¿Cómo usa la tecnología para eventos uno de los congresos médicos más importantes de España?

Sistema de acreditaciones inteligentes

El congreso lleva ya 3 ediciones apostando por las acreditaciones inteligentes de IDCongress en la firme convicción de la secretaría técnica de posicionar al evento a la vanguardia tecnológica.

Las acreditaciones inteligentes son las que cuentan con un chip integrado que permiten almacenar toda la información necesaria: datos nominales, cargos que ostentan, derechos como el de la comida, acceso a cursos Precongreso y un largo etcétera. Esta tecnología posibilita que, gracias a las antenas RFID que proceden a la lectura telemática, el asistente no sea interrumpido en ningún momento en los accesos a las salas y su estancia en el congreso.

En este caso el proceso de acreditación consta de dos fases. Primeramente, la secretaría técnica se encarga de formalizar las inscripciones de los congresistas durante los meses previos al evento. Después se procede a la entrega de las acreditaciones inteligentes, que se realiza una vez los congresistas llegan al venue y presentan su documento de inscripción.

Control de acceso, aforo y presencia

Una vez los asistentes del Congreso Español de la Mama reciben su acreditación inteligente, ya pueden comenzar a asistir a las sesiones a las que están interesados. El evento cuenta con cursos Precongreso, a los que no todos tienen acceso. De ahí la importancia del control de accesos estricto en aquellas sesiones que son cursos y no estricto para las que son generales para todo el congreso, ya que hay que evitar que los asistentes que no tienen derecho a acceder a una determinada sesión terminen accediendo.

IDCongress soluciona el control de accesos en este congreso de dos formas en función de las dos casuísticas que se dan: acceso general y acceso estricto. Cuando se trata de cursos Precongreso proporciona dispositivos que permitan conocer al personal si el congresista que quiere acceder cuenta con los permisos necesarios. En este caso es inevitable que el personal del congreso pare a los congresistas, ya que debe cerciorarse de que esa persona cuenta con el permiso. Por el contrario, cuando se trata de sesiones generales del congreso, IDCongress instala antenas en los accesos con los que los asistentes puede salir y entrar sin que nadie les intercepte.

El control de accesos es la tecnología que permite discernir entre asistentes en función de sus credenciales para los accesos a salas. Por su parte, el control de presencia es la que facilita a la secretaría técnica conocer los tiempos de estancia de todos y cada uno de los asistentes. Así, Theoria Congresos puede conocer qué personas tienen que recibir el certificado acreditativo de asistencia. No vale solo con pagar la inscripción, hay que acudir y permanecer un determinado tiempo dentro de las sesiones. Por último, el control de aforo determina, de forma precisa y en cualquier momento, el número de congresistas en cada sala. Esto permite medir el éxito de cada sesión, conocer picos máximos o mínimos en salas, así como aportar seguridad a los asistentes. Esta información es generada en tiempo real, por lo que la secretaría técnica puede consultarla en cualquier momento, y no solo del total de asistentes, sino segmentado por tipos de entrada (comité, ponentes, público general…) o tipos de público (médicos, enfermeros, técnicos…).

Encuestas digitalizadas a congresistas

¿No estamos explicando a lo largo del texto lo importante que es la satisfacción de los congresistas para la organización este congreso? Otra prueba más es el uso de la tecnología de IDCongress para proceder a realizar encuestas a los asistentes de forma digitalizada. Una vez finalizada cada jornada del Congreso, los asistentes reciben una notificación en su correo con la encuesta para valorar las diferentes sesiones a las que han asistido.

Las encuestas a congresistas son muy importantes para la toma de decisiones y para conocer si han cumplido las expectativas las diferentes ponencias. Además, el proceso de digitalización permite el ahorro de gran cantidad de papel y aumenta la participación de forma considerable, ya que es mucho más cómodo.

Votaciones interactivas

Dentro de las diferentes sesiones del congreso, existen algunas que son interactivas, es decir, que todos los asistentes pueden participar de forma telemática desde sus dispositivos móviles. Esto es posible gracias a las herramientas para las ponencias interactivas de IDCongress, tecnología que permite la interacción en tiempo real entre ponente y congresistas. Estas herramientas van desde envío de preguntas o de documentación a votaciones interactivas.

En este congreso, la tecnología se emplea de diferentes formas. Una de ellas es el envío de preguntas al ponente, por lo que este las recibe, las modera y responde sin que nadie tenga que interrumpirle. Por otro lado, también se utilizan las votaciones interactivas tanto para evaluar si los asistentes están entendiendo lo que se está explicando, para resolver casos clínicos y también para para establecer protocolos médicos de actuación.

Entrega automatizada de certificados

Al finalizar el congreso, uno de los puntos que más interés suscita a los congresistas es recibir el documento que acredite su asistencia al evento. Arcaicamente este proceso se realizaba a mano, lo que suponía grandes esfuerzos de personal cuando se trata de un evento de las dimensiones de este congreso, ya que había que buscar uno a uno a los asistentes, generar el documento y enviarlo.

IDCongress permite digitalizar este proceso y enviar de forma automatizada el certificado a los asistentes si han cumplido los tiempos de estancia mínimos en el congreso. Así es como se gestiona la entrega de certificados en este congreso. El congresista puede recibir de forma rápida su certificado en su correo electrónico sin tener que esperar todo el procedimiento que supondría hacerlo a mano.

Esta tecnología es muy valorada, no solo por la rapidez y comodidad que ofrece a organización y asistentes, sino también por su perspectiva de Responsabilidad Social, ya que elimina el uso de papel, reduciendo de forma considerable la huella medioambiental.

Para más información sobre IDCongress consulta su web: www.idcongress.es