Congresos, algo está cambiando (2ª parte)

«¿Cuál es mi objetivo?» es la pregunta que cada organizador debería tener presente en el desarrollo de un evento.

Es posible que a veces tanta tecnología ni siquiera haga falta: Adrian Segar explica un método tan simple como visual de demostrar el resultado de una votación…

Sin utilizar ningún dispositivo: «Haces levantar a tu público y le dices que el muro representa una escala de agradecimiento. Ahora tendrán que posicionarse más a la derecha o más a la izquierda según estén más o menos de acuerdo sobre un tema. De ahí puedes formar dos grupos de debate que defiendan una u otra tesis».

En este caso, no ha sido utilizada ninguna aplicación, pero a través de estos movimientos la gente se habla, se conoce, se siente más involucrada en la conferencia y la recuerda más.

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Mike Van Der Vijver, meeting designer y co-autor del libro Into the Heart of Meetings, explica que en los últimos años el sector está haciendo pequeños pasos hacia una nueva toma de conciencia.

«Se ven algunos cambios en la mentalidad del organizador: preguntar y no asumir el objetivo de un congreso es uno de estos. Entender cuáles son de verdad los contenidos que generan un cambio; desarrollarlos y comunicarlos de la mejor forma. Difundir el conocimiento: es el caso del estudio lanzado por MPI sobre el Meeting Design o de Maarten Vanneste que fundó el Meeting Support Institute».

Y añade: «Pese a esto, existe aún una excesiva preocupación para encontrar el destino perfecto, generar efectos Wow! vacíos, que generan solo cambios momentáneos en el asistente. Sobre todo, se da aún demasiada importancia al speaker. Lo que realmente importa es el contenido: el ponente debería ser solo el catalizador de los temas generados por la asamblea».

Sandrine Castres, directora general de MCI Spain, sostiene que el mundo asociativo está viviendo un cambio muy importante: «Para mí es un problema incluso más profundo que el formato. Ahora mismo estamos obsesionados por revolucionar los montajes pero, si la temática de la que se habla no interesa, poco importa qué formato le des».

Y añade: «Quizás han perdido de vista la razón final del congreso, que va por encima del dinero: han perdido de vista que el contenido es lo más importante. Con los recortes que ha habido, necesitamos encontrar una razón que haga que la gente salga de su oficina y vaya a los congresos. A lo mejor el formato tradicional está completamente pasado. A lo mejor algunos congresos tendrán que desaparecer porque ya no tienen razón de existir».

Mike Van Der Vijver refuerza el concepto: «El verdadero salto de calidad en el meeting design es llegar a desarrollar unos programas hechos a medida para optimizar el éxito del congreso. En el fondo, los meetings deberían servir para crear cambios a través de los participantes. No para llenar las habitaciones de los hoteles».