¿Cómo viven los venues la situación actual? Inflación, last minute, contratación…

Han participado en este encuentro: Mathilde Varenne de Espacio Bertelsmann; Aurora Martínez del Castillo de Batres; Antonio Arcas de LAMUCCA; José Carlos Monge y Estefanía de Finca Solimpar; José Aguilera de Estudio Xpansion 34; Paloma Herrero de TRIPLE Ferraz; Claudia Braglia de Ramses; Sylvia Farré y Javier de  La Quinta de Jarama; y Ricardo Gutiérrez de LBK99 Las Cortes como anfitrión.

Los venues también sufren el last minute

El last minute se ha instalado ya como el pan de cada día, cada vez los eventos se solicitan con menos antelación, “de hoy para mañana” y la demanda actual sigue siendo muy alta, según nos confirman todos los venues. Coinciden también en que el primer trimestre pinta sin bajada (pese a que algunos detectan ya cierta recesión en la hostelería de calle…) y remarcan, sobre todo, su sufrimiento por el last minute. Lo mismo nos manifestaban en otro encuentro que organizamos desde Grupo eventoplus con venues en Barcelona.

Podríamos pensar que los venues sufren menos que las agencias este last minute, al tener menos trabajo de concepción y coordinación que la entidad responsable del conjunto del evento, pero lo cierto es que, como nos comentaba Claudia Braglia de Ramses o Mathilde Varenne, de Espacio Bertelsman “además del espacio tenemos un personal que hay que organizar, y muchas veces cierto personal no trabaja en exclusiva con nosotros” o como apuntaba José Carlos Monge de Finca Solimpar: “según la petición muchas veces es necesario hacer ciertos cambios en el espacio y para eso se necesita tiempo”.

No obstante, los mayores problemas vienen cuando hay catering de por medio (un servicio de catering supone montar todo un mini ejército…), el corto plazo les destroza para esta parte.

Eventos muy orientados al puro roce

Tras preguntarles qué tipo de eventos predominan, no nos sorprende el triunfo de la relación humana y la solicitud de, mayoritariamente, eventos orientados al puro ‘roce’. Hoy el componente social es la principal clave y lo que necesitan ahora los asistentes (como te contábamos en este artículo sobre un estudio de McKinsey). Publicamos también un apasionante estudio del German Convention Bureau sobre los motivos de asistencia a eventos, que nos reconfirma que fundamentalmente, la dimensión social / el networking es el motivo principal de asistencia a eventos (91%), por delante de la generación de ideas.

Estas ganas de roce tienen un impacto bueno: tantas ganas hay de eventos y han tomado tal importancia en las estrategias de las empresas que “si antes podíamos contar con un no show del 20% ahora estamos prácticamente en un 0%”, según La Quinta de Jarama.

¿Hibridación sí o no?

Después de meses debatiendo y soñando con hibridación, estamos viendo que el evento presencial de puro roce triunfa por encima de todo y lo virtual funciona como generación de contenido más que como core del evento, redundando  a favor del espacio equipado tecnológicamente. Lo físico está en forma, lo virtual entonces resiste… pero la idea del híbrido todavía cuesta materializarla, si pensamos más allá de simplemente poner un streaming y consideramos “híbrido” como vivir una experiencia diferente a la presencial.

Queda mucho partido, la hibridación no está siendo como esperábamos, pero cada vez más espacios incluyen una instalación fija audiovisual o se diferencian puramente por ser espacio/plató como Estudio Xpansion 34. Cuidado: pese a que el componente social se haya afianzado no abandonemos la digitalización/hibridación porque puede ser el complemento perfecto (y exigente…) del contacto humano directo.

Preocupa la inflación

En este artículo que escribíamos en mayo ciertas fuentes del sector veían con más preocupación la escasez de personal cualificado y el encarecimiento del mismo tras la aprobación de la reforma laboral que la subida general de precios o el coste de la energía.  En el encuentro con venues de Barcelona sí se comentó la “falta de profesionalidad dados los cambios en mandos intermedios sustituidos en la mayoría de casos por personal desconocedor del sector”. Sin embargo parece, en general, que la mayor preocupación actual de los venues es la inflación que notan “sobre todo en proveedores y principalmente en el catering”. Dicen que cuando trabajan con materia prima de gran calidad, ven subidas de hasta el 50%, por ejemplo, en la carne. La consecuencia es que eso pesa en su facturación y se reducen sus márgenes porque el cliente sigue acostumbrado (y demanda siempre) precios cerrados, “aunque su solicitud sea un evento para 2024”, comentan.

En el Castillo de Batres Aurora Martínez nos dice que cuentan con cuatro empresas de catering y que, hasta el año que viene no les darán precios porque, como es lógico, no se atreven a poner cifras de cómo rondaran los precios.

¿De qué manera se pueden poner precios entonces? Una solución que están aplicando algunos venues es indexar contratos al IPC, aunque no estamos seguros de que esto sea lo óptimo: el IPC está “solo” en un 9% pero la inflación de lo que utilizan los espacios y caterings (materia prima alimentaria, energía, personal) está en mucho más… Otro tema es que si bien las empresas aceptan la idea de una indexación, los particulares (para el mercado de bodas) no tanto.

Cobrar la energía y los cambios en catering aparte

El coste de la energía también preocupa. Parece que el punto energético es el debate en sus presupuestos al cliente, si se lo repercuten, si no… Algunos nos comentan que ya están cobrando la energía aparte cuando solía estar incluido en el precio del alquiler, al menos “las tomas gordas” y dicen que en esto el cliente sí acepta con normalidad cierta subida. 

También notan en su actividad de catering en esta postpandemia un aumento de solicitudes de dietas especiales, y todavía más en cliente internacional. Sin embargo, teniendo en cuenta que los eventos se solicitan last minute, las peticiones o los cambios en catering se tramitan aún peor: “en esto hay que reeducar al cliente para que avise con tiempo y que sea consciente del posible sobrecoste”, se comentaba. De hecho, algunos venues nos aseguran que hasta el 10% lo asumen, pero luego ya tarifican aparte alergias y peticiones especiales.

Finalmente, la situación actual ha llevado a algunos a subir el precio del alquiler del espacio (tanto en Madrid como en Barcelona), a otros a pensárselo y a otros a plantear aplicar la idea del “revenue management” hotelero, con precios que variarían mucho dependiendo del momento del año o del nivel de ocupación (y francamente, ¿no te sorprende que el precio de una entrada de cine o de un restaurante sea siempre igual, pero que el precio de un hotel pase de 80 a 250 euros según el momento?).

¿Cambian las condiciones de contratación?

Las condiciones y los procesos de contratación, coincide la mesa en que, se han vuelto más duros y los clientes más exigentes, “quizás porque hacen cotizaciones cruzadas, están comparando y no te quieren dar pagos por adelantado”. En respuesta, los espacios se vuelven más rigurosos también: la mayoría nos confirman exigir el pago total con mínimo 48 horas de adelanto, dejando solo los gastos exactos para el post-evento (y, a veces, pidiendo un adelanto sobre esta parte también, según nos comentaron algunas agencias). Otro punto todavía poco común es que algunos por política no trabajan ya con bloqueos sin depósitos. “No te puedo reservar un espacio y decir que no a otro cliente, si no me pagas un gasto de reserva” es la idea. Aquí de nuevo resulta fundamental esa parte de concienciación y, sobre todo, responsabilidad en agencias y clientes.

¿Se hacen o no contratos?

Tras la pandemia confiábamos en que el Covid nos hubiese demostrado la importancia de formalizar contratos pensados, estructurados… recogiendo casuísticas varias y resulta que la mayoría de venues no trabajan con contratos sino con “mails contractuales”.  Sí pasan documentos de prevención de riesgos que el cliente tiene que firmar, por ejemplo, pero no hay contratos en sí. A priori no parece muy problemático no tener contratos aunque los problemas pueden aparecer “si resulta que al final el que falla es el cliente, no la agencia, y no hay ningún nexo de unión contractual”. 

No es una “mala práctica” vinculada únicamente a los venues, sabemos que muchas agencias tampoco trabajan con contrato en ninguna pata de la organización de un evento. Y ojo: no se trata de vagancia, sino, como nos explican, de “evitar los procesos eternos de grandes empresas y corporaciones cuyos departamentos legales tardan mucho en aprobar cualquier contrato”. Recordemos que con la locura actual last minute se arriesgan si entran en estos procesos a, incluso, perder el evento.

Aquellos venues que sí que trabajan con contratos dicen que lo hacen únicamente por la parte del catering y que no es fácil porque los departamentos legales suelen emplear “contratos tipo” no contratos adecuados a la organización de eventos, lo que significa al final encontrarse con cláusulas y determinadas cuestiones dentro del contrato que no aplican para nada a nuestro sector.

La sostenibilidad: más una consulta que una realidad

La sostenibilidad se concibe como la diferenciación de algunos espacios, véase el caso de TRIPLE Ferraz (coworking con la certificación CO2nulo) o LAMUCCA (con su oferta gastronómica orgánica que, según nos contaba Antonio Arcas, cada vez atrae a más clientes).

Algunos consideran que “antes la sostenibilidad significaba un plus y ahora se organizan eventos propiamente sostenibles que requieren espacios y servicios sostenibles”. No obstante, la mayoría de la mesa coincide en que, a pesar de llevar a cabo cambios hacia la sostenibilidad en sus espacios (instalación de placas solares como en La Quinta de Jarama, cero plásticos, caterings más sostenibles, etc.) de momento, la sostenibilidad es más una consulta del cliente que una realidad y no es algo que vean que va a condicionar su contratación porque “al resultar más caro los clientes no suelen priorizarlo”. Lo que sí parece que repunta es la exigencia de certificaciones sostenibles que, creen, se potenciará cada vez más.