¿Cómo ven los event managers corporativos la situación actual?

En este webinar participaron Fernando Sánchez Mayoral, Director Global Tradeshows SAP SE; Cristina Pagés, Events Manager EPSON Ibérica; Álvaro Escobar, Responsable de Eventos B2B en Telefónica España; y Belén Fierro, Responsable de protocolo y eventos Airbus España. Y la primera pregunta era obligada.

Los eventos programados para estas fechas ¿se han cancelado o aplazado?
En el caso de SAP, “la mayoría se han cancelado, aplazarlos no es tan fácil, ahora mismo es una decisión bastante arriesgada” explicó Fernando Sánchez. En Airbus España, también han primado las cancelaciones, porque en el aplazamiento no hay garantías, “además el hecho de que alguien reciba ahora una invitación, como empresa no da una imagen responsable”, comentó Belén Fierro. Cristina de Epson Ibérica explicaba que los que estaban previstos se han aplazado a octubre, pero no es momento de anunciarlo, aún no se ha comunicado. Las ferias en las que suelen participar también se han aplazado para final de año, pero hay que ver qué pasa entonces. Según Álvaro Escobar, se han cancelado uno o dos eventos más estratégicos, más comerciales, porque no eran viables ahora, el resto los están aplazando y siguen trabajando en ello, buscando formas de hacerlos, aunque por imagen no se está invitando ahora. La situación es muy incierta, así que se va trabajando sobre la marcha, sin anunciar todavía nuevas fechas ni próximos eventos.

La irrupción obligada de lo online ¿cambiará las acciones de marketing de eventos?
La experiencia del evento físico es irremplazable. Todos ellos partieron de la base de que la comunicación en vivo y presencial es imprescindible, no se puede comparar la sensación de verse cara a cara e interactuar con la de hablar a través de una pantalla. Aun así, hay que repensar la manera de organizar eventos, reflexionar y valorar opciones con amplitud de miras. De hecho, las agencias de eventos ya están creando plataformas de eventos online y haciendo propuestas.
“Estamos estudiando fórmulas de hacer eventos online y ver cómo evolucionan. Es una posibilidad, pero para eventos con grandes clientes, la comunicación presencial es la mejor vía”, comentó Álvaro de Telefónica.

¿Cómo serán los eventos presenciales de mañana?
“Los primeros van a ser complicados, en septiembre octubre, porque habrá menos afluencia de lo habitual. La sociedad cambiara y actuará de forma distinta, cambiaremos hábitos y en los eventos igual, quizá en las ferias no nos daremos tanto la mano…”, dijo Cristina de Epson. Para Belén de Airbus, el sector de los eventos ya estaba sufriendo una transformación, y ahora evolucionara más tras esta situación. Tenemos que aprovechar este tiempo de parada para ver hacia dónde va el sector. Lo online va a tener mayor protagonismo, no solo en los eventos, que unen a personas separadas geográficamente (y ahora en sus casas), sino que también habrá un incremento de teletrabajo.
Opinión que también comparte Fernando de SAP, que considera que esto va a cambiar el comportamiento de la gente, incluso puede provocar cierto distanciamiento en eventos (sobre todo justo después de esta crisis). Aunque todavía no sabemos el impacto que puede llegar a tener esto en la organización, Fernando cree que nunca sustituirá al evento físico, pero igual habrá que hacer una integración entre los dos, el físico y el online, la forma de construir contenidos en cada uno debe ser distinta. El miedo a asistir a eventos puede que ocurra, expresó Álvaro, los asistentes van a seleccionar mucho a qué evento asisten, así que tendremos que competir también por el tiempo de los asistentes. Habrá que organizar eventos más notorios, más inspiradores, para que el asistente diga “esto no me lo puedo perder”.

¿Cambiará el proceso de contratación de eventos?
“Como organizador de eventos lo que espero es que los venues tengan más flexibilidad”, expresó Álvaro de Telefónica. Los organizadores de ferias y congresos también tendrán que tener esto en cuenta y ampliar su flexibilidad, comentó Fernando. “Esto es nuevo, ahora todos vamos a leer las condiciones de cancelación. Pueden pasar mil cosas que no están en nuestras manos. En las condiciones tienen que estar contemplados estos supuestos que a lo mejor van a ser más amplios a partir de ahora por el cambio climático, enfermedades…”, opinó Cristina de Epson. Porque una cosa es perder dinero y otra dejar de ganar, aquí es esencial la empatía: tenemos que ayudarnos como nunca antes lo habíamos hecho. A todos nos interesa salir de aquí, tenemos que arrimar el hombro, pero saldremos de esta seguro (positivismo). Es importante también gestionar el miedo, evitar que nos paralice, por eso hay que seguir informado de cómo los estamos haciendo, que la gente se sienta entendida, que encuentre alguna respuesta o sepa que se le escucha.

¿Qué formatos, qué tipo de eventos se harán cuando esto acabe?
“De esto nos recuperaremos. Nos tenemos que quedar con lecciones aprendidas y ser consciente de que los eventos no van a ser tanto un espectáculo, sino que irán más encaminados a que las personas, los asistentes estén en el centro, sientan que el evento les enriquece, les inspira, y que se lleva algo a casa”, explicó Belén Fierro de Airbus España. A los eventos que se vayan a celebrar en septiembre y octubre (que serán muy valientes), no se les podrá exigir mucho, serán una prueba y nos dejarán muchos aprendizajes, según Fernando de SAP. Para Álvaro deTelefónica, el componente emocional será más importante aún, porque en la primera fase de recuperación la gente tendrá miedo, está más a la expectativa, lo más probable es que se reduzca la duración de los eventos, más breves, más pequeños.

¿Qué consejos daríais al sector?
Según Belén de Airbus, tenemos hay que buscar nuevas oportunidades. Es el momento repensar qué podemos ofrecer, qué otras alternativas y opciones se pueden generar. Para Cristina de Epson, la clave es no tener miedo e intentar recuperar a la gente de la plantilla porque entre todos podremos salir antes y seguir adelante. Por su parte Álvaro de Telefónica recomendaba a los venues que piensen en nuevas modalidades, también de eventos online. Al resto del sector, paciencia, aunque es alentador ver cómo las agencias están acelerando el paso y no pierden el tiempo, se mueven rápido en la búsqueda de nuevas propuestas y también deben mirar lo que están haciendo en otros países. En opinión de Fernando (SAP), veremos más integración entre lo online y lo físico, y las agencias que ofrezcan esta experiencia conjunta, tendrán oportunidades. “Cambiará el mundo pero volveremos con fuerza, incluso más que antes, y debemos estar preparados para cuando el día llegue”, concluyó Belén de Airbus.

Puedes ver en webinar completo aquí: La perspectiva de los event managers corporativos en el panorama actual