Consejos para mejorar la comunicación visual en tus eventos

Videojuegos y redes sociales

Hay dos mundos muy potentes a nivel visual que nos pueden inspirar especialmente. Primero, el mundo gamer/esports y los canales de YouTube o de Twitch donde se comentan, analizan y difunden videojuegos. Segundo, la propia práctica de las redes sociales, que tanto participa de la dinámica de los juegos digitales: reaccionar y recibir reacciones, entretenerse, acumular puntos (ya sean corazones o likes)…

Eventos más visuales con contenidos que resbalan

Hace poco en una reunión que organizamos en eventoplus empresas de personal comentaban que las chicas y chicos que trabajan como azafatos les pedían que les mandasen el briefing del evento con información visual y fotos: fotos de cómo tenía que ser su uniforme, indicaciones visuales del espacio del evento… Este es un ejemplo de que hemos cambiado, quizás también por nuestro modo de consumo de información más inmediato, más efímero.

Ahora demandamos (como trabajadores y como asistentes a eventos) que los contenidos “resbalen” ante nuestros ojos, que sean fáciles para nuestro cerebro, tanto a la hora de procesar como a la hora de reaccionar. Piensa simplemente en lo fácil que resulta mandar un corazón o un like cuando estás conectado en un evento virtual. Si queremos triunfar en eventos y conseguir la máxima interacción e involucración posible hay que poner las cosas fáciles ¿no?

El mensaje final con todo esto no es que pases a comunicarte con los asistentes a tus eventos a través de emojis, sino simplemente que te pares a entender el lenguaje de tus asistentes y sus nuevas formas de comunicarse, para aplicarlas en tus eventos.

Consejos para eventos más visuales

– La invitación. Lanzar la invitación por mail está más que normalizado, pero podemos caer en descuidar ese primer contacto, limitándolo a un mero mailinig informativo para que el invitado se reserve el día y la hora. ¡Qué no se pierda la magia! ¿Por qué no optas por enviar una invitación y registro como un juego en el que se vayan superando etapas? Saca partido a la tecnología y aprovecha para insertar un mapa con la ubicación en Google Maps del venue, la posibilidad de agendar la fecha en el calendario…

– La información para trabajadores. La comunicación para trabajadores debe ser lo más simple y visual posible: fotos de sus uniformes, mapa de la localización del evento, planos del venue… Misma idea en cuanto a prevención de riesgos: además de enviar los documentos obligatorios más detallados puedes resumir en una página con imágenes y emojis lo más importante que los trabajadores deben saber para prevenir accidentes.

– La información para asistentes. Cuidado, las marcas son experiencias, y aunque no tienes que destripar el evento en sí, tienes que dejar claro en la invitación por qué el evento en su caso es interesante y darles un motivo por el que no pueden perdérselo. Eso sí, ¡nunca le des la chapa! Seguro que se animan mucho más a confirmar si saben qué ponentes participarán (viendo sus fotos y sus caras), qué perfil de profesionales se encontrarán (viendo su información y teniendo un chat), qué novedades conocerán aportando links de las webs…

– El teaser. A través de un teaser, en formato video, Multiópticas, por ejemplo, optó por mostrar algunos de los preparativos de su evento Casa Mó y fue desvelando detalles con fotos en su web de lo que había preparado en la mansión ubicada en La Moraleja.

Igualmente puedes optar por un teaser con envíos a los asistentes manteniendo una coherencia visual (misma tipografía, colores…), o incluso con tarjetones para enfatizar el mensaje que quieres transmitir. Y más que pensar en saturar con datos, la info de cómo será el evento o de lo que necesitarán llevar la puedes aportar de forma diferente, con objetos, detalles o regalos. Si se van de convención y habrá una actividad en la naturaleza ¡envíales unos zapatos de montaña! Comunicación visual sumada a intriga, un 2×1.

– A tope con Instagram. Sigue ganando usuarios de forma imparable, con un crecimiento esperado del 66% en 2022, según el Estudio Anual de Redes Sociales 2022 de IAB. Ya sabes, a tope con Instagram en el pre, durante y post evento. Por si todavía tienes dudas, un evento es un claro generador de contenido digital y visual. A posteriori el evento se puede desengranar, adaptar y utilizar para los canales de la marca, extendiendo el mensaje, alcanzando más públicos y respondiendo a la demanda omnichanel. De hecho, las agencias nos comentaban en otra reunión reciente que, el objetivo de muchos eventos actualmente es la pura generación de contenido.

Nos lo decía también en una entrevista Jaime Delgado Sánchez, responsable de patrocinios, eventos y RRSS de Pelayo Seguros. Pese a su carácter privado, destaca la gran generación de contenido que su convención les ha dejado: vídeos en YouTube, píldoras en Instagram…

¡Y a la hora de generar contenido visual no te olvides de contar con influencers! Grandes embajadores de marca en este terreno digital y visual.

– Jerarquía visual. En toda la cartelería lo principal es el nombre del evento, que tendría que ser la parte más llamativa, la que está por encima del resto de elementos; luego podríamos encontrar el dónde y el cuándo en segundo lugar; y finalmente ya el resto de detalles en otro plano. Lo que hace la jerarquía visual es darle importancia a la jerarquía de la información, es decir, hace resaltar unos elementos por encima de otros. Para eso se usan una serie de técnicas como puede ser, por ejemplo, el contraste, la simetría o el espacio en blanco. Hay varios elementos que ayudan a que la composición nos guie visualmente y funcione a la perfección a la hora de entregar el mensaje.

– Funcionalidad y estética. La señalización, señalética y cartelería necesitan un equilibrio entre esta funcionalidad y estética. Además, la ubicación de estos elementos no se decide a la ligera. Una colocación errónea de un cartel puede hacer que no se comunique el mensaje correctamente al asistente y esto acabe causando problemas. Y no solo hablamos de la visibilidad que aporta una buena ubicación sino también del factor sorpresa que genera una original localización. ¿Quién puede olvidar la publicidad exterior de Netflix?

– El photocall. Cúrratelo porque no se trata de poner un photocall pensando en que el asistente posará sin más y lo subirá a sus redes sociales. Tira por la creatividad, la sostenibilidad (los photocalls con un toque green parece que están de moda) pero, sobre todo, no te olvides de que objetivo real de esta herramienta es puramente publicitario y que los nombres y logos de las marcas que colaboran en el evento deben verse claramente.

– Los colores. Super importante en tu evento, pues tienen un papel fundamental para los seres humanos. Cada evento, siguiendo a la marca y/o corporativismo, debe tener asociado un color o colores concretos. Lo que se quiere conseguir es que de un vistazo podamos diferenciarlo de cualquier otro producto, otra marca u otro evento. Hay muchos de estudios acerca del color y de cómo afecta a la hora de que los usuarios tomen acción. Por ejemplo, genéricamente, se habla mucho de que para favorecer las compras el color verde es un buen color, o que el color rojo hace justamente lo contrario, se supone que frena al usuario a la hora de tomar decisiones porque se asocia al peligro.

¡Post evento piensa en enviar a los asistentes una infografía como esta!