6 consejos para llevar a cabo eventos con legado
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La relación con la actividad de la entidad promotora
El proyecto de legado suele tener relación con la actividad de la entidad promotora, por ejemplo, los proyectos de legado de ESTRO ambicionan mejorar los tratamientos con radioterapia (y, de hecho, han estudiado que salvan miles de vidas en el destino de sus congresos, combinando sensibilización, estimulación de la inversión en equipos, formación…). Aunque estar relacionado con la actividad de la entidad organizadora no sea una noción imprescindible, Beatriz Ibañez (GDS-Movement y Meet4impact) destaca que la buena manera de plantear estos proyectos es “ver qué objetivo tiene la asociación, cómo alinearlo con el destino y sus prioridades, y definir un propósito común”.
El largo plazo
Eva Garde, directora del Granada Convention Bureau, nos comentaba un proyecto interesante en relación con el Congreso Mundial de Neurociencia en Granada. La IBRO (International Brain Association) el LOC y Granada acordaron organizar una exposición de los dibujos de Ramon y Cajal, “Las Mariposas del Alma”, para acercar el conocimiento sobre el cerebro de la ciudadanía. Estuvo abierta hasta después del congreso, siendo esta una manera de sensibilizar sobre el cerebro.
La medición para garantizar el legado
No se trata solo de desarrollarse en el tiempo, sino también de poder medirse y monitorizarse a medio plazo. Definir objetivos muy concretos, métricas, y mecanismo en el tiempo, es necesario. Esta disciplina de medir hará, además, que todo tu proyecto tenga objetivos concretos y se oriente a una utilidad real, más allá de “la foto”.
Un proyecto colectivo
Beatriz (de GDS-Movement y Meet4impact) destaca que “tiene que ser una colaboración multi-stakeholders”. De muchos tipos de actores, desde fundaciones o ONGs hasta entidades públicas, centros de investigación, universidades, la prensa, empresas locales… Una de las claves de estos proyectos es identificar estos actores a implicar, actores que a menudo ni conocen el sector de eventos. Sin embargo, esta identificación vendrá después de la definición de una estrategia, de los objetivos y tipos de acciones que buscamos para cumplirlos. Según la asociación de ciudades para eventos Best Cities, “el legado es una alianza entre la organización y el destino”: la asociación marca los objetivos y con el destino se define cómo conseguirlo.
Tener embajadores
En 2021, Madrid ganó como destino para el congreso ESTRO (arriba en la foto de apertura), gracias al apoyo del convention bureau y de una embajadora, Natalia Carballo, jefa de servicio de Oncología Radioterápica en el MD Anderson Cancer Center. Lo decimos a menudo: nuestro sector tiene que conectar más con el resto de la sociedad e implicar a otros stakeholders (público, prensa, mundo político, sanitario, social…) para así tener más impacto. Uno de los ejemplos del valor de esta conexión son los embajadores de los convention bureaus, profesionales que no son realmente de nuestro sector pero que ayudan a captar congresos.
Idealmente dentro de una estrategia de ciudad
El Monaco Convention Bureau nos comentaba que su estrategia partía de reuniones con el ministro de economía para entender sus prioridades, algo obviamente más fácil en un país pequeño pero que ilustra la conexión de los eventos con la estrategia económica del destino. El futuro es este: que todo parta de una reunión con economía, con la patronal, con la Cámara de Comercio… y con el sector eventos, de manera que se trabaje para conseguir el legado que la ciudad necesita. El Madrid Convention Bureau, por ejemplo, ha avanzado sus objetivos de 2025 y, entre ellos, está atraer eventos de industrias estratégicas que puedan generar sinergias para la ciudad como las relativas a ciberseguridad, sector tecnofinanciero y sanitario o big data.
