Consejos y reflexiones en torno a la personalización en los eventos (PCMA 1)

Satisfacer diversas necesidades, personalizar la experiencia es complicado

En una conferencia de este tipo, con 5.000 asistentes y un sinfín de experiencias y sesiones de formación, la idea es que cada uno se monte su propio programa, la posibilidad de que cada uno se cree la experiencia hecha a medida, y de forma perfectamente relevante. ¿Suena bien? Sí, pero es muy complicado y el hecho de multiplicar las sesiones plantea retos específicos. Puede ser complejo y abrumador.

En esta conferencia, el hecho de que las sesiones no empezaran a la misma hora llevó a que los asistentes tuvieran dificultad en organizar su networking. “No tengo idea de adónde voy, solo estoy siguiendo la gente” fue un comentario. Hacer programas con muchas sesiones en muchos sitios supone un reto en la gestión del espacio y del programa por cada asistente. Otro reto: la señalética, de la cual ciertos asistentes se quejaron. La promesa de contenido exactamente adecuado para cada un@ ya no se cumple. ¿La solución es una app? Si bien la app ayuda, cuidado, no es la solución absoluta: “La app contribuyó a esta impresión de sobreabundancia” según los autores del informe, puesto que los asistentes tienen que navegar por una app llena de contenidos sin saber cómo funciona.

Esto nos lleva a la gran importancia de conocer bien a los participantes, de evaluar a priori sus necesidades y de ajustar el tipo de mensaje, contenidos, programa y formato a éstas.

Algunos consejos para que la personalización no se vuelva una locura para el asistente

Ahora, teniendo esto en cuenta, ¿qué tienes que hacer? Aquí van nuestras propias recomendaciones a estas observaciones del estudio de PCMA.

• No olvides: tienes que planificar tu evento teniendo en cuenta el límite cognitivo de tus asistentes: tú conoces tu evento, el programa y el espacio, pero el asistente llega como una hoja en blanco y se abruma rápidamente ante tanta información y tantas decisiones que tomar. Simplifica, sé más claro que lo que te parecería necesario.
• Piensa en soluciones para facilitar su experiencia, desde un corner de explicación de la app hasta una forma lógica de organizar las salas para que todos las encuentren.
• Multiplica el personal de orientación in situ.
• Alinea los horarios de las sesiones para que haya momentos de pausa / networking claros para todo el mundo.
• A desarrollar: la app tendrá que evolucionar hacia una verdadera herramienta de personalización, donde el asistente ponga fácilmente los temas que le interesan y los que no, y la app le recomienda sesiones, actividades, quizás una agenda y un plano orientativo personalizado. La tecnología tiene que ayudar, ¿no? Nos parece que las apps todavía están un poco verdes a este nivel pero habla con tu proveedor de apps ¡y rétale!
• Revisa tu señalética para que tu hijo de siete años pueda orientarse, y haz el test con gente que no conoce el evento, pidiéndoles que encuentren una serie de salas y actividades, desde cualquier sitio de la conferencia.

No por estos retos hay que poner en duda la idea de personalización: es maravillosa. Pero lo que vemos aquí es que es compleja. Así que más allá de pensar en qué sesión para qué target, piensa en cómo un asistente cansado que llega al evento tendrá una experiencia fácil.