Consejos para hacer un event book de 10

El event book debe reflejar todos los detalles relevantes del evento desde su conceptualización hasta su finalización, y estos son algunos datos que no deberían faltar, evidentemente, puedes añadir y/o quitar lo que necesites ¡cada evento es un mundo!

Resumen ejecutivo: Un primer apartado que recogerá la información general del evento en el que se puede incluir el briefing, la definición del concepto y objetivos del evento, fechas de celebración, horarios (también los de montaje y desmontaje) y lugar (con los medios para llegar). De forma breve, se pueden apuntar las acciones previas que se llevaron a cabo, acciones durante el evento (actividades, formación), número de asistentes, de ponentes, autoridades o invitados especiales, patrocinadores y nivel de colaboración, etc. Todos los datos que consideres relevantes para entender cómo se organizó y desarrollo el evento. Si quieres que se entienda en un vistazo, te recomendamos hacer una infografía, tiene más impacto y menos tiempo de lectura.

Planificación del proyecto. Aquí entramos en materia para explicar cada uno de los procesos llevados a cabo para realizar el evento. Desde las dinámicas de producción y los procesos hasta la relación y acuerdo con proveedores, patrocinadores, opciones de comercialización, el registro, el personal contratado, funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, y todo lo que consideres necesario añadir según el tipo de evento. Por ejemplo:

Asignación y configuración del espacio, cómo se utilizó, incluido el espacio de exhibición, requisitos de tecnología para cada sala, catering, etc.
Gestión de asistentes, de alojamiento y traslados, si los hay.
Plan de seguridad que se elaboró y cómo se llevó a cabo.
Necesidades técnicas, planos, mockups, mapas…
Comunicación entre departamentos, responsables de cada área y contacto.
Otras secciones de interés para el equipo y los colaboradores.

Gestión financiera: se trata de un negocio, así que hablemos de dinero. El event book debe reflejar (aunque sea de manera general, los detalles estarán en el informe financiero) algunos costes de actividades de marketing o promocionales y otros costes de organización (gastos de personal, de VIP y ponentes y cualquier servicio subcontratado). Esta sección también incluiría los ingresos generados si el evento no es gratuito (inscripción, patrocinios, etc). Un balance contable final donde quedará plasmado el resultado económico.

Comunicación: Este apartado recoge desde emailings, notas de prensa, call to action para incripciones… y todo el material utilizado para la difusión y comunicación del evento. Además del material audiovisual, fotos y videos, se pueden añadir las encuestas, opiniones y evaluación de los participantes, así como los clipping de prensa si lo hay. Otro punto importante a incluir en este apartado es el impacto y la difusión en redes sociales (a estas alturas, pocos eventos prescinden de estos canales). Los datos obtenidos de la interacción en las diferentes redes, tanto por nuestra parte como por parte de los asistentes, acompañados de pantallazos de los post más leídos, originales o influyentes, serán una buena carta de presentación y nos darán una idea del alcance real más allá del evento.

Anexos: Finalmente, añade todo el material y los documentos que consideres que son importantes para saber con quién se ha contratado un servicio, qué proveedores han trabajo en este evento, qué tipo de colaboración se estableció con un sponsor… cualquier detalle que deba ser tenido en cuenta en próximos eventos. Y así, todo el equipo y las personas que vayan a trabajar en otros proyectos tendrán un documento completo que les servirá de punto de partida para afrontar la organización de manera más eficiente.