Consigue cobertura mediática para tu evento

Por ello, te proponemos algunas maneras de conseguir cobertura mediática:

Asegúrate que tu invitación despierte su atención e interés
Los periodistas se ven constantemente bombardeados con notas de prensa e invitaciones a conferencias y eventos. Debes asegurarte que tu evento despierte en ellos el suficiente interés para que quieran asistir e informar sobre ello.

Si llevas a cabo una campaña que empieza con el envío de teasers y, pasado cierto tiempo, de una invitación, asegúrate que sea atractivo y que contenga el mensaje clave con la mayor claridad posible; comunícales el nombre de tu empresa, la fecha, hora y lugar del evento y el propósito del mismo. Sólo para la prensa, adjunta una nota informativa explicando el objetivo del evento y por qué deberían asistir e informar sobre él. Algunas empresas incluso incentivan a la prensa con obsequios para atraer su asistencia. ¿Quiénes son los speakers principales? ¿Qué mensajes clave quieres que le lleguen a los periodistas? ¿A qué público quieres llegar? ¿Qué tipo de medios (publicaciones/radio y televisión) pueden llegar más y mejor a ese público?

Da seguimiento a las acciones
Tras el envío de la invitación, espera unos 5 días antes de contactar con la prensa para ver si asistirán al evento. Una llamada de teléfono también puede esclarecer las dudas que tengan al respecto y te permite un contacto directo para convencerles que asistan a tu evento. Además, te servirá para que estimes el número de periodistas que asistirán al evento. Intenta averiguar quién puede cubrirlo e infórmate sobre su disponibilidad. Pregunta qué van a necesitar para llevar a cabo su trabajo.

Despierta su interés
Dependiendo del número de periodistas que sabes asistirán, coordina la concertación de entrevistas y ruedas de prensa con los relaciones públicas representantes de los sponsors del acto o de las personalidades. Distribuye un documento informativo para que los medios capten la esencia del evento.

Tras el proceso de comunicación previa con los medios para confirmar su asistencia, será necesario preparar el lugar para recibirlos.

Organiza una sala de prensa o dedícales una sección del evento
Son muestras de atención hacia los medios. Prepara un espacio donde los periodistas puedan tener acceso a toda la información que requieran. Prepara también un kit de prensa sobre tu evento. Pon a su disposición una persona que esté bien informada sobre el evento para responder a cualquier pregunta o que pueda redirigir al periodista a quién le pueda dar respuesta.

Si se trata de una feria o evento que dura varios días, equípalo con suficientes teléfonos, tomas eléctricas, líneas telefónicas y accesos de banda ancha. Dispón ordenadores conectados a la red para los periodistas que no traigan consigo un ordenador portátil. Ofréceles café y refrescos si te es posible.

Dentro del programa
Durante el evento, ayuda a los medios a dar con aquellas personas con quiénes te interesa que hablen.
• Haz pública la disponibilidad de los oradores, antes, durante y después del evento.
• Monta una sala de entrevistas (insonorizada y bien iluminada) para entrevistas personales.
• Haz seguimiento de los entrevistadores recordándoles los mensajes que tu empresa quiere transmitir.

Mide la cobertura obtenida
Una vez finalizado el evento, recopila todas las apariciones en medios conseguidas.
• Recopila clippings, cintas de audio y de vídeo, y destaca la información sobre tu empresa que aparece en todo el material recopilado.
• Distribuye informes que contengan todo lo aparecido en los medios entre tus superiores, los sponsors de las conferencias, oradores y demás decisores.
• Prepara un documento con los momentos principales del evento para aquellos que no pudieron asistir (periodistas o asistentes en general).