Consejos para negociar mejor con tus proveedores

Detrás de todos, está el hecho de que una buena negociación empieza con un buen análisis: ¿Qué tienes que es interesante? ¿Y qué busca / necesita la otra parte? Una vez hayas entendido bien estos datos, podrás lanzar el proceso de negociación.

Piensa en el valor que tienes

El proveedor podrá hacer más esfuerzo si quiere tu negocio. Tu valor puede estar en

– La marca de tu empresa, la referencia que supone. Es muy triste… pero es cierto que todo el mundo quiere referencias buenas, con lo cual se hace más esfuerzo a la hora de trabajar con una empresa conocida que una pequeña (el mundo es injusto…).

– El potencial de tu empresa. Si organizas / compras 20 eventos en el año, eres más interesante que si solo compras uno. Da un poco de perspectiva a la otra parte, y seguro que se ajustará más.

– La visibilidad del evento. Si el evento tiene visibilidad oficial, saldrá en prensa, entonces es más interesante para la otra parte.

Entiende a la otra parte

– Piensa en si eres una cuenta estratégica para él y si los aspectos evocados en el punto previo de este artículo tienen valor para él. Alguien nuevo en el sector querrá hacerse un hueco; alguien muy centrado en una cuenta querrá diversificar, etc.

– Analiza su estructura de costes. Uno siempre tiene más flexibilidad con los recursos que tiene de todas formas en el almacén o con la plantilla que tiene, que si tienen que contratar recursos adrede para el evento.

– Conoce su nivel de ocupación. Es fácil conocerlo para hoteles, mirando simplemente sus precios en internet. Pero para otros tipos de proveedores, intenta entender, observando o hablando con colaboradores, si están en un momento de alta o baja ocupación.

Propón bien las cosas que le aportarán valor.

– Negocia muy temprano. Para negociar bien, lo ideal es implicar a tus proveedores muy temprano en la planificación de tu evento, tanto selección de fecha y de espacio. Es posible que eligiendo otro espacio, se pueda reducir los costes de producción, o que reservando otra fecha, el proveedor se pueda ajustar porque no tiene que contratar personal freelance al ser un momento de baja ocupación.

Cambia el enfoque de «negociar» a «buscar juntos las mejores maneras de reducir los costes»… No quemarás a tus proveedores, no les harás sufrir, simplemente conseguirás adaptar tu evento a sus posibilidades.

– Da un brief abierto y aprovecha sus conocimientos. Más que pedir servicios cerrados, diles tu objetivo a los proveedores. Conseguirás aprovechar sus ideas, sus experiencias. Más que definir tú la cuantifiación de personal de carga / descarga necesario, implica a tu proveedor de personal para que te ayude a dimensionar, y organizar la logística del equipo. El trabajo estará mejor hecho… y te costará menos.

– Pregúntales cómo reducir costes. Más que decirles las condiciones que te tienen que hacer, y ahogarles, explícales lo que tienes y pregúntales cómo jugarían con esto. A veces encontrarán formas de ahorrar que no conocías.

– Utiliza las condiciones de pago y la solvencia financiera. ¿Pagas bien, temprano? Muchos proveedores aceptarían darte algo de descuento a cambio de un pago anticipado (y, seamos francos, de la certidumbre de ser pagados).

Y sobre todo, ¡no quemes relaciones! Necesitarás trabajar con agencia y proveedores en situación de estrés, a veces pidiendo un esfuerzo adicional. Por esto estos consejos, si bien llevan a ahorrar dinero, siempre se han expresado pensando en hacerlo de forma educada, correcta, y permitiendo la solvencia de sus proveedores. Ahora suerte, y paciencia, que la presión en los presupuestos bajará un poco en 2015…