Conecta con tus congresistas

¿Qué consejo le daría a quien se esfuerza por aumentar el compromiso entre los asistentes a un congreso?

Siempre tener presente cuál es tu misión. ¿El evento contribuye a esta misión? o simplemente está organizado para satisfacer el ego de uno de los miembros de la organización, conseguir más dinero o simplemente afianzar la posición de la organización en esa zona?

La ISN, una asociación internacional, tiene que lidiar con necesidades muy diversas por parte de sus miembros para seguir trabajando en nuestro objetivo de difundir los avances en el tratamiento del riñón a lo largo del undo. De esta forma, nuestras conferencias además de ser rentables, tocan una gran variedad de temas punteros y están disponibles en todas las regiones en las que la asociación está presente.

Para conseguir esto, debemos asegurarnos que tanto nuestros miembros como los no miembros consideran la cita atractiva, particparán durante el evento y recibirán el suficiente valor y contenido relevante cuando regresen a casa. El vínculo entre nuestro actual programa de formación y las reuniones presenciales es crucial. Ambos son complementarios y no se pisan terreno el uno al otro. La elección del lugar de celebración de nuestro congreso bianual también es importante; teniendo en cuenta que nuestros miemebros se desplazan de todos los rincones del mundo.

En definitiva, la clave pasa por un planificación eficiente; ofrecer un programa formativo que no solo impacte los días que dure el congreso sino que aporte algo perdurable a los asistentes durante los meses y años posteriores; y sobre todo comunicar a nuestros miembros que su asistencia al congreso contribuye a los programas humanitarios enlos que la ISN está involucrada. Esto es lo que nos funciona a nosotros, a pesar de la situación económica, los ajustados presupuestos de sponsors y la menor necesidad de asistir presencialmente a estas citas para seguir formándose o hacer networking.

¿Los cambios en la sociedad, como las comunidades online, la abundancia de fuentes de información y la escasez de tiempo, han impactado en las prioridades de la asociación?

Por supuesto, tenemos que adaptarnos a estos cambios. Sin embargo, nuestros miembros nos siguen comentando que prefieren encontrarse e interactuar cara a cara. La nueva comunicación, las redes sociales y las herramientas de educación online complementan las conferencias pero no las sustituyen.

Cuando se trata de generar engagement, la participación de los delegados se convierte en una prioridad, aunque es algo generalmente complicado de conseguir. ¿Cómo conseguís que los congresistas participen de una manera productiva y que aporte valor al evento?

Es todo un desafío, ya que contamos con delegados de casi todas las nacionalidades y algunos no hablan fluidamente inglés. Aún así buscamos que todos se sientan agusto y que la experiencia perdure en su recuerdo. Contamos con personal multilingüe que les da la bienvenida y está disponible para asistirles y ampliarles información.

De todas formas no hemos conseguido un nivel de interacción óptimo en nuestros eventos. A pesar de haber usado apps, redes sociales, comunicaciones electrónicas en el pre- y en el post-evento, los resultados son todavía inmaduros. Pero continuaremos apostando fuerte para que nuestros congresistas usen estas herramientas.

Formación online vs conferencias presenciales, ¿dónde está el equilibrio?

Ambas tiene que ir de la mano. La receta perfecta no existe: tienes que tener en cuenta qué audiencia tienes, mídeles continuamente y pregúntales si adoptan estas nuevas herramientas de formación, y adpata tus contenidos a estos medios.

En nuestro caso, tuvimos bastante éxito al transmitir en directo una conferencia en 2013 que nos animó a explotar este canal, pero en ediciones posteriores hemos recibido una menos entusiasta respuesta, lo que nos ha llevado a replantearnos el concepto y ofrecer solamente un contenido que perfectamente encaje con las exigencias de producción de estos canales.