Cómo utilizar tecnología para eventos para maximizar tu eficacia y potenciar tus eventos

1. Facilita la búsqueda de espacios para eventos

Utiliza una plataforma de búsqueda de espacios para eventos que te permite ahorrar tiempo para encontrar el lugar perfecto para tu evento. Antes de que esta tecnología estuviera disponible, los organizadores de eventos tenían que invertir tiempo y energía en buscar en Google y en múltiples sitios web.

Con el Cvent Supplier Network, ¡puedes ingresar tus criterios clave y dejar que la tecnología haga el resto! Ahorra tiempo filtrando los resultados para encontrar espacios que se ajusten a tus objetivos y envía solicitudes de propuestas (RFP) a múltiples espacios al mismo tiempo. Para tener un mejor control de tu presupuesto, puedes generar informes, centralizar datos y aprovechar el historial de gastos para obtener las tarifas más competitivas.

2. Simplifica tu proceso de inscripción y maximiza la eficacia

Busca una solución integral, como Cvent Registration, que te permita crear páginas web de eventos que resalten tu marca y aumenten las inscripciones. Utiliza rutas de inscripción personalizadas que se adapten a diferentes audiencias, garantizando una experiencia personalizada para VIPs, ponentes, patrocinadores y personal.

También puedes maximizar tu eficacia con Cvent Registration, aprovechando la funcionalidad de clonar eventos anteriores o crear plantillas personalizables para no tener que empezar desde cero en cada evento. Lo mejor de todo es que no necesitas tener conocimientos técnicos, ya que en la plataforma puedes simplemente arrastrar y soltar widgets para crear tus páginas web.

Poder demostrar el éxito de tu evento a tus superiores y otros interesados es imprescindible. En Cvent Registration, puedes acceder a informes detallados que incluyen estadísticas sobre la inscripción al evento, los ingresos, las respuestas a las encuestas y el origen de los asistentes. Estos informes te proporcionarán conocimientos prácticos que también te ayudarán a tomar decisiones más acertadas.

3. Agiliza el proceso de registro y acreditación de tus eventos

El registro debe ser lo más simple y rápido posible. ¡Nadie quiere esperar en fila más tiempo del necesario!

Puedes agilizar tu proceso de registro con tecnología como Cvent OnArrival. Con una búsqueda rápida, los organizadores pueden registrar a los asistentes en cuestión de segundos, inscribir a aquellos que llegan sin previo aviso e imprimir credenciales personalizadas. Estas credenciales se imprimen de manera inalámbrica en tiempo real, ahorrándote el trabajo de imprimirlas manualmente y evitando el desperdicio de credenciales para personas que no se presentan. Además, te permite realizar un seguimiento de los resultados para demostrar ROI.

4. Potencia la participación con una plataforma virtual y una aplicación móvil para eventos

No importa si estás planeando un evento presencial, virtual o híbrido, la tecnología es necesaria en cualquier evento.

Una app móvil puede mejorar la participación y ayudar a los asistentes a navegar por tu evento. Por ejemplo, con Cvent Attendee Hub Event App, los asistentes pueden acceder a su agenda personalizada, ver el mapa y los planos del evento para encontrar sesiones. Además, puedes mandarles notificaciones push para promocionar otras actividades o informarles de cualquier cambio importante. Facilita el networking y la participación en tu evento activando la funcionalidad de mensajería en asistentes, lanzando encuestas y ofreciendo sesiones de preguntas y respuestas a través de la app. Si alguien necesita irse, podrá ver la transmisión en vivo en la aplicación. Si tienes expositores o patrocinadores, puedes ampliar su inversión al ofrecerles páginas personalizadas y banners de página. En un evento híbrido o virtual, los asistentes podrán acceder a la versión web de Attendee Hub para participar de forma virtual.

5. Soluciones para ferias: automatización y optimización de tareas administrativas

Con tecnología como Cvent iCapture o Cvent Jifflenow, puedes capturar leads y actualizar rápidamente a tu equipo mediante la automatización de tareas administrativas, aumentando tus leads y optimizando la transferencia de información a ventas con consistencia. También puedes facilitar la reserva y solicitud de reuniones con clientes, y compartir información y enlaces de documentos antes de las citas.

6. Obtén información valiosa con nuestros informes y análisis

Las herramientas de informes y análisis capturan información en cada fase para mejorar la experiencia de los asistentes y el ROI en marketing de eventos, permitiendo mantener a los interesados actualizados en cada etapa de informes.

Los informes de eventos te brindan una visibilidad clara de los puntos de datos antes, durante y después de tu evento. Por ejemplo:

Datos de las sesiones

Seguimiento de los asistentes

Inscripción y registro

Captación de leads

Informes comparativos de varios eventos

Engagement Scoring – la puntuación de engagement te permite calificar y asignar puntuaciones a los asistentes en función de su conjunto único de actividades en eventos