso.

Cuando la gente viene desde lejos en avión, es preferible ofrecerles algo sustancioso para comer a que vayan a cenar por sus propios medios. Porque pueden llegar a llenar los restaurantes de los hoteles, o no encontrar sitio cuando lo necesiten. Además, por lo general, no es conveniente que salgan de noche.

Una recepción tiene muchas ventajas:

– Primero, ofrece una noche informal y flexible que facilita las posibilidades de que los invitados se interrelacionen. Si durante la primera noche, la gente puede interactuar libremente, en vez de aislarse con las mismas 9 personas durante 2 horas en un mesa, sin duda los invitados estarán más cómodos. Si, en general, la gente no se conoce, las acreditaciones son una buena opción que facilita el primer contacto. Permite, también, que los asistentes se vistan de manera informal y que pasen una velada más relajada que si estuvieran sentados en una mesa.

– Funciona mejor que una cena servida en la mesa porque se adapta a la gente que llega a horas diferentes (es fantástico para cuando los invitados llegan en aviones distintos, porque seguro que alguno llega con retraso).

– Además, da la posibilidad de que el organizador de la reunión les de la bienvenida, les oriente, les de la documentación necesaria y responda a sus preguntas antes de empezar a trabajar la mañana siguiente.

– Asimismo, las recepciones son más baratas que las cenas servidas en la mesa. Las mesas pueden ofrecer una gran variedad, así­ como incluir comida más barata.

– De la misma manera, se puede decorar el área de la recepción con facilidad, según un tema o, simplemente, con una decoración sencilla, por ejemplo, hojas grandes sobre la mesa en las que se puede depositar la comida, o jarrones de diversos colores con motivos florales en cada mesa.

– Puedes incorporar, además, un elemento interactivo, como es la música en directo, bailarines o se pueden introducir actividades, aparte de dedicar el menú a un tema especí­fico. Es simple y facilita la interacción entre los asistentes.

Observaciones

Sin tener en cuenta si lo que intentas organizar es una recepción elaborada o una reunión de una hora, aquí­ tienes algunas precauciones a tener en cuenta a la hora de prevenir los gastos desorbitados y los problemas de circulación. Los siguientes consejos están diseñados para reducir gastos. Aplícalos con prudencia, teniendo en cuenta el tipo de recepción, el tipo de público y el nivel de «lujo» que quieres ofrecer…

– Conoce a los participantes. Cuanto más acostumbrada está la gente a recepciones y aperitivos, menos consume. Por ejemplo, los banqueros, médicos y hombres de negocios no suelen consumir mucho en los aperitivos. Debido a los negocios y al estilo de vida que llevan, están acostumbrados a estas reuniones y les fascinan menos las diferentes ofertas alimenticias. Así pues, puedes encargar menos comida y, aún así­, quedará mucha sin consumir. Por el contrario, para un público general, familias o gente con un poder adquisitivo bajo, se tiene que planificar todo meticulosamente. La gente de estos grupos encuentra la manera de meter 25 aperitivos en un plato. Sin las garantías, la organización y los controles necesarios, cualquier banquete, con aperitivos de lo más abundantes, es muy probable que se acabe en un momento.

– Haz que los camareros sirvan los aperitivos. El precio será más alto, pero esto se compensa con un gasto menor de comida, ya que la gente consume menos cuando le pasan la comida por delante (si van a la zona de comida se llenan los platos «hasta arriba»). Normalmente, si la comida está expuesta en una mesa y los invitados se pueden servir ellos mismos, comen el doble que si pasa un camarero con la comida en una bandeja. Además, puedes controlar el ritmo del servicio. Por ejemplo, puedes escalonarlo mandando a los camareros con bandejas cada 15 minutos, en lugar de sacar toda la comida a la vez.

– Cuando se pase la comida, dispón sólo un producto en cada bandeja. Si no, los asistentes, o tardan demasiado en decidirse, o cogen uno de cada. Esto ralentiza el servicio porque los camareros no pueden circular por la sala con rapidez y eficiencia.

– Coloca las mesas del buffet contra una pared. La consumición disminuye cuando los delegados no tienen acceso completo.

– No utilices platos grandes. Porque así­ incitas a comer y gastas más. Los invitados suelen llenar un plato, comer algo, dejar el plato en cualquier sitio, olvidarse y luego volver a buscar otro plato. De la misma manera, cuando se consume en platos grandes, la gente suele sentarse a comer, así no simpatizan ni se interrelacionan lo suficiente, y a veces nada. En lugar de eso, utiliza platos de ensalada o de postre. Y, cuando sea posible, usa servilletas en lugar de platos.

– Sitúa un camarero en cada mesa de buffet. Su función será reponer la comida, retirar la vajilla sucia, quitar los desperdicios y actuar como «disuasión psicológica» para frenar la tendencia de los asistentes de llenar los platos y volver varias veces.

– Ofrece mayores cantidades, pero menos variedad de aperitivos. Si hay seis tipos de aperitivos y cada persona coge dos de cada uno, salen a un total de 12 por persona. Sin embargo, si hay cuatro tipos, y cada persona coge dos de cada, sólo consumen 8 por persona.

– Ofrece comida a base de féculas y de alto contenido proteico. Esta clase de comida permanece más tiempo en la sangre y retrasa la absorción del alcohol en el cuerpo. Evita comida salada, grasa o dulce, ya que provoca sed, y los invitados la intentan saciar consumiendo bebida extra.

– Asegúrate de que los aperitivos sean de un tamaño que permitan comerlos de un bocado. Esto hace que sea más fácil comer y permite a los asistentes probar diferentes tipos de comida sin que sea un gasto excesivo. Además, se deben poder sostener y comer fácilmente y no tienen que estar destartalados ni grasientos. Rehúye la comida con salsas, como las alitas de pollo a la barbacoa, que pueden gotear mientras los invitados las comen. En vez de eso, ofrece pechuga de pollo con una salsa consistente servida a un lado.

– Minimiza las plazas de asiento. La disponibilidad de mesas y sillas anima a la gente a sentarse y comer, más que a interrelacionarse. Lo idóneo son sillas para el 25 o el 30 por ciento de los asistentes.

– Recuerda que las distracciones, como la música, espectáculos y baile reducen el consumo de comida.

Las pautas para la cuestión de las bebidas son las siguientes:

– Dispón una barra por cada 75 invitados. A partir de la sexta, amplí­a la escala a 100 personas.

– Coloca las barras de manera que anime a la gente a que se mueva por la sala y se pueda circular sin problemas. No prepares las barras cerca de las zonas de comida ni de asiento. Deben tener una proximidad razonable.

– No abras todas las barras al mismo tiempo. Abre primero las barras que están más lejos de la entrada para que no la bloqueen. Las barras más cercanas a la entrada, se abren las últimas.

– No cierres todas las barras a la vez. A la hora de recoger, cierra primero las de la parte trasera de la sala, de 15 a 20 minutos antes de acabar la recepción. Luego, pasados ocho o nueve minutos, sigue con las otras hasta llegar a las más cercanas a la entrada.