¿Cómo se prepara el mundo hotelero para la vuelta a los eventos?

Con las medidas planteadas (a la espera de normativa oficial), entre ellas, el distanciamiento de 2 metros: ¿es posible ser rentable y organizar una reunión de forma fiable?

Poco a poco empezamos a ver algo de luz, ya no estamos en la fase tenebrosa de hace unos meses, apuntó José Alberto (Novotel Madrid Center). Tanto el ICTE como ITH están elaborando nuevos protocolos, y los hoteles también están trabajando en nuevos protocolos y certificaciones, incluso yendo más allá de los propuesto por las autoridades sanitarias. En cuanto a los aforos, de momento, las reuniones de 600 o más son inviables, pero hay que ir abriendo con las distancias que se están proponiendo, porque algo es algo, mejor una reunión aunque sea más pequeña que no tener nada.

Estamos aún en una incertidumbre absoluta y vamos gestionando el día en día en función de lo que podemos hacer, pero lo que más preocupa es cómo lo vamos a gestionar con el cliente, se hace difícil sobre todo a nivel internacional en el medio plazo, dijo Roberto Torregrosa. Todos estamos trabajando con protocolos, pero cuidando la experiencia, cumplir las normas sin que impacte demasiado a las instalaciones para que el cliente tenga sensación de seguridad, pero que sean agradables, no parezca que llegan a un hospital.

Los hoteles estamos adelantándonos con los protocolos en función de lo que nos demandan los clientes y la intermediación, sobre todo a nivel de seguridad. Antonio Mediavilla contó que han desarrollado un protocolo llamado Compromiso Oca donde se desarrollan todas las medidas y procesos higiénico sanitarios que van a implementar en todos los hoteles con un apartado especialmente dirigido al segmento MICE. Incluye la definición de un comité de seguridad que vele por la pre-reserva y por marcar los puntos que pueden ser conflictivos en un evento, los EPIs, la señalética o el F&B. Todos están a la espera de que el ICTE defina los protocolos específicos para MICE, que parece que es el último en decidirse, pero todos los hoteles ya han definido protocolos para anticiparse, aunque luego tengan que adaptar algunas medidas a lo que defina el Ministerio de Sanidad.

¿Se puede hacer algo para evitar que el distanciamiento afecte a la experiencia y a la viabilidad económica?

La marca de cada hotel ya es sinónimo de valor y de seguridad, si tenemos unos protocolos muy rígidos, entorpecerán la vida diaria del hotel, lógicamente hay que aplicar las medidas de seguridad y los aforos, pero ser demasiado estrictos puede complicar la viabilidad de los eventos, las estancias y la actividad propia de los establecimientos. Si son 50 personas y se necesita el doble de espacio, o en una sala de 600 solo pueden entrar 200, se verá mermada la rentabilidad. Las cosas deben ser un poco más razonables y utilizar el sentido común, apuntó Manuel.

Ahora, en la reapertura, tenemos que cuidar mucho la seguridad sanitaria que es vital para el establecimiento, para la marca, para el destino… las peticiones que estamos recibiendo para congresos y eventos en 2021 están pidiendo certificaciones, incluso internacionales, con un nivel y un rigor que debemos seguir para volver a arrancar, según José Alberto. Si todo mejora y no hay repunte, en enero y febrero se puede plantear algo más relajado y optimista, pero al inicio hay que cumplir normas y ser rigurosos con los protocolos para generar confianza.

Por su parte, Roberto Torregrosa está de acuerdo con el cumplimiento exhaustivo de protocolos, pero sin que afecte demasiado a la esencia de una reunión o evento como es el networking, se puede mantener la distancia en la parte formativa o de presentación, pero hay partes muy importantes como los almuerzos, los coffee breaks o una cena de gala donde el valor añadido es ese contacto personal, el compartir se hace muy difícil con una distancia de dos metros, y esto afectará a la cuenta de resultados, porque lo eventos deben ser rentables.

¿Cuáles son los brotes verdes? ¿Llegan peticiones? ¿Qué tipo de eventos se podrán hacer?

Lo que se están manteniendo son los eventos de proximidad a nivel local y regional principalmente, comentó Antonio, aunque muchos eventos previstos para junio se han pasado a octubre. Es improbable que haya muchos más eventos de aquí a final de año, la vista está más puesta en 2021.  

En el caso de Novotel Madrid Center, José Alberto contó que septiembre y octubre están cubiertos y esperan que no se caigan esos eventos, pero si no hay contratiempos, de aquí a final de año habrá pequeñas reuniones sobre todo de la industria farma y los investigadores. Casos como el de ESMO se hace lo posible por mantenerlo, aunque se pide más flexibilidad.

Como organizador, Manuel explica que solo han podido hacer tres de los eventos previsto y para el resto han tenido que rehacer toda la programación. Seguirán haciendo eventos presenciales, porque son esenciales sobre todo por el tema del networking, pero en la medida de los posible, porque dadas las circunstancia y dependiendo de cómo evolucione la situación, algunos se reconvertirán en virtuales o híbridos.

En un primer momento es más probable que solo se muevan los asistentes europeos, lo que está cayendo es la parte de EEUU y Latinoamérica. La tendencia serán reuniones pequeñas de hasta 50 personas, pero se potenciarán los eventos híbridos, sobre todos los de formación, añadió Roberto.

¿Surgirán nuevos perfiles para supervisar el cumplimiento de las medidas, figuras como el Hygiene Manager? ¿Habrá adaptaciones de espacios y oferta de servicios para hacer eventos online o híbridos?

Para poner en marcha las medidas de seguridad e higiene la legislación obliga a tener comités con una persona responsable de hacer seguimiento de la aplicación, para que todos los empleados cumplan las normas en vigor y supervise los protocolos tanto a nivel interno como con el cliente externo, dijo José Alberto. Las reuniones en streaming ya se hacían, y cada vez estamos más preparados tecnológicamente para eventos virtuales, es una tendencia que posiblemente crecerá.

A nivel adaptación de los espacios y la oferta para que, cumpliendo con los protocolos de seguridad no se vea tan afectada la experiencia (visual, welcome, decoración…) el tema de la señalética va a ser importante, apuntó Antonio, porque va a cambiar la imagen del hotel en determinados aspectos, en suelos, paredes… de entrada se tendrán que marcar los flujos de gente y poner paneles informativos, cambiará la estética pero debe ser integrada de la mejor manera. En cuanto a los eventos presenciales, volverán porque necesitamos ese contacto y esa interacción, aunque los híbridos serán una opción importante. Por ejemplo, Oca Hoteles, en el establecimiento de Santiago de Compostela han montado un plató para hacer reuniones presenciales y en remoto. La tecnología va a ayudar a que el segmento MICE sigo siendo muy importante para los hoteles y también las agencias tendrán que buscar alternativas que permitan al cliente eliminar aspectos físicos.

Todas las adaptaciones que se están haciendo tienen un coste que hay que rentabilizar, añadió Manuel, son inversiones en equipamientos, protocolos, etc… todo dependerá de la velocidad de la recuperación para compensar en el corto plazo los precios de las salas con menos aforos y todas las medidas que hay que implementar para que no repercutan en el cliente.

¿Un mensaje para los organizadores?

Empezamos a caminar, vamos a ser optimistas, esperemos que en el último cuatrimestre volvamos a levantarnos y creo que el 2021 si no hay marcha atrás va a ser extraordinario, dijo José Alberto.

Esto se acabará y volveremos a donde estábamos con el esfuerzo de todos, con mucho ánimo, añadió Antonio. Y a los organizadores pedirles que transmitan seguridad al cliente también respecto a los hoteles que estamos invirtiendo tiempo y presupuesto en tener los mejores protocolos y eso es una garantía,  además de invertir en tecnología para que se más viable hacer eventos. Ahora hay que poner mucho esfuerzo en el desarrollo del contenido que será una buena arma de venta y un valor añadido, apostar por la calidad ahora es más importante que nunca.

Ahora estamos en una readaptación y cambio de paradigma, pero hay que transmitir que el sector hotelero siempre se ha evolucionado y adaptado, el ecosistema hotelero es muy fuerte y muy profesional, a pesar de estas situaciones, podemos ofrecer servicio de calidad y tranquilidad, apuntó Manuel.

Optimismo sí, y precaución también, responsabilidad por parte de todos, hoteles, clientes, agencias, asistentes, somos corresponsables. Hay que seguir luchando aunque estemos fatigados psicológicamente, porque gestionar la incertidumbre es muy complicado, y comunicar, comunicar, comunicar, tenemos que ayudar a la administración a que vea que el segmento MICE es muy potente  al igual que la marca España, que siempre ha sido un activo muy importante para el turismo de negocios, concluyó Roberto.

Puedes ver el webinar completo aquí: Cómo se prepara el mundo hotelero para la vuelta a los eventos